本記事ではマイページの基本操作についてご案内します。
機能概要
マイページとは
各ユーザーごとの詳細な設定が可能です。
設定はカテゴリとして「アカウント設定」「通知設定」「権限」に分かれています。
| カテゴリ | 設定項目 | 内容 |
| アカウント設定 | ユーザー情報 | ユーザー名や電話番号、メールアドレスなどの基本的な情報を入力します。 |
| マイ名刺 | オンライン名刺交換に使用するための自身の情報や名刺画像をアップロードします。 | |
| パスワード | ホットプロファイルログイン時に使用するパスワード情報の設定を行います。 | |
| メーラー設定 |
メーラーに関する情報の設定を行います。 ＊ご自身のメーラーを使ってメール配信を行う際の設定となります。（ホットプロファイルのメール一斉配信とは別となります。） |
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| 表示/初期値設定 |
表示テンプレートなど、表示と初期値に関する 情報の設定、編集を行います。 |
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| 外部連携 | 外部連携に関する情報の設定を行います。 | |
| 通知設定 | 取引先ニュース | 取引先企業のニュースやお気に入り企業の設定を行います。 |
| 営業活動ニュース | 自分の知り合いとの名刺交換通知やお気に入りユーザーの設定を行います。 | |
| マイHOT通知 | 自分に関連するリード、および企業からWebアクセスがあっ た際に自動でメールを通知するための設定を行います。 |
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| 機能別通知 | 各種メール通知の設定を行います。 | |
| 権限 | アクセス権限 | 権限の設定を確認できます。 |
| データ出力 | エクスポート機能に関する設定を行います。 | |
| 機能利用 | 各種機能の「有効」「無効」の設定を行います。 |
設定・利用方法
マイページの表示方法
画面右上のユーザー名をクリックし、「マイページ」より画面の表示が可能です。
アカウント設定
ユーザー情報
ユーザーの基本的な情報を入力します。
| プロフィール画像 | オンライン名刺交換追加機能で相手側に表示されるプロフィール画像を設定します。設定できる画像ファイルのサイズは2MBまでです。 |
| ユーザーID | ホットプロファイルにログインするためのユーザーIDとなります。マイページからユーザーIDを変更することはできません。 |
| ステータス | ステータスが「有効」のユーザーのみホットプロファイルへのログインが可能です。マイページからステータスを変更することはできません。 |
| 名前 ＊ | ユーザーの名前を設定します。名刺データ転送ツールやホットプロファイルログイン時の画面右上に表示される名前となります。 |
| 名前（カナ） | ユーザーの名前（カナ）を設定します。 |
| 部署 | ユーザーが所属している部署を設定します。管理者権限をお持ちのユーザーであればマイページから設定を変更することが可能です。 |
| 役職 | ユーザーの役職を設定します。 |
| 電話番号 | ユーザーの電話番号を設定します。スマートフォンから登録した電話番号に電話をかけることが可能です。 |
| 内線番号 | ユーザーの内線番号を設定します。 |
| 携帯電話番号 | ユーザーの携帯電話番号を設定します。スマートフォンから登録した携帯電話番号に電話をかけることが可能です。 |
| その他電話番号 | その他登録しておきたい電話番号があれば設定します。 |
| プレフィックス番号 | スマートフォンアプリから電話をかける際のプレフィックス番号を設定します。 |
| メールアドレス ＊ | ユーザーのメールアドレスを設定します。ホットプロファイルから送られる通知メールを受け取るメールアドレスです。 |
| サブメールアドレス | 上記メールアドレス以外で通知を受け取りたいメールアドレスがある場合は、サブメールアドレスに設定します。 |
| 携帯メールアドレス | 携帯メールアドレスを設定します。こちらはメール通知の対象となっておりませんのでご注意ください |
| 表示言語 | ホットプロファイルの表示言語（日本語・英語）を設定します。 |
* が付いている項目は入力必須です。
マイ名刺
オンライン名刺交換に使用するためのご自身の名刺情報を設定します。
| 項目名 | 内容 |
