本記事ではデータクレンジングの基本操作についてご案内します。
データクレンジングとは
名刺やCSVデータなど、複数の形式で入手された顧客情報には表記揺れや誤入力が頻繁に発生し、
これらを正確に管理することは困難でした。さらに、会社の合併や社名変更などがある度に、
顧客情報を手動で更新する必要があり、煩雑な作業となっていました。
「データクレンジング」機能では、ホットプロファイルに顧客情報を取り込むだけで
表記揺れの修正や会社情報のメンテナンスを行い、正確で最新の顧客情報を自動管理できるようになります。
データクレンジングでできること
■表記揺れを修正し同一企業・人物を自動管理
名刺やCSVデータなどから取り込まれた顧客情報の表記揺れを自動的に統一し、
同じ企業や人物を正確に識別・管理します。
●表記の統一
以下のようにホットプロファイルに取り込まれた顧客情報の表記を自動的に統一します。
| 概要 | 例 |
| 法人格の統一 | ㈱・（株）→株式会社へ統一 |
| 半角／全角の統一 | 英語の「Ａ」→「A」、数字の「１」→「1」へ統一 |
| 住所番地の統一 | 「１丁目１番地１」→「1-1-1」へ統一 |
上記は一例です。氏名やメールアドレスなど変換してはならない項目については除外し、
この他にも様々な処理を行っています。
●会社名の正規化
同一企業が異なる表記で取り込まれた場合でも、正しい会社名で登録します。
※「正しい会社名」とは国税庁で公表されている会社名です。
※会社名に加えて住所など同一企業と判定できる条件に合致した場合に変換します。
| 概要 | 例 |
| 会社名略称など | 略称や通称も、正しい社名で登録します。 NHK → 日本放送協会 JAL → 日本航空株式会社 NEC → 日本電気株式会社 ＊略称でも正式名称でも検索が可能です。 |
| 会社名表記揺れなど | 大文字小文字など間違えやすい表記違いを拾い、 正しい社名で登録します。 キューピー株式会社 → キユーピー株式会社 キャノン株式会社 → キヤノン株式会社 富士フィルム株式会社 → 富士フイルム株式会社 |
●同一企業・人物を自動管理
表記修正等によりホットプロファイルが同一と判定したものは、同一企業・同一人物として自動でデータをまとめます。
同一判定の基準は独自のノウハウのためすべてをお伝えすることはできませんが、
以下のような条件をもとに判断しております。
・「会社名」＋「法人格」＋「住所」＋「法人番号」が一致すること
※同一企業・同一人物をまとめるタイミングは、即時ではなく一定間隔で順次更新しています。
■統廃合等による会社情報の変更を自動反映
国税庁の登記簿履歴を基に社名変更・合併等があった際に“会社情報を自動更新”します。
また、社名変更等のニュース通知機能により、顧客情報の変化をお知らせします。
会社情報は自動更新されますが、過去の履歴データ（名刺、報告、商談など）で表示される会社名は
“旧会社名”など登録時の情報で表示されます。
どの会社に対して営業活動を行っていたのか履歴が追えるようになっています。
リード（人物情報）に関しても、新しい会社の部署・役職等がシステムでは判別できないため、
会社名は自動更新せず、新会社の名刺をデータ化依頼or手動登録いただきますと更新されます。
※2：商談や営業アプローチリストなど活動（進行中/終了）の概念があるデータに関しては、
活動中（進行中）のデータのみ紐づく会社名も自動更新されます。
また、マイページで「会社の変遷ニュース」を受け取る設定にしていただくと、
会社の合併等の情報を受け取ることができます。
■顧客接点を網羅的に把握
統廃合等があっても顧客との接点情報をかんたんに把握いただけるよう、表示・検索が行えます
※Webアプリ（ブラウザ）・スマートフォンアプリともに同様の動きとなります。
●表示
＜お客様カルテの操作方法＞
旧会社時代の人物情報からでも、最新会社のお客さまカルテが開く
ホットプロファイルでは会社情報を常に最新情報に自動更新しますが、
人物情報（名刺、リード）や履歴情報（報告、商談等）は旧会社名が表示される場合があります。
旧会社時代の名刺やリード、報告等に表示されている会社名をクリックすると、
最新の会社情報を確認することができ、新旧すべての接点を把握できます。
人物情報に関しては、新会社の名刺を取り込んでいただくと最新情報に更新されます。
社名変更や移転など会社の変遷を確認
国税庁の登記簿履歴を基に、企業の変遷を掲載しています。
[ 会社の経緯 ] をクリックすることで「 設立年月/社名変更/合併情報/所在地の移転 」などの情報を確認できます。
お客さまカルテでは最新会社の情報だけでなく、新旧両方の会社情報を確認することが可能です。
新旧会社の活動履歴を網羅的に把握できる
複数の会社が合併した場合でも、合併前の各会社との折衝履歴等を１画面で把握できます。
社名変更や合併等が複数回あった場合は特に、接点情報を網羅的に把握しにくい状態でしたが、
この機能により過去からのコミュニケーションを把握でき、円滑に商談を進められます。
新旧会社それぞれの組織ツリーを表示
人物情報は新しい名刺を取得したタイミングで更新され、新会社の組織ツリーに表示されるようになります。
逆に旧会社の組織ツリーに表示されている人物は、会社変更後に名刺交換していない可能性があります。
まだ名刺交換できていないキーマンを見つけ、早めのアクションを行うことで、商機を掴めるかもしれません。
＜会社管理画面の操作方法＞
会社管理詳細画面から旧会社情報が一目でわかる
詳細画面旧会社名や合併した会社名を確認できます。
新旧会社それぞれの組織ツリーを表示
お客さまカルテと同様に組織ツリー（組織情報）から新旧会社に紐づくリードを確認いただけます。
●検索
＜会社管理画面の操作方法＞
