ホットプロファイルでできること
名刺管理、営業支援ツール [ ホットプロファイル ] は、名刺のデータ化や企業属性の自動付与による
価値の高い顧客データの作成、また商談や報告の管理機能の提供により、
営業担当者の活動を効率化できるツールです。
あわせてWEBトラッキングやメール配信の結果から売上につながるお客様の発掘を
行うことが可能です。
名刺をデータ化する方法
■動画で早わかり ※再生ボタンをクリックすると動画が再生されます
■スキャナーからのデータ化依頼
1.名刺をスキャナーにセットします。
ScanSnap iX1500では仕様により、名刺取り込み時の名刺の向き（表裏）の設定がございません。
名刺をスキャンする際にはおもて面（ホットプロファイルで表面として取り込む側）を
下向き（スキャンする際に自分から見えない向き）にしてスキャンしてください。
2. [ 名刺データ化依頼 ] ツールを起動して、ログインします。
[ 名刺データ化依頼 ] ショートカットをダブルクリックし、ログインします。
・ご利用証書のユーザーアカウントでログインしてください。
・ [ サーバー ] には、ご利用証書の [ 転送アプリURL ] を入力してください。
3. 名刺をスキャンします。
スキャンが完了すると、画面左下にスキャンした名刺の枚数が表示され、
[ オペレーター入力で依頼 ] ボタンが有効になります。
4.部署、所有者、および名刺交換日を確認し、データ化を依頼します。
確認ダイアログが表示されます。 [ はい ] をクリックすると、依頼は完了です。
名刺のデータ登録につきましては、通常、受付日から1・2営業日を目処に
オペレーターが1件1件確認し、データ化処理させていただいております。
※トライアル期間であっても優先度が低い等の影響はございません。
※平日17時以降のご依頼分、土・日・祝日のご依頼分は翌営業日の受付となります。
例）
金曜日の18時にデータ化を依頼した場合、
受付日は月曜日の扱いとなり、2営業日後の水曜日を目処にデータ化を行います。
■スマホアプリからの登録
■動画で早わかり ※再生ボタンをクリックすると動画が再生されます
○ログイン方法と初回ガイド 0:34頃～
○名刺のデータ化依頼方法（1枚の名刺の表と裏を撮影する） 1:33頃～
○名刺の閲覧方法（並び替え・検索など） 2:32頃～
○名刺の詳細情報の確認 3:20～
スマホでスキャンや報告を行う際は以下のアプリをインストールしてください。
インストール後、待ち受け画面に [ HotProfile ] のアイコンが表示されます。
・iPhone用 [ HotProfile ]
・Android用 [ HotProfile ]
※iPhone用の画面です。
インストールした [ HotProfile ] の [ リアルタイム報告 ] や [ カメラで撮影 ] の
機能を使用して名刺をキャプチャし、データ化が依頼できます。
名刺データ化によるメリット
ホットプロファイルではお客様の組織情報や自社内の人脈の一覧や、
お客様の状況変化を社内でタイムリーに共有し営業活動に生かすことが出来ます。
活用例１：異なる時期、異なる部署で同じお客様から名刺を入手。
実は役職が変わっていた場合
お客様の情報に変更があれば、自動で更新通知されます。
活用例２：お客さまの組織情報や自社内の人脈を把握して、営業活動に生かす。
お客様の組織ツリーや自社内での接点を確認。人脈を生かして、アプローチできます。
活用例３：出先で顧客情報をチェックする。
スマートフォンで外出先から名刺をすばやく検索できます。
名刺情報から電話をかけたり、地図を確認したりできます。
最近名刺交換した見込み客や現在地周辺の見込み客を探して、
空き時間を有効に活用する事もできます。
1. スマートフォンの名刺管理アプリで、 [ 虫眼鏡 ] をタップします。
2. [ 検索文字を入力してください。 ] に [ 山田 ] と入力し、バーチャルキーボードの
[ 検索 ] をタップします。
検索結果が表示されます。
・ [ 名刺所有者 ] で、検索条件を絞り込めます。
3. 検索結果から [ 山田太朗 ] をタップし、 [ 電話 ] をタップして電話をかけます。
・ [ メール ] をタップすると、メーラーが起動し、宛先にメールアドレスが表示されます。
・ [ 都道府県、住所 ] をタップすると、google mapで場所やルートを確認できます。
1. スマートフォンの名刺管理アプリのメニューで [ 所有している名刺 ] をタップして、
名刺データを確認します。
[ 所有している名刺 ] は、ソートにて名刺交換日順に名刺データを表示が可能です。
・確認したい名前をタップし、お客様の電話番号や場所を確認できます。
1. スマートフォンの名刺管理アプリのメニューで [ 近くの名刺 ] をタップします。