| マイ名刺交換用URL | ご自身の名刺情報のURLを発行します。 |
| 名刺画像（表） | ご自身の名刺画像の表面をアップロードします。 |
| 名刺画像（裏） | ご自身の名刺画像の裏面をアップロードします。 |
| 会社名 ＊ | 名刺に記載の会社名を正式名称で入力します。 |
| 部署 | 名刺に記載の部署を入力します。 |
| 役職 | 名刺に記載の役職を入力します。 |
| 姓 ＊ |
名刺に記載の姓を入力します。 ※初期設定時は姓、名が入力されているため姓のみに修正します。 |
| 名 |
名刺に記載の名を入力します。 ※初期設定時は姓、名が入力されているため名のみに修正します。 |
| 姓カナ |
ご自身の姓カナを入力します。 ※初期設定時は姓カナ、名カナが入力されているため姓カナに修正します。 |
| 名カナ |
ご自身の名カナを入力します。 ※初期設定時は姓カナ、名カナが入力されているため名カナに修正します。 |
| 電話番号 | 名刺に記載の電話番号を入力します。 |
| FAX | 名刺に記載のFAXを入力します。 |
| メールアドレス ＊ | 名刺に記載のメールアドレスを入力します。 |
| 携帯電話番号 |
名刺に記載の携帯電話番号を入力します。 （名刺に記載がない場合、必要に応じて入力します。） |
| 携帯メールアドレス |
名刺に記載の携帯メールアドレスを入力します。 （名刺に記載がない場合、必要に応じて入力します。） |
| 郵便番号 | 名刺に記載の郵便番号を入力します。 |
| 都道府県 | 名刺に記載の都道府県を入力します。 |
| 住所 | 名刺に記載の住所を入力します。 |
| URL |
名刺に記載のURLを入力します。 （名刺に記載がない場合、必要に応じて入力します。） |
* が付いている項目は入力必須です。
マイ名刺機能については別途オンライン名刺交換のFAQをご参照ください。
パスワード
パスワードに関する情報の設定を行います。
| 項目名 | 内容 |
| 新しいパスワード |
ホットプロファイルにログインするためのパスワードとなります。変更しない場合は空欄のままにしてください。パスワード変更後はログイン画面が表示されますので、再度ログインを行ってください。 *パスワードルールは次の通りです。 |
| 前回のパスワード変更日 | 前回のパスワード変更日を表示します。 |
| パスワード無期限 |
パスワードの有効期限を無期限にする設定です。 ・有効の場合 パスワードを変更することなくそのまま無期限でご利用いただけます。 ・無効の場合 メニュー右上 [ 設定≪歯車アイコン≫ ] - [ 基本設定 ]– （30日、60日、90日、180日、1年）が適用され、有効期限までの日数が 管理者権限をお持ちのユーザーであればマイページから設定を変更することが可能です。 |
メーラー設定
メーラーの基本的な情報を入力します。
| 項目名 | 内容 |
| メーラー |
以下の中からお使いのメールソフトを設定します。 ・Shift_JIS対応メーラー Outlook(2010,2013,2016) ・UTF-8対応メーラー Outlook(2010,2013,2016) 、Thunderbird、 MacOS Xメール、iOSメール ・Gmail ・Outlook(Office365,Exchange Online) |
| メール本文出力設定 |
メール本文に差し込む項目を設定します。差し込める項目は以下のとおりです。 ・会社名 ・部署名 ・役職名 ・姓 ・署名 |
| 署名 | メール本文に差し込む署名を設定します。 |
表示/初期値設定
表示テンプレートなど、表示と初期設定に関する情報の設定、編集を行います。
本画面では上記の通り、各種機能の初期値に関する設定がまとまっていますので、
運用前の段階で事前に設定していただくことで、利用者様にあわせた運用が可能です。
| 項目名 | 内容 | |
| ダッシュボード管理 | 表示ダッシュボード | ダッシュボードが複数ある場合に最初に表示するダッシュボードを設定できます よく利用するダッシュボードを設定してください |
| 名刺管理 | ニュースエリア | 名刺管理一覧画面のニュースエリアの表示／非表示を切り替えることができます。 |
| 名刺非公開 | 名刺の「公開ステータス」で「非公開（自分のみ）」を選択できるようにします。マイページから変更することはできません。 | |
| データ化依頼時の タグ初期値 |
名刺をデータ化依頼する際にあらかじめ指定したタグを付与しておくことができます 毎回設定するタグが決まっている場合などにオススメです |