[ 簡易検索 ] と[ 詳細検索 ] のどちらでも、新旧問わず検索できる
新会社名で検索した場合も、旧会社名で検索した場合も、
検索結果には新旧の情報がまとまった会社情報が表示されます。
＜報告管理・商談画面の操作方法＞
[ 簡易検索 ] は新旧問わず検索できる
新会社名で検索した場合も、旧会社名で検索した場合も、両方の情報が検索結果として表示されます。
[ 詳細検索 ] は新旧それぞれの検索と、新旧問わない検索のどちらも対応
過去～最新すべての情報を把握したい場合は、[ 新旧会社を含めて検索する ] に
チェックを入れて検索することで、新旧問わず検索が可能です。
逆に新会社や旧会社など特定企業の情報を把握したい場合は、
[ 新旧会社を含めて検索する ] にチェックを外して検索することで、入力した会社の情報のみ検索が可能です。
よくあるご質問
Q：リード管理上の会社名が「新会社」に切り替わらない。
A：新会社での部署や役職の情報についてはシステムで判別することができません。
このため、新しい会社の名刺を登録いただくことでリードの会社名を「新会社」に更新いただけます。
新会社での部署・役職等を把握している場合や、すぐに名刺交換ができない場合には
以下の手順にて対象のリードをコピーして新会社名でリードを新規作成することで
リードの会社名を「新会社」に更新いただけます。
新会社名でリードを新規作成
1．旧会社名のリード管理詳細画面を開きます。
2．[ 編集 ] ボタンの右横の [ ▼ ] ボタン - [ コピー ] をクリックします。
3．会社名を新会社名に変更します。
※旧会社名で検索すると、新会社名が候補に表示されます。
4．[ 登録 ] ボタンをクリックでコピー完了です。
上記の手順で作成いただくことで、”旧会社名リード” が “新会社名リード” に自動で紐づくため、
今後はリード管理一覧画面に”新会社名リード”のみ表示されます。
詳細画面上部には会社が変更済みである旨が表示されます。
※注意事項※
旧会社名のリードを編集して新会社名に更新すると、旧リード時代の活動履歴を追えなくなってしまうため、
リードの会社を新会社名に切り替える際は必ずコピーして新規作成を行ってください。
Q：会社は新会社名に変わっているが、リードは旧会社名のままの場合、
メール配信時に会社名の差し込みタグを利用すると新旧どちらの会社名で送信されますか？
A：リードが旧会社名のままの場合、旧会社名がメールに差し込まれてしまいます。
リードの会社名も変更されたい場合は、新しい会社の名刺を登録いただくか、
対象のリードをコピーして新会社名でリードを新規作成してください。
Q：データクレンジング機能稼働後のデータクレンジング処理の処理頻度はどのぐらいでしょうか？
（1回/週など）
A：データクレンジングの処理に関しましては、1日1回早朝にバッチ処理で
更新されるものとなりますが、企業情報の更新頻度は別途
1か月に1回実施されるものとなるため、社名変更など発生する際には
最長で約一か月更新をお待ちいただく可能性がございます。
Q：同一企業・同一人物をまとめるタイミングの更新頻度の目安はどのぐらいでしょうか？
A：こちらも企業情報の更新と同時に実施されるものとなりますため
最長で約1か月更新をお待ちいただく可能性がございます。
Q：データクレンジング機能有効後、誤った会社の情報を修正したい場合はどのようにすればよいでしょうか。
A：データクレンジング機能を有効後、
データクレンジングされた企業は修正不可となりますが
データクレンジングされなかった企業は手動で修正可能となります。
会社名に誤りがある場合は
データクレンジングされないため会社名などは編集可能となります。
編集されたい該当会社の詳細画面から編集ボタンをクリックし修正頂きますようお願いいたします。
Q：「データクレンジング機能」をONにした場合、リード情報の「部署」「部署ID」といった全情報が
本社のもので上書きされてしまう可能性はあるでしょうか。
A：データクレンジング機能を有効にされた場合に
リード管理にある「部署」「部署ID」が変更されることはございません。
また、リード管理にある情報が本社のものに
上書きされることもございませんのでご安心ください。
留意事項
データクレンジング機能ご利用にあたり、これまでとの変更点がございます。
以下留意事項をご確認の上、お申込みください。
・データクレンジングを有効した後に、無効に戻すことはできません。
・企業情報の自動更新設定 は「自動更新する」となり、変更することができません。
・会社管理の以下項目はお客さまにて編集することはできません。
会社名/郵便番号/都道府県/住所/業界/業種/従業員数/資本金/上場区分
・データクレンジングにより会社情報更新や同一人物が自動でまとめられると、更新日が変わります。
他システムにデータ連携を行っているお客様
API連携やデータ出力ツール・エクスポートしたCSVを利用して
他システムにデータ連携を行っているお客様は以下の点にご注意ください。
・留意事項に記載のとおり、データクレンジングにより会社情報更新や
同一人物が自動でまとめられると、更新日が変わります。
このため、更新があったデータを連携の条件にしている場合は連携対象となります。
・データクレンジングを行うことにより会社IDやリードID自体も変わります。
会社IDやリードIDで連携されている場合は、情報が連携されないケースがございます。
この場合、IDの変更履歴のフィールド（変更履歴会社ID・変更履歴リードID）を
ご利用いただくことで代用していただけます。
・データクレンジング機能が有効無効によって
［会社情報参照API］にて出力されるレスポンス項目が異なります。
詳しくは以下FAQにあるAPI仕様書をご確認頂きますようお願いいたします。
API