本記事では「基本設定」メニューでできることについて説明します。
※基本設定はシステム権限が「管理者」のユーザーのみ操作可能です
※ご契約の内容により、表示される項目が異なります
- 基本設定とは
- リード更新設定
- 名刺／リード名寄せ設定
- 会社名名寄せ設定
- リード／会社の営業担当者自動設定
- アクセス権限設定
- リードのアクセス権限設定
- ファイル入出力設定
- 部署出力設定
- 金額項目の単位（報告、商談、目標）
- 名刺画像の非公開設定
- 名刺データ化依頼の制限
- デフォルト名刺データ化依頼方法
- 名刺／リードの簡易検索項目
- URLクリック設定
- 開封通知設定
- プレフィックス電話
- 目標設定
- Webフォーム 取り込み設定
- Webアクセス企業 除外設定
- ページグループ設定
基本設定とは
ホットプロファイル全体の設定変更ができます。
本記事で説明する設定はユーザーアカウント別には設定できず、お客様がご利用される環境全てに反映されます。
基本設定は、管理者権限のアカウントで設定が可能です。
一般ユーザー様で基本設定の内容を変更したい場合、管理者権限を持つユーザー様へご相談ください。
基本設定で設定できる内容
| カテゴリ | 設定項目 | 内容 |
| 基本設定情報 | リード更新設定 | 名刺登録（更新）時にリードを登録（更新）するかを設定します。 リードを公開したくない場合に名刺の公開範囲にあわせてリードの更新方法を選択するための設定です。 |
| 名刺／リード名寄せ設定 | 名刺登録時にリードを登録する場合、名刺のどの項目が一致した際にリードの名寄せを行うかを設定します。 | |
| 会社名名寄せ設定 | 既に登録されている会社名と同じ会社の名刺が登録された場合、会社のどの項目が一致した際に会社の名寄せを行うかを設定します。 | |
| 企業情報の自動更新設定 | 弊社企業データベースの更新があった場合に 「会社管理」に登録されている企業情報を自動で更新するかを設定します。 「自動更新する」を設定した場合、「業種」「従業員数」「資本金」「上場区分」「郵便番号」「都道府県」「住所」の項目が手動、更新インポート、APIでの編集不可となります。 |
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| リード／会社名の営業担当者自動設定 | 新規でリードが作成された際、新規で会社が作成された際の「営業担当者」の初期値を設定します。 | |
| アクセス権限設定 | 特定のグループに所属するユーザー同士で制御をかける「権限グループ」によるアクセス制御かユーザーの所属する部署ごとに制御をかける「部署権限」のどちらかのモードでのアクセス制御を行うかを設定します。 | |
| リードのアクセス権限設定 | リードのアクセス制御に関する設定です。 リードについてもアクセス権限にしたがった制御を行うか、リードはアクセス制御に関わらず全ユーザがアクセス可能とするかを設定します。 |
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| ファイル入出力設定 | ホットプロファイルにデータを取り込む際（インポート）、ホットプロファイルからデータを出力する際（エクスポート）のCSVファイルの文字コードについての設定です。 | |
| 部署出力設定 | ホットプロファイルから出力（エクスポート）したファイル内の「部署」の項目について、階層ごとにスペースを含めて出力するかスペースなしで出力するかを設定します。 | |
| 金額項目の単位（報告、商談） | ホットプロファイル上のWebアプリとホットプロファイルから出力（エクスポート）したファイルの中の「金額」の項目に「円」付与するかしないかを設定します。 | |
| 名刺画像の非公開設定 | 自分が所有している名刺の名刺画像を非公開にすることを許可するか許可しないかを設定します。 | |
| 名刺データ化依頼の制限 | 名刺のデータ化依頼方法を制限する設定です。 名刺をデータ化依頼する際に「OCR依頼」を許可するかどうかを設定します。 |
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| デフォルト名刺データ化依頼方法 | オンライン名刺交換の際に使用する設定です。 相手から受け取った名刺画像の名刺データ化依頼方法の初期値を「OCR依頼」または「オペレーター依頼」のいずれかで設定します。 |
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| 名刺／リードの簡易検索項目 |
名刺画面、リード管理画面の簡易検索で指定する項目を以下2パターンから選択することができます。
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| 商談ステージグループ複数登録設定 |
部署や製品ごとなど、複数の商談ステージグループを利用したい場合は「有効」にします。 |
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| 多重ログイン制限 |
同時ログイン制御に関する設定です。