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| 報告管理 | 表示テンプレート | 報告管理一覧を閲覧する際や新規登録時に最初に表示する表示テンプレートを設定できます よく利用する表示テンプレートを設定してください |
| 報告確認者設定 | 新規登録時に初期値として入力済みにするユーザーを選択します 報告を確認する方（上長や同じ部署の方など）をご登録ください ※表示テンプレートの初期値設定が優先されます （表示テンプレートの初期値設定 ＞ ユーザー管理、マイページの初期値設定） |
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| 報告非公開 | 報告の「公開範囲」で「営業担当者のみ」を選択できるようにします。マイページから変更することはできません。 | |
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商談管理
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表示テンプレート | 商談管理一覧を閲覧する際や新規登録時に最初に表示する表示テンプレートを設定できます。 |
| 商談ステージグループ | 商談を登録する際に設定する商談ステージをあらかじめ指定することができます。 ※表示テンプレートの初期値設定が優先されます。 （表示テンプレートの初期値設定 ＞ ユーザー管理、マイページの初期値設定） |
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| タスク管理 | タスク割当通知先 | 新規登録時に初期値として入力済みにするユーザーを選択します。タスク割当を共有する方（上長や同じ部署の方など）をご登録ください。 |
| 未完了タスク通知先 | 新規登録時に初期値として入力済みにするユーザーを選択します。未完了タスクを共有する方（上長や同じ部署の方など）をご登録ください。 | |
| メール管理 | サンクスメール テンプレート |
データ化完了時に送信するお礼メールのテンプレート初期値を選択します。 メールテンプレートはメール管理から設定してください。 |
| 議事録メール テンプレート |
報告管理詳細から送信する議事録メールのテンプレート初期値を選択します。 メールテンプレートはメール管理から設定してください。 |
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「表示テンプレート」では、「報告管理」「商談管理」で使用する項目を運用に合わせて
カスタマイズが可能な機能です。
表示項目設定＞表示テンプレート管理 から「表示テンプレート管理」の表示が可能です。
外部連携
「アカウント設定」項目内にある「外部連携」にて外部連携に関する情報の設定を行います。
現在「外部サービス連携」「Office365」「ChatWork」「Teams」の連携設定が可能です。
| 項目名 | 内容 |
| 外部サービス連携 （API連携） |
外部サービスとの連携用APIキーを発行します。APIを使用することでホットプロファイルのデータを外部サービスへ受け渡すことができるようになります。 |
| Office 365連携 | Office 365と連携すると指定した名刺情報をOffice 365の連絡先に登録できるようになります。Office 365と連携するためには、別途Office 365のアカウントが必要です。 |
| ChatWork連携 | ChatWorkと連携すると指定したルームに通知することができるようになります。ChatWorkと連携するためには、別途ChatWorkのアカウントとルームが必要です。 |
| Teams連携 | Teamsと連携すると指定したチャネルに通知することができるようになります。 Teamsと連携するためには、別途Teamsのアカウントとチャネルが必要です。 |
通知設定
取引先ニュース
「通知設定」項目内にある「取引先ニュース」にて取引先企業のニュースやお気に入り企業の設定を行います。
| 項目名 | 内容 |
| メール通知 | 人事異動ニュース、企業ニュース、お気に入り企業のお知らせをメールで受け取りたい場合はチェックを入れます。 |
| 人事異動ニュース | ご自身が名刺を交換した取引先の人事異動ニュースをお知らせします。 |
| 企業ニュース | ご自身が名刺を交換した企業のWebサイト上のニュースをお知らせします。 |
