本記事でご案内するkintone連携は有償オプション機能です。
※プラグイン、サンプルスクリプトでの連携はこちらをご覧ください
※ご契約ご希望の方は、担当営業またはサポートデスクまでお問い合わせください
★ぜひご覧ください★本機能に関するセミナー動画はこちら
概要
- Ver.9.6.0（2023/04/21リリース）にて、よりかんたんにホットプロファイル上の顧客情報をkintoneへ連携できるようになりました
- 対象データ：会社／部署／リード
▼利用例：kintoneで契約管理・請求管理を行っている場合
契約先・請求先は必ずしも会社単位とは限らず、部署単位の場合が多々あります。
ホットプロファイルから会社情報・部署情報・人物情報を連携できるため、部署単位の契約先・請求先管理にもお使いいただけます。
設定手順
事前準備
- 連携したいkintoneアプリをあらかじめご準備ください
※kintoneアプリの作成につきましてはkintoneのヘルプページをご確認ください
参考：https://jp.cybozu.help/k/ja/start/app_create/add_employee_app.html - 本機能ご利用には別途オプション契約が必要です
- kintone連携の設定はシステム権限が「管理者」のユーザーのみ操作可能です
設定の流れ
ご利用にあたって
APIリクエスト数の制限
- 1アプリに対するリクエスト数：5,000 リクエスト/日まで
- ドメインごとのAPIによる同時アクセス数：100まで
上限を超えた場合はホットプロファイル側では連携実行を翌日（エラー発生翌日午前0時）まで保留いたします。
ホットプロファイルにて一度に大量データの新規登録・一括更新などを行う場合は、
金曜の夜など休日前に実行いただくことを推奨いたします。
kintone側でメンテナンスなどでアクセスできない場合にはリトライされ、
正常にアクセス出来た際に実行いたします。
IPアドレス制限
kintone側にIPアドレス制限が設定されている場合には、
ホットプロファイルからAPIアクセスするためにIPアドレスを許可して頂く必要があります。
IPアドレスに関しては別途ご案内いたしますのでサポートデスクへお問い合わせください。
連携できる項目タイプ
連携設定可能なkintoneの項目タイプは以下の通りです。
| 自動計算を設定していない文字列（1行） | ドロップダウン | リンク |
| 文字列（複数行） | ラジオボタン | ルックアップ |
| リッチエディター | 日付 | テーブル |
| 数値 | 時刻 | テーブル内の文字列１行 |
| ユーザー選択 | 日時 |
初期データの連携
本機能ではkintone連携設定後に登録・更新された情報が連携対象となります。
連携設定前にホットプロファイルに登録されたデータを連携するには、
設定時刻以降に一括更新いただくか、事前にCSVデータをkintoneアプリにご登録ください。
更新キーについて
更新キーとして設定した項目をキーに登録、更新を行います。
更新キーに設定できる項目はkintone側で「値の重複を禁止する」が設定された項目が対象です。
連携できる権限・データ
連携設定画面はホットプロファイルの管理者権限が付与されたユーザーのみに表示されます。
会社、部署は全件が連携対象となりますが、リード情報については
連携設定で登録したユーザーが参照可能な情報が連携対象となります。
Step1：接続先の情報を設定する
- [ 歯車マーク ] - [ データ連携 ] - [ kintone連携 ] をクリックします
→ [ kintone連携設定 ] 画面が表示されます - kintoneの接続情報を入力します
- 実行スケジュール、ユーザー、通知先メールアドレスを設定します
※選択したユーザーが参照可能なデータが連携されるため、連携したい情報にあわせたユーザーを設定してください - 連携したいkintoneアプリのアプリIDを入力します
※URLではなく、アプリIDのみを入力してください
例）アプリのURLが https://xxx.cybozu.com/k/123/ の場合は 123 と入力 - [ 読み込み ] ボタンをクリックします
→ 「読み込みに成功しました」と出た場合はアプリの接続設定完了です
※「読み込みに失敗しました」とエラーが表示された場合は、サブドメイン/アプリID/ログイン情報が正しいかどうかご確認ください
Step2：項目のマッピング設定を行う
ホットプロファイル側の項目をkintone側のどの項目に連携させるか設定します。
- ホットプロファイルから連携したい項目に対応する「kintoneアプリ項目」を選択します
※「kintoneアプリ項目」にはkintoneの項目の「フィールドコード」で設定した名称が表示されます
フィールドコードの設定についてはこちら：フィールドコードとは（kintoneヘルプページ）
※kintoneのフィールドコードを変更した場合は [ 読み込み ] ボタンをクリックしてアプリ情報を再読み込みしてください - 更新キーとしたい項目を選択します
※更新キーとして設定できる項目は1つのみです
※kintone側で「値の重複を禁止する」と設定されている項目のみ更新キーとして選択できます - 連携したい各項目を設定後、連携テスト でテスト連携したいデータ（会社／リード／部署）を検索します
→ 連携対象のデータが表示されます
※項目のマッピング設定を変更した場合は、[ マッピング設定を再読み込み ] を実施してください
Step3：テスト連携を実施する
- [ テスト ] ボタンをクリックします
→ 「正常に処理が行われました。」と表示されたらテスト連携が実行されています - 連携先として設定したkintoneアプリを確認し、テストしたデータが連携されているかどうか確認します
→ kintone側で連携データが確認できればテスト完了です - 「会社/部署／リード情報の連携を行う」を有効にします
- 画面下部の [ 登録 ] ボタンクリックで連携設定完了です
ご注意点
- 「会社/部署／リード情報の連携を行う」を有効に設定した以降で登録／更新されたデータのみが連携対象です。
- 複数項目のデータを1つの項目に連携することはできません。（kintoneの項目とホットプロファイルの項目は1対1の関係）
- データ連携に失敗した場合、Step1で設定した「通知先メールアドレス」宛にメール通知されます。
- APIの上限に達した場合
- ユーザーが削除されていた場合
- kintoneアプリに接続できなかった場合
- データ連携の履歴は [ データ処理状況一覧 ] 画面に記録されます。
- 項目タイプ「ルックアップ」でデータを取得している場合、データ取得元の情報が不足しているとエラーになります。エラーになった際は不足している情報を追加したうえで、データ連携を行ってください。
- データクレンジングが有効の場合は、こちらもご確認ください。
よくある質問
Q1
kintone連携オプションを使った連携では全件更新ですか？それとも、差分更新ですか？
A1
kintone連携では最後に連携したデータの更新日時以降のデータを対象に連携処理を実施します。そのため、全件ではなく、差分(更新されたデータのみ)を更新します。
Q2
カスタム項目はkintoneに連携できますか？
A2
連携可能です。ホットプロファイル上で、カスタム項目とkintone側の項目のマッピングを設定できます。
Q3
ホットプロファイル側でデータを削除した場合、kintone側でも削除は反映されますか？
A3
kintone側で削除は反映されません。登録・更新したデータのみkintoneに連携されます。
Q4
連携間隔は何分から設定できますか？
A4
最短で5分から設定できます。「5分・30分・1時間・3時間・ 6時間・ 12時間・ 24時間」の内から指定できます。
Q5
連携処理が失敗してエラーとなった場合、連携はどうなりますか？
A5
以前はエラーとなった場合は連携がOFFになるため、手動でONにする必要がありました。
Ver.10.5.0（ 2024年7月26日リリース）より、連携失敗となったデータは連携処理をスキップし、それ以降の連携処理を継続されるようになりました。