オンラインヘルプ
機能概要
■ホットプロファイルの報告管理機能とは
営業報告書は、商談を効果的に管理し、営業社員を適切にマネジメントするための貴重な情報源です。
営業担当者の顧客訪問状況や日報を迅速に把握することで、営業マネージャーは適切なアドバイスを最適なタイミングで行うことができます。
ホットプロファイルではPC（Webアプリ）またスマートフォンアプリを用いて簡単に報告を登録・情報共有を行えます。
| 機能 | 特長 |
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報告管理 |
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利用方法
利用ステップ
1.報告書(入力フォーム)を作成します。
2.報告の登録をします。
3.報告内容の確認を依頼します。
4.過去の活動履歴を確認します。
■報告書(入力フォーム)の作成：表示テンプレート
報告管理、商談管理の項目は、自由に並び替えて業務に合わせて最低限必要な項目に絞ることができます。
利用者ごとに初期値を登録することで常に利用する表示テンプレートを設定可能です。
[ 表示テンプレート ] を設定します。
※表示テンプレートの設定には管理者の権限が必要です。
下記項目をそれぞれ入力、選択して登録します。
表示テンプレートの作成ポイント
・入力項目が多ければ多いほど入力に時間がかかります。
１件の入力にかかる時間を少なくして効率的な報告ができるように
最小限の入力項目に絞って「表示項目設定」を追加してください。
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項目名 |
説明 |
| 表示テンプレート名 | テンプレートの名前です。 |
| 対象機能 | テンプレートを設定する機能を選択します。（報告管理or商談管理） |
| 表示設定 |
表示させるかどうかを選択します。（作成途中のものなど非表示にできます） |
| 表示項目設定 |
利用者が入力する項目を選択します。 ＊あらかじめシステムにて用意している項目の説明は 次のスライドをご確認ください。また、本項目が〔詳細検索〕利用時の検索項目となります。〔表示項目設定〕で表示項目に選んだ項目が選択肢として表示されます。 |
| 一覧表示設定 | 〔報告管理一覧〕の画面に表示する項目を選択します。 |
| 関連表示 | 表示テンプレートのデフォルト値に本表示テンプレートを登録した際の〔リード管理詳細〕の画面下段の〔報告一覧〕に表示する項目を選択します。〔表示項目設定〕で表示項目に選んだ項目が選択肢として表示されます。 |
| ダッシュボード | 表示テンプレートのデフォルト値に本表示テンプレートを登録した際の〔ダッシュボード〕（ログイン直後の画面）に表示する項目を選択します。〔表示項目設定〕で表示項目に選んだ項目が選択肢として表示されます。 |
あらかじめシステムにて用意している項目
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項目名 |
説明 |
| 題名 | 報告の題名を登録します。（必須） |
| 営業担当者 | 報告者です。（必須）自動的に登録者が登録されます。 |
| 会社名 | 関連する会社を選択します。 |
| 相手先担当者（リード） | 関連するリードを選択します。 |
| 対応日 | 報告する事象の発生日、対応日を指定します。 |
| 該当する商談 | 関連する商談を選択します。 |
| キャンペーン | 関連するキャンペーンを指定します。 |
| 対応内容 | 改行ができ最大3000文字まで入力できます。 |
| 主な商材 | プルダウンメニューより選択します。＊ |
| 商談の受注予定日 | 日付を指定します。 |
| コメント | 改行ができ最大3000文字まで入力できます。 |
| 予算金額 | 本項目に数字を入れ〔※商談の金額に反映する〕にチェックを入れますと関連した商談の金額が更新されます。 |
| 受注確度 | プルダウンメニューより選択します。＊ |
| 次回対応日 | 日付を指定します。 |
| 次回上長同行 | 必要に応じてチェックを入れます。 |
| 次回対応 | プルダウンメニューより選択します。＊ |
| 営業担当部署 | 〔マイページ〕で設定した部署が自動的に入力されます。 |
| 公開範囲 |
下記いずれかより選択します。
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| 入力日 | 社会の登録日が入力されます。 |
| 更新日 | 登録更新をした日が入力されます。 |
| メール通知先 | 通知する先の担当者を選択します。 |
| 確認者 |
確認を依頼したい担当者を選択します。選択した担当者に通知（画面での通知、メール等）されて、確認することで報告者に確認したことが通知されます。 |
| 上長確認 |
必要に応じて上長がチェックする項目です。 ＊チェックにより通知やメール送信などはされません。 |
| 上長コメント | 改行ができ最大3000文字まで入力できます。 |
■報告書（入力フォーム）作成：題名の入力候補
報告の題名に「入力候補」を事前に決めておくことができます。
名付けルールを決めて運用することで報告自体の目的が分かりやすくなります。
