本記事ではホットプロファイルのデータを出力するエクスポート機能についてご紹介します。
ホットプロファイルにCSVファイルを使ってデータを登録／更新するインポート機能についてはこちらをご覧ください。
エクスポート機能とは
ホットプロファイルに登録されているデータをCSV形式のデータとしてダウンロードすることができます。
主な用途例：
- 年賀状やお歳暮の送付先リスト作成用に出力
- 外部システムとデータ連携するために出力
- バックアップデータとして保存するために出力
- 更新用インポートデータ作成のために出力
～動画で早わかり～
必要な権限
エクスポートを実施するためには権限が必要です。
ユーザーのエクスポート権限が「有効」で設定されている必要があります。
各画面に [ エクスポート ] ボタンが表示されない場合は対象ユーザーに権限が付与されていないと思われるため
システム権限「管理者」のユーザー様へ確認いただくようお願いいたします。
※エクスポート権限の説明はこちらをご覧ください。
エクスポートと一括エクスポートの違い
機能の違いについてはこちらをご覧ください。
仕様
・事前に「ファイル入出力設定」のご確認をお願いします。
インポートの際はファイル入出力設定の文字コードとあわせてインポートをしてください。
特に中国語の名刺を登録される場合などは漢字によってはエクスポート時に空白となる可能性があるため、
「UTF-8」への変更されることをおすすめします。
※ファイル入出力設定の確認方法についてはこちらをご覧ください。
※文字コード（対応文字言語）についてはこちらをご覧ください。
各画面からデータをエクスポートしたいとき
名刺管理一覧画面、リード管理一覧画面など、各一覧画面からデータをエクスポートできます。
※ユーザーの「エクスポート」が「有効」の場合に利用できます。
※名刺管理、リード管理：ユーザーのエクスポート権限によって
出力可能なデータが異なりますのでご注意ください。詳細はこちらをご覧ください。
対象データが1000件以内の場合
以下手順でのエクスポートがおすすめです。
全ての検索結果を対象にするよりも早くデータをダウンロードできます。
1. データをエクスポートしたい機能の一覧画面を開きます（以下はリード管理一覧）
2. エクスポートしたいデータをタグなどで検索します
3. 検索後、総件数を全て表示できるように画面右側 [ 表示件数 ] の件数を変更します
（画像は総件数が93件のため、表示件数を100件に変更）
4. 一番上のチェックボックスにチェックを入れ、対象全てを選択します
5. [ エクスポート ] - [ このページでチェックしたものを対象にする ] をクリックします
6. データのダウンロードが始まるので、適宜保存場所を変更してデータを保存してください
対象データが1001件以上の場合
以下手順でエクスポートしてください。
1. データをエクスポートしたい機能の一覧画面を開きます（以下はリード管理一覧）
2. エクスポートしたいデータをタグなどで検索します
3. 検索後、[ エクスポート ] - [ 全ての検索結果を対象にする ] をクリックします
4. 「エクスポート処理を受け付けました」と表示されればエクスポート処理が開始します
5. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ データ処理状況 ] からエクスポート状況を確認できます
※件数やサーバーの処理状況によって処理完了までに時間がかかることがございます
6. [ ステータス ] が「完了」となったら「ファイルダウンロード」のリンクをクリックします
7. データのダウンロードが始まるので、適宜保存場所を変更してデータを保存してください
※「全ての検索結果を対象にする」を選択した場合出力件数の上限は5万件となります。
一括エクスポート
以下機能に登録されているデータを閲覧権限等関係なくすべてエクスポートできます。
- 名刺
- 報告
- 商談
- 目標
- 営業アプローチリスト
- マイ名刺
必要な権限
ユーザーの「一括エクスポート」権限が「有効」の場合のみ操作可能です。
※一括エクスポートを利用したいがメニューが表示されてない場合は、
対象ユーザーに権限が付与されていないと思われるため
システム権限「管理者」のユーザー様へ確認いただくようお願いいたします。
※エクスポート権限の説明はこちらをご覧ください。
操作手順
1. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ 一括エクスポート ] をクリックします
2. [ 一括エクスポート ] 画面が表示されます
3. 一括エクスポートしたい対象データのボタンをクリックします
4. 「エクスポート処理を受け付けました」と表示されれば一括エクスポート処理が開始します
5. [ ステータス ] が「完了」となったら「ファイルダウンロード」のリンクをクリックします
7. データのダウンロードが始まるので、適宜保存場所を変更してデータを保存してください
会社データのエクスポートについて
データクレンジング機能が「有効」となっている場合、
会社管理一覧画面に表示されるプルダウンの項目が以下のように変わります。
「新旧会社の両方を出力」が付いている項目を選択してエクスポートをすると
エクスポート対象の会社としてチェックをした会社に対し、
データクレンジングが行われた旧会社のデータも全て出力されます。
なお、出力される項目につきましては「新旧会社の両方を出力」がないものでも
同じヘッダ項目が出力されますので貴社の運用にあわせてご活用いただけますと幸いでございます。
バックアップとしてエクスポートを行う運用について
ホットプロファイルでは個別にお客様のデータを復旧させる機能はございません。
現状のデータ保持や、インポート作業前など、必要に応じてバックアップデータの取得をご検討ください。
ご注意点
- 一括エクスポートの対象ではない以下データにつきましては、
各画面で [ エクスポート ] > [ すべての検索結果を対象にする ] よりデータを出力してください- ユーザー
- リード
- 会社
- 「名刺」の新規登録用インポートを実施すると、「リード」「会社」の情報が自動で作成されますので、
復旧時はまずは「名刺」インポートの実施をお試しください - 「報告」、「商談」のインポート時は会社に紐づくID「会社ID」を入力する必要があるため、
「会社管理」の復旧後、会社情報をエクスポートして新しい会社IDを確認してください
データ出力ツールのご案内
リードや報告、商談においては定期的にCSV出力を行うことができる「データ出力ツール」のご提供も可能です。
ツールを常時起動PCに配置し、タスクスケジューラで指定時間に
自動実行いただくことで指定した場所へCSVファイルを自動出力することが可能です。
ツールのご利用をご希望の場合は、以下のフォームよりお申し込みください。
【データ出力ツール】お申込フォーム