オンラインヘルプ
概要
ホットプロファイルでは権限グループを設定してユーザーごとに権限を付与することで、 情報の公開範囲を限定することが出来ます。
＜ 上記を活用した運用例 ＞
・部署ごと、ないし同部署内でも役職によって権限グループを設定し、閲覧できる情報を限定する。
例：鈴木専務［ 営業一課 ］［ 営業二課 ］に所属すれば、2グループの名刺を閲覧可能。
・自分だけが見たい名刺は名刺アップロード時に [ 非公開(自分のみ) ] を設定し、
データ化依頼出来ます。
権限グループを有効化する為のステップ
1. 権限グループを作成する
メニューバー [ システム設定 ] - [ ユーザー管理 ] - [ 権限グループ管理 ]
- [ 新規登録 ]をクリックし権限グループを作成します。
例： [ 営業一課 ] [ 営業二課 ] など
2. 名刺に権限グループ情報を登録する
・登録済みの名刺に権限グループを設定する場合
2-1 名刺管理画面から選択したい名刺の [ 編集 ] をクリックする。
2-2 公開ステータスから権限グループを設定する。
※基本的に名刺から作成、更新されるリード情報は全公開になりますが、
リードの権限グループを [ 非公開 ] や[ 所属するグループのみ ]とした場合は名刺情報を
制限することが出来ます。
※転送ツールで使う場合はこちらを参照。
公開範囲設定
上記の権限グループ設定を行った上、各ユーザーに対して名刺閲覧を行うグループに所属させます。
自分の部署の配下グループに所属することで、部下の名刺が [ 所属するグループのみ公開 ] に設定されていても閲覧が可能になります。
例)
鈴木専務：営業一課・営業二課 に所属すれば、2グループの名刺を閲覧可能
田中部長：営業一課・営業二課 に所属すれば、2グループの名刺を閲覧可能
佐藤さん：営業一課 に所属で、1グループの名刺を閲覧可能
※田中部長は営業一課に所属しているため、営業一課の佐藤さんの名刺は閲覧可能
名刺参照範囲
※複数のグループに所属している場合、特定の名刺を一部のグループに公開する事はできません。
例）AB部門に所属している部長が [ 所属するグループのみ公開 ] に設定している名刺をA部門にのみ
公開することはできない。