※本設定をしておくことで「HotProfile名刺SFA (iOS) 」では、
題名を選択肢から選択して登録できるようになっております。
■報告書(入力フォーム)の作成：選択肢の変更
本画面から項目の追加、編集、削除ができます。
対象項目：
・題名(入力候補)
・受注確度
・主な商材
・次回対応
■報告書(入力フォーム)の作成：任意項目（カスタム項目）の追加
[ カスタム項目 ] を設定することでシステムにあらかじめ登録されていない項目を作成することができます。
下記項目をそれぞれ入力、選択し登録します。
登録後は、[ 表示テンプレート管理 ] で他項目同様に選択できるようになります。
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項目名 |
説明 |
| 項目名 | 項目の名前を入力します。 |
| 対象機能 |
カスタム項目を設定する機能を選択します。
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| 項目タイプ |
項目の入力形式を選択します。
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| ステータス | 表示させるかどうかを選択します。 |
■報告の登録
表示テンプレートの選択
マイページよりデフォルトで表示されるテンプレートを設定することが可能です。
リードに紐づかない登録の場合は、各項目をそれぞれ入力、選択し登録します。
※題名と営業担当者は入力必須項目ですがそれ以外は未入力でも登録できます。
新規作成画面の[表示テンプレート]より作成したテンプレートに適宜切り替えて登録してください。
リードに紐づく登録の場合は下記いずれかより登録します。
・リード管理
・ターゲットリスト
新規作成画面では、あらかじめ会社名、相手先担当者(リード)が選択された状態で開きます。
また、社内同席者も選択が可能です。
報告の作成/編集時に会社情報の参照/編集が可能です。
情報入力時に、お客さまカルテの情報を参照、更新でき効率的に情報活用できます。
お客さまカルテの情報登録
[ 表示項目設定 ] - [ お客様カルテ表示設定 ] - [ 新規登録 ] から任意の項目を表示項目として設定します。
[ 表示項目設定 ] - [ 表示テンプレート管理 ] から任意のテンプレートを選択し、会社カテゴリから表示したい項目を表示項目に移動します。
表示テンプレート詳細設定機能（初期値設定）
報告の新規作成時に最初から登録される情報を定義することが出来ます。
表示テンプレート詳細設定機能（表示権限）
表示テンプレートの利用が可能な権限グループを定義できます。
表示テンプレート詳細設定機能（コピー）
初期値設定や利用可能な権限グループの設定ごと表示テンプレートをコピーできます。
■報告の登録
スマートフォンから登録する場合
[ 名刺データ化と同時に報告する ] を利用することで、名刺の画像とあわせて報告を登録することができます。
※報告テンプレートを変更する場合は「変更」より任意のテンプレートを選択してください。
※GPS報告機能をご利用の場合は、位置情報報告がONになっています。
報告機能を強化
基本機能を強化
電話番号やメールアドレスのデータを表示するように仕様を変更しました。
メーラーに差し込み
会社、部署、役職、姓＋様 を自動で差し込むように強化し、メール送信時の入力負荷を減らします。
■確認の依頼
[ 確認者 ] 、[ メール通知 ] 、[ コメント ] いずれかより確認を依頼します。
下記に各機能の差異をまとめましたので運用に合わせてご利用ください。
| 確認者 | メール通知 | コメント | |
| 用途 | 任意のユーザーへ確認を依頼し、確認実施有無を把握できます。 | メールにて任意のユーザーへの内容を通知します。 | 任意のユーザーへのコメントを送ります。 |
| 確認 | 確認実施の有無を把握できます。 | メールの閲覧有無はわかりません。 | コメントの閲覧有無はわかりません。 |
| 通知 | 確認依頼時、確認者へ通知され 確認実施後、登録者へ通知されます。 | 通知されません。 | コメント登録時に宛先のユーザーへ通知されます。 |
| メール通知 | メールが配信されます。＊マイページより本機能のメール通知が有効に設定されている必要があります。 | メールが配信されます。 |
メールが配信されます。＊マイページより本機能のメール通知が有効に設定されている必要があります。 |
| 利用方法 |
報告登録時に所定の項目に設定。登録時に1度確認依頼され、再編集時は依頼されません。
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報告登録時に所定の項目に設定。登録時に送信され、再編集都度送信されます。
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報告登録後に登録。登録都度、通知されます。 |
■活動履歴の確認
[ リード管理詳細 ]、[ 会社管理詳細 ] よりリード毎、会社毎に時系列表示ができます。
1つ1つの報告について記録を積み重ねていくことで過去にどういった活動、どういった接触をしてきたかを時系列の形で確認することができます。
