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運用イメージ
ユーザーの作成が完了したら、各ユーザーへホットプロファイル利用に関する通知を案内しましょう。
本STEPではホットプロファイルの導入担当者様が実際にホットプロファイルを利用する
ユーザー様に対して 社内周知を行う場合を想定し、通知サンプルをご案内しています。
運用に合わせて内容を置き換えていただき、社内周知にご活用ください。
一度にすべての案内を送ると必要な情報が確認されない可能性もあるので、
以下順番での案内がおすすめです。
- 導入に関する通知（初回案内）
- 導入に関する通知（リマインド）
- ユーザーアカウントの通知
- 運用推進の案内
ユーザーに使い方を通知しよう
1. 導入に関する通知（初回）
▼メールでの案内文
このたび、名刺管理ツール「ホットプロファイル」を導入することになりました。
お客様の名刺は会社の資産として管理し、社内で共有することで、
名刺を最大限に活用することが出来るようになります。
導入の概要につきまして、添付ファイルをご確認ください。
添付ファイル：導入に関する通知.pdf
（※以下「導入に関する通知.docx」をPDFにして通知いただくと、メール文が簡潔になります。）
2. 導入に関する通知（リマインド）
▼メールでの案内文
導入の○週間前になりました。
先日、ご案内しました通り、名刺管理ツール「ホットプロファイル」を導入します。
お客様の名刺は会社の資産として管理し、社内で共有することで、
名刺を最大限に活用することが出来るようになります。
導入の詳細につきましては、添付ファイルをご確認ください。
添付ファイル：導入に関する通知.pdf
（※以下「導入に関する通知.pptx」をPDFにして通知いただくと、メール文が簡潔になります。）
3. ユーザーアカウントの通知
▼メールでの案内文
名刺管理ツール「ホットプロファイル」を利用するために
必要なユーザーアカウントをご案内します。
アカウント情報は添付ファイルをご確認ください。
また、XX月XX日XX時に○○で説明会を開催します。
名刺管理ツール「ホットプロファイル」の詳細をご案内しますので
ぜひご参加ください。
添付ファイル：ユーザーアカウントの通知.pdf
（※以下「ユーザーアカウントの通知.docx」をPDFにして通知いただくと、
メール文が簡潔になります。）
4. 運用推進メールのご案内
▼メールでの案内文
この度弊社では、名刺管理ツール「ホットプロファイル」を導入することになりました。
名刺をデータ化し、集約管理することにより、日々の業務効率化やスピードアップが見込めるため、
皆様も積極的に活用してください。
■STEP 1
まずは名刺のデータ化依頼をしましょう。
依頼方法については、以下の動画をご参照下さい。
https://www.hammock.jp/mov/hotprofile/hotprofile_vol01.html
■STEP 2
以下のURLにアクセスし、ログインして下さい。
https://hammock.hotprofile.biz/business_cards/
※ログイン時に必要なアカウント情報は、別途送付しています。
アカウント情報がわからない方は、○○部までご連絡下さい。
★ログイン情報（初期情報のみ）を記載する★
■STEP 3
登録した名刺を確認してみましょう。
操作方法については、以下の動画をご参照下さい。
操作や運用に関して、ご質問等ありましたら、
○○までご連絡いただきますよう、お願いいたします。
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■利用者インタビュー
「これまで名刺情報の入力・検索にかかっていた時間が無くなった分、
△△△や、□□□などに注力できるようになりました！」
今回の全社展開に先駆け、○○部の○○さんにホットプロファイルを活用していただきました。
ホットプロファイルを利用することで、これまでお客様情報の入力・検索にかかっていた時間が
削減でき、営業活動に専念できるようになったという声が届いています。
また、利用開始から○ヶ月ですが、以下のように名刺管理ツールの便利さを体感している、
とのことでした。
「外出先でも名刺をスマホからデータ化依頼できたり、お客様情報を簡単に閲覧できるので、
往訪前後のスキマ時間を有効活用し、業務効率化を図っています！」
皆様も名刺管理ツール「ホットプロファイル」を活用し、業務効率化にお役立て下さい。
▼ログインはこちらから
https://hammock.hotprofile.biz/business_cards/
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