本記事では「会社管理」の概要と基本操作についてご案内します。
概要
会社管理とは？
名刺、リードの紐付け先となる会社情報を管理する機能です。
会社名のほか、住所、電話番号など、会社に関する情報の登録が可能です。
また、企業情報（業種/業種詳細/従業員数/資本金/上場区分）を付与することもできます。
| ポイント | |
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ホットプロファイルでは名刺を登録したときに会社情報が作成されます |
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特徴
- 会社に関する各種情報や企業情報を確認することができます
- お客様カルテから報告や商談など、会社に紐づく関連情報を参照できます
- 未接触の人物（役員）を含め、組織情報を確認できるので、効率よくキーマンを確認することが可能です
登録されている会社情報を確認したいとき
＜おすすめ＞お客さまカルテから会社に紐づく情報をまとめて確認する
ホットプロファイルでは各画面の会社名から「お客さまカルテ」という画面を表示できます。
お客様カルテでは会社（顧客）に関する情報が一元化されているので会社に関連するすべての情報を統合的に把握することが可能です。
各画面のリンクから呼び出せるため、様々なシーンで、「企業」をキーにした活動、人脈、興味の状態が即座に分かります。
お客さまカルテの詳細はこちらをご覧ください
1. 一覧画面上の「会社名」をクリックします
2. お客さまカルテが表示されます
会社管理一覧画面から確認する
1. [ 名刺管理 ] - [ 会社管理 ] をクリックします
2. [ 会社管理一覧 ] 画面が表示されます
こちらの画面から会社情報を一覧で確認できます
3. 会社名をクリックで [ 会社管理一覧 ] 画面を表示します
こちらから会社情報の詳細を確認できます
会社を検索したいとき
名刺と同じように一覧画面からリードを検索することができます。
簡易検索
1. [ 会社管理一覧 ] 画面 [ 簡易検索 ] タブをクリックします
2. 検索条件を入力し、[ 検索する ] ボタンをクリックします
[ 担当会社のみ ] にチェックが入っている場合、会社の [ 営業担当者 ] がログインユーザーになっている会社のみが検索対象です
3. 検索結果が確認できました
[ 簡易検索 ] タブの条件は以下です。
- 会社名、会社名カナ、略称、URL
詳細検索
簡易検索では利用できない条件や、各種条件を組み合わせた詳細検索が可能です。
1. [ 会社管理一覧 ] 画面 [ 詳細検索 ] タブをクリックします
2. 条件を入力し、[ 検索する ] ボタンをクリックします ※画像は業種「IT・広告・マスコミ」
3. 検索結果を確認できました
検索に利用したい項目が画面に表示されていないとき
[ 詳細検索 ] タブ の [ 詳細検索項目設定 ] から検索に利用する項目の表示／非表示を切り替えることができます。
手順の詳細はこちら（名刺管理と同じ手順です）をご確認ください。
よく使う検索条件を保存したいとき
検索条件は保存することもできます。
手順の詳細はこちら（名刺管理と同じ手順です）をご確認ください。
名寄せ（同一会社の判定）条件
ホットプロファイルでは情報を登録する際、内部で保持している辞書を元に同一会社名の登録について判断をしています。同一社名の会社が登録されていない場合に会社情報を新規作成します。
同じ名前の会社がある場合は名寄せ設定により動作が異なります。
システム権限が「管理者」のユーザーのみ名寄せ条件の変更が可能です。詳細はこちらをご覧下さい。
同名会社は企業情報を利用して名寄せ（初期値）
- ホットプロファイルの名寄せ処理用の企業情報（企業DB）と登録予定に名刺を比較して、
次の条件に合致していれば企業情報が持っている固有のIDを会社に付与します。- 「会社名」＋「住所」が一致
- 「会社名」＋「URL」が一致
- 「会社名」＋「郵便番号」が一致
- 「会社管理」の会社に同じ固有のIDを持った会社が存在していれば同じ会社としてまとめます
- 以降は「会社名のみで名寄せ」の処理と同じ
会社名のみで名寄せ
- 会社名が同じ場合には同じ会社として名寄せします
- 登録予定の名刺と比較して「会社管理」に同一社名の会社が2社以上存在していた場合、次の条件に合致したものを1つの会社とします
- 「会社名」＋「住所」が一致
- 「会社名」＋「URL」が一致
- 「会社名」＋「郵便番号」が一致
- いずれの条件にも一致しない同一社名の会社だった場合、会社のIDが一番新しい会社にまとめます
※「会社名」につきましては、法人格を除いた名称となります。
※「住所」につきましては、ビル名の有無は問いません。
システム管理者様向け補足
会社名＋氏名＋メールアドレスの3点が一致しない場合は、新しいリード（人物）情報を作成します。
メールアドレスが変更になった、姓が変わったなどの場合はリード情報が重複してしまうため、定期的なデータのメンテナンスをお勧めしております。
詳細はこちら（リード重複マージ）をご確認ください
名寄せ（同一会社の判定）が行われるタイミング
以下の処理を行う際、会社の名寄せ処理を実施し、同一会社の紐づけを行います。
- 「新規登録用インポート」の「名刺インポート」で会社が新規作成されるとき
- 「新規登録用インポート」の「リードインポート」で会社が新規作成されるとき
- 「更新用インポート」の「リードインポート」、「メールアドレスをキーに新規/更新」インポートで会社が新規作成されるとき
- スマホアプリ、名刺データ転送ツールから名刺を登録したとき
- Webフォームのリード取込み処理で会社が新規作成されるとき
- Webアクセス企業で新たな企業からアクセスがあったとき
※会社管理の操作（手動での新規作成/編集、CSVでの更新インポート）は会社の一致確認処理が入らないため、重複にご注意ください。
