本記事ではホットプロファイルにCSVファイルを使ってデータを登録／更新するインポート機能についてご紹介します。
ホットプロファイルのデータを出力するエクスポート機能についてはこちらをご覧下さい
インポート機能とは
お持ちのハウスリストなどの外部データをホットプロファイルにインポートすることができます。
また、ホットプロファイルに登録されているデータをまとめて更新することも可能です。
■関連FAQ：外部ファイルのデータ移行
～動画で早わかり～
必要な権限
インポート機能はシステム権限が「管理者」のユーザーのみ操作可能です。
※システム権限が「一般」のユーザー様にはインポートメニューが表示されませんのでご注意ください
■関連FAQ：[ 管理者 ] と [ 一般 ] ユーザーでの操作可能範囲の差異
新規登録用インポート
外部データなどをホットプロファイルに登録することができます。
対象機能は以下です。
- ユーザーインポート
- 名刺インポート
- リードインポート
- マイ名刺インポート
- タスクインポート
- 報告インポート
- 商談インポート
- 商談明細インポート
- 端末制限インポート
更新用インポート
既にホットプロファイルに登録されているデータを一括で更新することができます。
対象機能は以下です。
- 名刺更新
- リード更新(リードIDをキーに更新インポート)
- リード更新(メールアドレスをキーに新規/更新インポート)
- 会社更新
- ユーザー更新
- マイ名刺更新
- タスク更新
- 報告更新
- 商談更新
- 商談明細更新
- 商談プロセス更新
その他：各機能画面からのインポート
以下機能については各管理画面からインポートが可能です。詳細については各機能の詳細案内をご覧ください。
入出力設定
事前に「 ファイル入出力設定 」のご確認をお願いします。 特に中国語の名刺を登録される場合などは「 UTF-8 」への変更されることをおすすめします。 ※漢字によってはエクスポート時に空白となる可能性があるため ※システム権限：管理者のユーザーのみ確認可能
確認方法についてはこちら（基本設定ー入出力設定）をご覧ください。
必須項目
インポートの対象によりデータに必要な必須項目が異なります。
必須項目の詳細についてはこちらをご覧ください。
注意事項
-
新規インポートデータに既に登録されているリード情報が含まれる場合
インポート処理に数時間かかる可能性があります。
対策：重複しないようにインポートデータを整理して新規インポートしてください。
どうしても整理が難しい場合は仮名刺として登録することをお勧めします。 -
データが1万件以上ある場合
インポート処理が完了するまで数時間がかかる可能性があります。
※インポート処理は途中で中断できません。
対策：1万件以上のデータの場合は自動で1万件ずつのファイルに分割して処理が
行われますが、事前にファイルを分割して順番にインポートすることをお勧めします。
なお、意図せず空白行が入ってしまい、1万件以上のデータとして
判断されることがあります。インポート前に必ずデータの確認をしてください。 -
環境依存文字（①やⅠなど）が使われている場合
インポート処理に数時間かかる可能性があります。
また、該当データがインポートされない可能性があります。
対策：環境依存文字はできるだけ利用しないようにしてください。
どうしても利用したい場合はスケジュールに余裕をもって対応して下さい。 -
異体字（髙や𠮷など）が使われている場合
インポート処理に数時間かかる可能性があります。
対策：異体字はできるだけ利用しないようにしてください。
どうしても利用したい場合はスケジュールに余裕をもって対応して下さい。 -
タイミングやデータ量によっては処理に時間がかかる場合があります
例）他ユーザーも同じタイミングでインポートを行っている
名刺やリードの登録データ数が多い など
対策：スケジュールに余裕をもって対応して下さい。 -
1つの会社に大量のリードが紐づいている場合
該当の会社にリードインポートを行うと完了までに時間がかかる可能性があります。
※1つの会社に紐づくリード数は、一般的な企業の従業員数程度を想定しています。
例）特定作業を行うために作業用会社を作成し、大量のリードを紐づけている場合など
対策：紐づけ先の会社を変更してインポートしてください。
どうしても紐づけたい場合はスケジュールに余裕を持って対応してください。
新規登録用インポートを行いたいとき
独自の書式設定などに影響を受けないようサンプルCSVを元に作成いただくことを推奨します。
※データ作成時は必須項目にご注意ください
1. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ 新規登録用インポート ] をクリックします
2. [ インポート対象を選択して下さい ] リストからインポートしたい対象を選択します
3. 作成したインポートファイルを選択します
4. [ インポート ] ボタンをクリックでインポート処理が開始します
※新規登録用インポート機能では一度に10000件までの登録が可能です。(名刺インポート、リードインポートを除く)
10000件を超える場合は、10000件ごとにファイルを作成してインポートしてください。
インポート結果の確認方法は本記事「インポート結果を確認したいとき」をご覧ください。
関連FAQ：名刺を新規インポートする方法
更新用インポートを行いたいとき
＜事前準備＞
更新用インポートの際はあらかじめ更新対象のデータをエクスポートし、エクスポートしたデータを元にインポートファイルを作成いただくことをおすすめします。
データのエクスポート手順はこちらをご覧ください。
作成例：リードの更新用インポートでタグを付与したい場合
1. エクスポートデータを開き、必須項目と更新対象以外を列ごと削除します
※リードIDをキーに更新用インポートの場合、必須項目は「ID」
ご注意ください！
更新用インポート時には意図せぬ更新を防ぐために「必須項目」と「更新対象の項目」以外を列ごと削除いただくことをおすすめしています。
※誤って「名刺交換日」を空白で更新してしまうなど……
更新用インポート実施時にはご注意ください。（万が一の場合にデータを元に戻せるよう、エクスポートデータをバックアップとして残しておくと安心です）
操作手順
1. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ 更新用インポート ] をクリックします
2. [ インポート対象を選択して下さい ] リストからインポートしたい対象を選択します
3. 作成したインポートファイルを選択します
4. [ 更新 ] ボタンをクリックでインポート処理が開始します
インポート結果を確認したいとき
1. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ データ処理状況 ] からインポート状況を確認できます
2. [ ステータス ] が「完了」となったらインポート完了です
データが意図通りに登録／更新されているかどうか、各機能の管理画面からご確認ください
※データ件数やサーバーの処理状況によりインポート完了までに時間がかかる場合がございます
Tips：インポート／エクスポート完了通知
ユーザーの「メールアドレス」宛にインポート／エクスポート完了通知が送付されます。
インポート処理には時間がかかる場合がありますので、通知をご活用ください。
通知サンプル（インポート）
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件名：【通知】インポート完了 |
よくあるFAQ
Q：インポートが失敗しました。どうしたらいいでしょうか？
A：インポートが失敗した場合、[ データ処理状況一覧 ] 画面からエラーファイルをダウンロードできます。
ダウンロードしたエラーファイル内右端列にエラーの要因が記載されていますので、修正後再度インポートをお試しください。
例）以下は名刺の新規登録用インポートを実施した際、必須項目である「ステータス」が無かったためエラー
Q：インポートのステータスが「完了」となっているのにうまく更新されていません
A：エラーが出ず、「インポートに失敗していない」場合は「成功」とみなされます。
例）
- 項目名が誤っている → 正しい項目名かどうかご確認ください
- ファイルがの要因で破損している → ファイル自体を新規作成し、データをコピー&ペーストして再度インポートをお試しください
原因が不明な場合、可能であればインポート時に利用したファイルを添付の上、サポートデスクまでお問い合わせください。
※個人情報部分はマスクをかけていただいて構いません
Q：インポート時の項目順は変更してもいいですか？
A：項目の順番は変更しても問題ございません。項目名をキーとしているため、名称は変更しないでください。
※ヘッダー行の項目名が正しくない場合はインポート時に処理をスキップします
Q：インポートファイルの容量に制限はありますか？
A：インポートできるファイルサイズは５MBまでです。データが大きい場合は分割してのインポートにご協力ください。