報告管理の「確認者」機能について

Q.問題/質問

■よくある状況

・[ 通知設定 ] > [ 報告管理 ] > [ 確認者通知 ] が有効なのに通知が来ない。

・報告の「確認者」に設定しているユーザーに通知が届かない。

A.回答

■回答内容

「確認者」機能：営業の動きをタイムリーに把握できる便利な機能です。

報告登録時に上司や部下、同じ部署のメンバーなどを「確認者」に設定しておくと、
スマートフォンアプリですぐに報告を確認できたり、メール通知を受け取ることができます。
また、自分が誰の報告を確認したかを管理することが出来ます。

■利用方法について

「確認者」機能では、下記の設定が必要となります。

① 報告管理の表示テンプレートに「確認者」項目を設定する。

②「確認者」として通知を受け取るユーザーの [ 確認者通知 ] 設定を有効にする。

③ 報告作成時に、「確認者」として通知したいユーザーを「確認者」項目欄に設定して登録する。

＜①手順＞

1. [ 歯車マーク ] - [ 表示項目設定 ] - [ 表示テンプレート管理 ] を開きます。
2. 該当のテンプレートを選択し、[ 編集 ] を開きます。
3. [ 表示項目設定 ] の [ 非表示項目 ] から「確認者」を選択し、
　[ ＜ ] をクリックして [ 表示項目 ] に移行します。
4. 一番下にある [ 登録 ] をクリックします。

＜②手順＞

1. [ 歯車マーク ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] を開きます。
2. 該当のユーザーの [ 編集 ] をクリックします。
3. [ 通知設定 ] > [ 報告管理 ] > [ 確認者通知 ] を「有効」とします。
4. 一番下にある [ 登録 ] をクリックします。

※該当ユーザーアカウントの [ マイページ ] > [ 機能別通知 ] でも設定いただけます。

＜③手順＞

1. [ 報告管理 ] を開き [ 新規登録 ] をクリックします。
2. [ 確認者 ] 項目の虫眼鏡マークより、確認者としたい(通知したい)ユーザーを選択します。
3. 報告を登録すると「確認者」に通知されます。

●上記設定がされているのに通知が届かない場合

確認者ユーザーにて [ 歯車マーク ] > [ 利用者への連絡 ] > [ 報告管理 ] をご確認いただき、
こちらに通知の履歴が表示される場合、確認者様のメール設定で
迷惑メール等に割り振られていないかをご確認いただけますようお願いいたします。

■「メール通知先ユーザー」について

「確認者」への通知は登録時に1度送信され、再編集時は送信されませんが、
「メール通知先ユーザー」への通知は登録時、再編集時に都度送信されます。
  ▼＜報告管理＞基本操作

そのため、「確認者」に設定されたユーザーに、該当報告編集時の通知もされたい場合は、
報告管理の表示テンプレートに「メール通知先ユーザー」項目を設定いただき、
「メール通知先ユーザー」にも該当ユーザーを追加いただければと思います。

なお、「メール通知先ユーザー」として通知を受け取るユーザーにつきましては、
「確認者」設定手順②のような [ ユーザー管理 ] / [ マイページ ] での通知設定は不要です。

■ [ 報告確認者設定 ] について

[ 表示/初期値設定 ] > [ 報告確認者設定 ] に対象ユーザーを設定いただきますと、
報告作成時、全ての表示テンプレートの「確認者」に対象ユーザーが自動で入力されます。

※表示テンプレートに「確認者」項目が設定されている報告の場合になります。

※[ 表示テンプレート管理 ] で 「確認者」が初期値設定されている場合は、
　その「確認者」が優先され自動入力されます。
　▼ユーザー毎に報告の確認者の初期値を設定していますが、新規作成すると別の人が入ります。

なお、「メール通知先ユーザー」の初期値設定は [ 表示テンプレート管理 ] でのみ設定可能です。