| お気に入り企業 | 登録した企業へ商談の新規登録・更新、報告の新規登録が行われた際にお知らせします。管理者権限をお持ちのユーザーであればマイページから設定を変更することが可能です。 |
営業活動ニュース
「通知設定」項目内にある「営業活動ニュース」にて自分の知り合いとの名刺交換通知やお気に入りユーザーの設定を
行います。
| 項目名 | 内容 | |
| メール通知 | 自分の知り合いとの名刺交換通知、お気に入りユーザーのお知らせをメールで受け取りたい場合はチェックを入れます。 | |
| 自分の知り合いとの名刺交換通知 | 自分が名刺交換している相手とほかのユーザーが名刺交換した場合にお知らせします。 | |
| お気に入りユーザー | 商談登録、更新報告 登録通知 |
登録したユーザーが商談の新規登録・更新、報告の新規登録が行われた際、１日１回まとめてお知らせします。 |
| 商談ステージ滞留通知 | 登録したユーザーの商談が滞留した際に１日１回まとめてお知らせします。 ＊管理者による設定が必要です。 |
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| 大型案件発生通知 | 登録したユーザーの商談で金額もしくは粗利金額に一定額以上の商談が登録された際にすぐにお知らせします。 ＊管理者による設定が必要です。 |
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※お気に入りユーザーの項目について、管理者権限をお持ちのユーザーであればマイページから設定を変更することが
可能です。
マイHOT通知
※ご契約内容によっては別途オプション追加が必要です。
ご契約内容やオプションに関してはサポートデスクまたは弊社営業担当までお問い合わせください。
「通知設定」項目内にある「機能別通知」にて各種メール通知の設定を行います。
| 項目名 | 内容 | |
| メール通知 | 自分に関するリード、および企業からWebアクセスがあった際のお知らせをメールで受け取りたい場合はチェックを入れます。 | |
| 通知時刻 | 通知を受け取りたい時刻を設定します。 | |
| 通知条件 | ページグループ | 対象のURLをページグループから設定します。 |
| 個別追加ページ（URL） | 対象のURLを個別に設定します。 | |
| 名刺関連リード/会社 | 所有している名刺に関連するリード、会社を対象にするかしないかを設定します。 | |
| 報告関連リード/会社 | 自身が登録した報告に関連するリード、会社を対象にするかしないかを設定します。 | |
| 商談関連リード/会社 | 自身が登録した商談に関連するリード、会社を対象にするかしないかを設定します。 | |
| 閲覧回数 | 対象のURLの閲覧回数を設定します。 | |
| 除外企業 | 通知を除外したい企業を設定します。 | |
マイHOT通知機能については別途「マイHOT通知」のFAQをご参照ください。
機能別通知
「通知設定」項目内にある「機能別通知」にて各種メール通知の設定を行います。
| 項目 | 内容 | |
| 名刺管理 | 名刺登録通知 | 名刺のデータ化完了をお知らせします。1日1回まとめてお知らせします。 |
| 報告管理 | コメント通知 | 報告の自分宛コメントをお知らせします。登録後、すぐにお知らせします。 |
| 確認者通知 | 報告の確認者通知をお知らせします。登録後、すぐにお知らせします。 | |
| 登録通知 | 報告のメール通知先に自分が登録された際にお知らせします。登録後、すぐにお知らせします。 ＊報告を登録するユーザーが任意で登録します。 |
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| タスク管理 | タスク割当通知 | タスクの営業担当者に自分が登録されたことをお知らせします。登録後、すぐにお知らせします。タスク登録画面で任意のユーザーへの通知も追加できます。 |
| 未完了タスク通知 | 未完了のタスクをお知らせします。1日1回まとめて期限の前日にお知らせします。 タスク登録画面で任意のユーザーへの通知も追加できます。 |
|
| 商談管理 | 登録通知 |
商談のメール通知先に自分が登録された際にお知らせします。登録後、すぐにお知らせします。 ＊商談を登録するユーザーが任意で登録します。 |
| 再アプローチ通知 | 商談を失注した際に、再アプローチ通知日、通知先を設定しておくことでお知らせします。 ＊商談を編集するユーザーが任意で登録します。 |
