ホットプロファイルを導入した際、ユーザー向けに連絡する通知サンプルです。
ホットプロファイルを導入し、展開スケジュールなどを社内に周知する際、
実際に運用するエンドユーザーに対してメール等で通知を行うかと思います。
本サンプルは、「ホットプロファイルの運用管理者」が実際にホットプロファイルを使用する
「エンドユーザー」に対して社内周知を行う場合に使っていただくことを想定した
「通知内容のサンプル」です。
貴社運用にあわせて内容を書き換えていただき、周知メールとして使っていただけると幸いです。
ぜひ、ご活用ください。
なお、次の順で周知メールを送付することをお勧めいたします。
4. 運用推進メール_サンプル
導入時の通知メール
このたび、名刺管理ツール「ホットプロファイル」を導入することになりました。
お客様の名刺は会社の資産として管理し、社内で共有することで、
名刺を最大限に活用することが出来るようになります。
導入の概要につきまして、添付ファイルをご確認ください。
添付ファイル：導入に関する通知.pdf
（※以下「導入に関する通知.docx」をPDFにして通知いただくと、メール文が簡潔になります。）
導入時の通知内容
「ホットプロファイル」の導入について
「ホットプロファイル」を導入し、お客様の名刺を会社の資産として
集約して管理することで、データを最大限に活用できます。
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ぜひ有効活用いただきますよう、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
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【導入の目的】
・散財する名刺情報を集約管理し、会社の情報資産として社内で共有、管理、活用する。
・集約管理することで、情報管理体制を強化する。
・個人向けの名刺管理アプリ利用は原則禁止する。
例：ソーシャル名刺管理アプリ「Eight」
【利用方針】
1. 日頃入手した名刺はすみやかにホットプロファイルへ取り込むこと。
2. 取り込む名刺情報は社内で共有（設定：全体に公開）すること
※役員など一部例外あり
3. 既存で保有する名刺を初期に取り込む際は、直近1年間の名刺
（また現在やりとりがあるお客様の名刺）を対象とする。
※名刺の取り込みにはコストがかかるため、退職者やいつの誰だか不明等、
不要な名刺は取り込まないように選別すること。
4. 自身が接触したことのないお客様に連絡をとりたい場合は、勝手に連絡をとるのではなく、
必ず事前にその名刺所有者へ一言確認や相談をすること。
【導入スケジュール】
2020年xx月xx日
導入前説明会（導入するホットプロファイルでどんなことができるかご説明します。）
2020年xx月xx日〜xx月xx日
既存で保有する名刺を取り込みます。
★それまでに取り込むべき名刺を整理しておいてください。
★初期大量名刺の登録には入力までに一定の期間が必要となります。
通常運用になると1〜2営業日で入力されます。
2020年xx月xx日
利用方法説明会（ホットプロファイルの活用方法をご説明します。）＆通常運用の開始