名寄せ処理が行われない操作
会社管理のデータに対する直接の操作時は名寄せ処理の対象外です。
- 画面内からの手動登録操作(新規作成/編集)
- CSVでの更新インポート
- 会社API経由での操作(新規作成/編集)
ご注意点
- 会社名検索時の文字列成型の際に意図せず不一致となることもあるため、登録結果に不明な点がある場合は弊社サポートまでお知らせください
- 同名の会社名を持つ会社は全国に複数あり、辞書に記載があれば登録されます
このため、会社名が同じ情報が複数登録されますが、会社名だけでは重複登録と判断できません
例）「株式会社アシスト」という名前の会社は100以上の辞書登録があります - 会社登録時、該当の会社が辞書になく、後日辞書に登録された場合、このあと追加した情報が新しい辞書情報と一致し、この結果、会社情報が重複する場合があります
- 会社の手動登録時、すでに該当会社の登録がないかご確認の上、登録をお願いします
※「担当会社のみ」にチェックが入っている場合など、全ての会社情報が表示されないためご注意ください - 会社管理の操作（手動での新規作成/編集、CSVでの更新インポート）は会社の一致確認処理が入らないため、重複して登録される可能性が高いです
※重複したときは手動でマージしてください - 会社情報が重複している場合は「会社重複マージ」にて対応をお願いします
会社管理の運用方法
会社管理においては、可能な限り登録情報を整理しておき、重複がないことが理想となりますが、登録方法によっては同じ会社名が複数作成されることがあります。
会社が重複する要因の例
以下のような原因で会社名が重複します。
- 辞書に同じ会社名が登録されている（住所が違う同じ会社名など）
- 手動での会社情報登録作業で本来必要ない会社情報が残っている
- 「会社名のみ」で手動登録された既存の会社登録があり、その後辞書に該当する会社が新規で登録された場合
- 手動で会社情報を複数作成した場合
- 会社の統廃合などにより社名が変更になった場合
- 会社登録時、ホットプロファイルの名寄せ処理用の企業情報に未登録の会社が登録、
その後企業情報が拡充され該当する会社が登録された結果、重複
運用での回避方法
同じ会社名で別の会社でないかご確認の上、定期的に「会社重複マージ」を実施いただき会社情報のメンテナンスをお願いします。
吸収合併された会社を管理したい
企業再編の種類は様々なパターンがございます。
情報の参照性が高いため、「関連会社として紐づけておく」方法をおすすめしています。
| 再編パターン | 説明 | 管理手法 | ||
| 合併 |
吸収合併 |
消費会社の権利義務の全部を存続する承継会社に承継させるもの（会社法2条1項27号） |
関連性を持たせる | |
| 新規合併 | 二以上の会社がする合併であって、消滅会社の権利義務の全部を存続する新規会社に継承させるもの（会社法2条1項28号） | |||
| 分割 | 吸収分割 |
株式会社または合同会社がその事業に関して有する権利義務の全部または一部を分割後他の会社に承継させること（会社法2条1項29号） |
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| 新規分割 | 一又は二以上の株式会社又は合同会社がその事業に関して有する権利義務の全部または一部を分割により設立させる会社に承継させること（同30号） | |||
| ホールディングス | 持株会社 | 他の株式会社を支配する目的で、その会社の株式を保有する会社 | ||
関連会社を設定する方法
会社と会社を紐づけした「相互リンク」をお客さまカルテ内に追加できます。
グループ会社等を紐づけておくことで、関係会社の情報参照をしやすくしています。
関連会社の設定手順
1. [ 関連する会社を追加する ] をクリックします
2. [ 関連会社 追加 ] 画面で対象の紐づけたい会社を検索します
3. 紐づけたい会社にチェックを入れ、[ チェックした会社を追加 ] ボタンをクリックします
4. 関連会社として追加できました
関連会社の表示順を変更したいとき
アイコンにカーソルを合わせてドラッグすると、関連会社の表示順を変更できます。
関連度の高い会社を上位に表示したい場合などでご利用下さい。
企業情報（企業属性）の付与
ホットプロファイルの企業辞書に情報が登録されている場合、業種や従業員数などの企業情報が付与されます。
※対象企業につきましては、日本企業のみとなります。
企業情報の付与タイミング
情報が付与されるタイミングは会社データが登録された方法により異なります。
■オペレーター入力で名刺をデータ化した際に会社が作成されているかつホットプロファイルの企業辞書に登録されている場合
| 企業情報とマッチング | 企業情報の付与タイミング |
| あり | 名刺データ化完了と同タイミングで自動付与されます |
| なし | 手動で属性付与の作業が必要です |
■CSV形式またはWebアプリ画面から手動で登録した場合
手動で属性付与の作業が必要です。
手動で属性を付与する方法
画面上またはCSVインポートで属性を付与できます。
詳細はこちら（会社の属性情報を付与する方法（一括／個別））をご覧ください。
よくあるFAQ
- 企業情報を直接修正したいが修正できない。
→「企業情報の自動更新設定」が「自動更新する」で設定されている状況の場合、
グレーアウトし修正ができなくなります。
「企業情報の自動更新設定」を「自動更新しない」に設定することで修正が可能になります。
※「自動更新しない」に設定した場合、
弊社企業データベースからの自動更新ができなくなりますのでご了承ください。
詳しくは以下ＦＡＱをご参照頂きますようお願いいたします。
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