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| 営業アプローチリスト管理 | 対応期限通知 | 対応期限が切れる活動をお知らせします。期限の前日朝にお知らせします。 ＊活動リストの対応期限が翌日で状態が未着手or継続の場合にお知らせします。 |
| 再アプローチ通知 | 当日の再アプローチ予定をお知らせします。期限の前日朝にお知らせします。 ＊活動リストの次回対応日が当日で状態が未着手or継続の場合にお知らせします。 |
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| キャンペーン管理 | 追加候補リード通知 | ターゲットとなる新しいリードを見つけた際にメールでお知らせします。 ＊キャンペーン管理画面で通知先を設定できます。 |
| HOTリード通知 | ターゲットからさらに絞り込んだ案件化見込みの高いリードを見つけた際にメールでお知らせします。 ＊キャンペーン管理画面で通知先を設定できます。 |
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| Webフォーム | 登録通知 | 新しい問い合わせが登録された際にメールでお知らせします。 ＊Webフォームで通知先を設定できます。 |
| オンライン名刺交換 | 承認依頼通知 | オンライン名刺交換で名刺画像が届いた際にお知らせします。 |
| エクスポート・インポート | エクスポート処理・インポート処理完了時にメールでお知らせします。 | |
権限
アクセス権限
「権限」項目内にある「アクセス権限」にて権限の設定を確認できます。
| 項目名 | 内容 |
| システム権限 |
「管理者」「一般」「チャットのみ」から選択します。 ・管理者：すべての機能を利用できます。 ・一般：ユーザー管理やインポートなど、権限のない機能は利用できません。 ・チャットのみ：チャット機能のみを利用できます。 |
| 権限グループ |
名刺、報告、商談の公開範囲を指定する際に、閲覧範囲を制限するための設定です。 ＊権限グループ管理画面で設定が可能です。 |
※アクセス権限の項目について、マイページから設定を変更することはできません。
データ出力
「権限」項目内にある「データ出力」にてエクスポート機能に関する設定を行います。
| 項目名 | 内容 |
| 一括エクスポート | 一括エクスポート機能の「有効」「無効」を設定します。有効の場合、閲覧権限に関係なく名刺、報告、商談、目標のデータをすべて一括エクスポートできます。 |
| エクスポート | エクスポート機能の「有効」「無効」を設定します。有効の場合、各一覧画面で検索結果をエクスポートすることができます。 |
| エクスポート権限 |
名刺管理一覧、リード管理一覧でのエクスポート権限を設定します。 全データ：閲覧できるすべてのデータをエクスポートします。 |
※データ出力の項目について、管理者権限をお持ちのユーザーであればマイページから設定を変更することが可能です。
機能利用
「権限」項目内にある「機能利用」にて各種機能の「有効」「無効」が設定可能です。
| 項目 | 内容 | |
| キャンペーン管理 | キャンペーン管理機能の「有効」「無効」を設定します。 | |
| セミナー管理 |
セミナー管理機能の「有効」「無効」を設定します。 ※キャンペーン管理機能が「有効」の場合はセミナー管理機能も「有効」となり、「無効」にすることができません。 |
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| メール一斉送信 | メール一斉送信機能の「有効」「無効」を設定します。 | |
| ABテストメール | ABテストメール機能の「有効」「無効」を設定します。 | |
| 個別メール | 個別メール機能の「有効」「無効」を設定します。 | |
| タグ管理 | タグ管理機能の「有効」「無効」を設定します。 | |
| リード管理 | リード重複マージ | リード重複マージ機能の「有効」「無効」を設定します。 |
| 編集 | リードの編集機能の「有効」「無効」を設定します。 | |
| 削除 | リードの削除機能の「有効」「無効」を設定します。 | |
| 会社管理 | 会社重複マージ | 会社重複マージ機能の「有効」「無効」を設定します。 |
| 編集 | 会社管理の編集機能の「有効」「無効」を設定します。 | |
| 削除 | 会社管理の削除機能の「有効」「無効」を設定します。 | |
※機能利用の項目について、管理者権限をお持ちのユーザーであればマイページから設定を変更することが可能です。