本記事ではAIファイル管理についてご案内します。
AIファイル管理の概要
Ver.11.0.0（2025年6月27日リリース）にてAIファイル管理機能のベータ版をリリースいたしました。
■AIファイル管理とは
営業資料は日々蓄積される一方で、共有が後回しになり、貴重な情報が埋もれがちです。
「AIファイル管理」 はAIが資料を自動で解析・分類し、顧客ごとに整理する手間を削減することで、ナレッジ共有を促進します。
誰でもすぐに必要な情報にアクセス可能になることで、提案の質とスピード向上を支援します。
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新メニュー「ファイル管理」から、かんたんにご利用いただけます。
※ご契約プランに含まれるファイルの蓄積容量まで無料ご利用いただけます。
容量はご契約内容によって異なりますため、ご不明な場合には担当営業までお問い合わせください。
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AIファイル管理の利用方法
■ファイルのアップロード
- 画面上の黒帯 [ ファイル管理 ] をクリックします。
- [ ファイルをアップロード ] をクリックします。
- ドラッグ＆ドロップまたは [ ファイルを選択 ] から該当ファイルをアップします。
※ファイル形式が不許可の場合はエラーメッセージが表示されます。 - AIファイル仕分けに表示された [ ファイル名 ] [ カテゴリー ] [ 会社名 ] [ AI要約 ] を確認して [ 保存 ] をクリックします。
項目名 説明 ファイル名 ファイル名を表示します。 カテゴリー AIがファイル種別を判定して付けています。 会社名 AIがファイルの文章テキストから探します。 - ホットプロファイルに登録のある会社が見つかった場合、お客さまカルテを確認できます
- ハンモックの企業辞書に登録のある会社が見つかった場合、ファイルを保存する際に会社が新規登録されます
- ホットプロファイルおよび企業辞書に該当の会社がないと判断された場合、会社の検索および新規登録ボタンが表示されます
AI要約 AIによる要約を表示します。300文字まで入力できます。 - 「ファイルのアップロードが完了しました」のメッセージが出たらアップロード完了です。
■アップロードしたファイルの確認
アップロードしたファイルは [ ファイル管理 一覧 ] 画面で該当ファイル名をクリックすると詳細を確認できます。
[ 詳細 ] 画面ではアップロードしたファイルやAI要約などが確認でき、 内容の編集、削除、ダウンロードが可能です。
[ AI検索 ] 画面では、質問をするとAIが回答を返します。
- AI検索は1日にご利用できる回数に上限があります。（基本上限：1ユーザーあたり1日20回）
- 画面を遷移すると過去の質問内容は消えるのでご注意ください。
-
検索回数の合計は日ごとにリセットされます。
もし上限に達した場合は「使用できる上限に達しました」と表示されますので、その場合は後日検索を行ってください。 - AI検索の残回数は表示されません。
- 資料と関係のない質問をすると「文章に関する質問をしてください」と回答されるので、関係のある質問をしてください。
この場合でも検索回数にカウントされますのでご注意ください。
お客さまカルテからもファイル管理を確認できます。
データクレンジング有効の場合は、新旧会社へのアップロードが区別されるので、それぞれの画面でファイルを確認してください。
[ お客さまカルテ ] - [ 新旧すべての会社データを表示 ] から該当会社を表示します。
よくあるご質問
- [ ファイル管理 ] 機能はユーザー管理でユーザーごとに有効無効の設定はできますか。
- 設定できません。
- ファイル管理機能に閲覧権限はありますか。
- 閲覧権限はありません。すべてのユーザーが確認できます。
- 許可されていないファイル形式のファイルがアップロードされた場合、エラーとなりますか。
-
「このファイル形式のアップロードは許可されていません」とエラーメッセージが表示されます。
＜対応フォーマット＞
.docx、.xlsx、.pptx、.doc、.xls、.ppt、.dt、.ods、.odp、.rtf、.txt、.csv、.pdf、.html、.epub、.fb2、.djvu - ファイルの「カテゴリー」は [ 選択肢管理 ] で追加や編集ができますか？
- 追加や編集はできません。
- AIファイル仕分け画面で同一の会社名が複数存在するが、どのように正しい会社を確認したら良いですか。
-
基本的には表示されている会社名と住所からご判断いただきます。
- ホットプロファイルの会社管理に登録がある会社と判断された場合は、お客さまカルテで確認が可能です。
- ホットプロファイルの企業辞書に登録がある会社と判断された場合は、会社名と住所から確認します。
- 会社管理および企業辞書に登録がないと判断された場合や「その他の会社」を選択した場合は会社の検索や新規登録が可能です。
- AIドキュメント判別はAI検索の上限数に関わりますか。
- ご契約の添付ファイルサイズ総計によって上限数が異なります。
AI機能のご利用について
「AIファイル管理」は、利用規約第16条に基づき、外部の生成AIサービスを活用して提供しております。
これらの機能において使用されるお客様のデータ（利用規約第14条に定める「利用者保有データ」）は、
AIモデルの学習に利用されることはございません。
お客様の情報は適切に管理されており、安心してご利用いただけます。
【利用する第三者サービス】OpenAI GPT モデル
【適用される主な第三者サービス利用規約】https://openai.com/policies/business-terms/
＊AI機能のご利用を希望されない場合は、こちらよりご申請ください。
AIを活用することで、これまで以上にお客様の営業活動を力強くご支援できるサービスへと進化させてまいります。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。