[ 近くの名刺 ] は、現在地から近い順に名刺データを表示します。
・ [ 設定 ] で、現在地からの距離を指定して検索することもできます。
活用例４メールを送信する
メールマガジンやイベントの案内などを送る際、ターゲットをすぐに検索してメール送信できます。
競合企業や配信停止希望者の除外も容易に行えます。
1. ターゲットを検索して、 [ メール ] をクリックします。
・ [ リード管理 一覧 ] 画面で [ 担当リードのみ ] にチェックを付けて、ターゲットを検索します。
※ [ 名刺管理 ] 画面の上部リンク [ 最新人物一覧 ] より [ リード管理 一覧 ] 画面の表示が可能です。
・メールを送信したいリード情報にチェックを付けて、 [ メール ] ボタンをクリックします。
2. メールを作成します。
メールテンプレートを選択して、本文の画面にて送信イメージを確認します。
・差し込みタグをクリックすると、リード情報や営業担当者情報をメールに差し込みできます。
・WebトラッキングURLに任意のURLを入力して [ 挿入 ] することで、かんたんにトラッキングURLを
差し込みできます。
※実際にトラッキングする場合はURLのページに専用のタグを挿入する必要があります。
3. 自分に対して [ テストメール送信 ] します。
・テストメールアドレスに自分のメールアドレスを入力して、
[ テストメール送信 ] をクリックします。
・送信されたメールを確認します。
活用例５：Webアクセス履歴を把握する
Webトラッキング機能により、自社のWebサイトへのアクセスが多い顧客や
特定のページに来た顧客を把握し、営業活動に活かせます。
1. Webアプリの [ Webトラッキング ] メニューの [ Web閲覧者 ] をクリックします。
・Webアクセスが多い順に表示されます。
・アクション数をクリックすると、その人が閲覧したページを確認できます。
1. [ Webトラッキング ] メニューの [ Webトラッキングログ ] をクリックして、
セミナーページに来た人を確認します。
・ [ ページタイトル ] に [ セミナー ] と入力して、 [ 検索 ] ボタンをクリックすると、
セミナーページに来た人を把握できます。
●実際にWebトラッキング機能を利用する手順
1. [ Webトラッキング ] 機能を有効にする。
※[ Webトラッキング ] 機能を有効にするには、弊社営業担当へご連絡ください。
2. [ Webアクセス履歴 ] を取得したいWebページに [ Webトラッキングコード ] を貼り付けます。
・ライセンス証書と同梱されている [ Webアクセス履歴タグ情報_会社名.txt ] の、
[ Webアクセスログ 挿入タグ ] を取得したいWebページに貼り付けます。
※Webトラッキングを取得したいページ全てに対して、登録が必要となります。
●タグの登録場所
＜body＞～＜/body＞の範囲内にて、＜body＞タグの最後の部分（＜/body＞の手前）へ
登録をお願い致します。
※注意事項
＜body＞タグの最後の部分に配置しない場合、正常にアクセスログが取得できない場合がございます。
3. [ メール送信 ] 機能からWebトラッキングURLを挿入したメールを送信します。
・手順2.で準備したWebページのURLを [ WebトラッキングURL ] へ貼り付け
[ 挿入 ] ボタンをクリックします。
・ [ 送信 ] ボタンをクリックしてメールを送信すると [ WebトラッキングURL ] が
挿入されたメールが一斉送信されます。
・お客様がメールを受信し、興味があるお客様がWebページにアクセスします。
4. Webアクセスログを確認し興味のあるお客様を検索します。
・ [ Web閲覧者 ] 、 [ Webトラッキングログ ] 画面を表示し、検索します。
活用例６：活動や商談の状況をチェックする
スマートフォンアプリまたはPCから営業報告や商談情報を登録して、一元管理できます。
・日々の活動報告は、 [ 報告管理 ] へ登録します。
・商談や案件の情報は、 [ 商談管理 ] へ登録します。
営業現場で、必要な情報をいつでもかんたんにチェックできます。
1. Webアプリの [ 報告管理 ] をクリックし、 [ 対応日 ] と [ 上長確認 ] を設定して、
[ 検索 ] をクリックします。
・ [ 対応日 ] ： 検索期間の始まりに2017年10月1日、終わりに2018年3月30日を選択します。
・ [ 詳細検索 ] の [ 上長確認 ] ： [ － ] を選択します。
1. Webアプリの [ 商談管理 ] をクリックし、 [ 受注予定日 ] の期間を設定して、
[ 検索 ] をクリックします。
※2018年3月30日までに受注予定となっている商談を確認する場合2018年3月30日までに設定。