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| 管理者パスワード最低12文字制限 |
設定を無効から有効にした場合、現在使用中の管理者パスワードは全て無効となります。 |
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| マイ名刺 | マイ名刺編集許可 | ユーザーにマイ名刺の編集を編集を許可する設定です。 |
| マイ名刺交換用URLの最長有効期限 | マイ名刺交換用URLの最長有効期限を設定できます。 | |
| メール送信 | URLクリック設定 | ホットプロファイルから送信したメールに記載されたURLがクリックされたかどうかを測定するための設定です。 |
| 開封通知設定 | ホットプロファイルから送信したメールの開封履歴を取得するための設定です。 | |
| プレフィックス電話 | プレフィックス電話名 | スマートフォンアプリから電話をかける際に設定した番号を付与することができる設定です。 |
| プレフィックス番号 | ||
| 説明 | ||
| 目標設定 | 決算月 | 「目標管理」で起算とする決算月を設定します。 ※「目標管理」ご契約時に表示されます |
| Webフォーム | リード取込み設定 | ホットプロファイルで作成したWebフォームに回答があった場合、どのようにしてリードに取り込むかを設定します。 自動で取り込むか手動で取り込むかを設定できます。 ※「Webフォーム」ご契約時に表示されます |
| Webアクセス企業除外設定 | ホームページにアクセスのあった企業のうち、指定したIPアドレスからのアクセスログを除外する設定です。 画面上に非表示にしたい企業のIPアドレスを登録します。 ※「Webアクセス企業」ご契約時に表示されます |
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| ページグループ設定 | ホームページの複数のURLをグループ化する設定です。 URLをまとめてグループ化し、Webトラッキングログ画面やキャンペーン管理で使用します。 ※「Webトラッキングログ」ご契約時に表示されます |
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リード更新設定
ホットプロファイルでは名刺をデータ化した（インポート含む）際に、
名刺以外にも名刺情報を名寄せした「リード」という人物情報のデータが作成されます。
ただし、名刺が「グループのみ公開」、「非公開」でデータ化された際に、リード情報が作成されては困るといった
場合もあるかと思います。
本設定では、名刺の公開範囲にあわせてリード情報を作成、更新する設定を選択することができます。
| ポイント | |
|
名刺は非公開なのにリードが作成されては困る……といった場合に「リード更新設定」で名刺の公開範囲にあわせて |
|
設定箇所
リードを更新する際の設定です。
名刺の公開範囲にあわせてリードの更新方法を選択します。
※初期値：自動（制限モード）
[ 編集 ] ボタンをクリックすると設定を変更できます。
リードの登録状況と名刺の公開範囲によってリードの作成、更新の動作が異なります。
| 設定値 |
リードの 登録状態 |
名刺の公開範囲 「全体に公開」 |
名刺の公開範囲 「所属するグループのみ公開」 |
名刺の公開範囲 「非公開」 |
| 自動 （共有モード） |
未登録 | リードが新規作成される | リードが新規作成される | リードが新規作成される ※リードの名刺所有者は「非公開ユーザー」と表示 |
| 登録済 | リードが更新される | リードが更新される | リードが更新される | |
| 自動 （制限モード） |
未登録 | リードが新規作成される | リードが登録されない | リードが登録されない |
| 登録済 | リードが更新される | リードが更新されない | リードが更新されない | |
| 手動 | 未登録 | リードが新規作成される | リードが登録されない | リードが登録されない |
| 登録済 | リードが更新されない | リードが更新されない | リードが更新されない |
スマートフォンアプリの動作
リード更新設定が「自動（共有モード）」以外の場合、スマートフォンアプリの公開ステータスの初期値設定が
行えません。
名刺／リード名寄せ設定
名刺／リードの名寄せ方法についての設定です。
名刺のどの項目が一致した際にリードの名寄せを行うかを設定します。
リードや名寄せについてはこちら（リード管理）をご覧ください。
[ 編集 ] ボタンをクリックすると設定を変更できます。
※初期値：[会社名]と[氏名]と[メールアドレス]が一致
| 設定値 | 内容 | |
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[会社名]と[氏名]が一致 |
名刺 | 「会社名」と「氏名（姓名）」が一致している名刺が登録された場合（名刺センターからの登録、インポートでの登録）、ユーザー（名刺所有者）ごとに「名刺交換日」が新しいものをアクティブ、古いものを非アクティブに変更します。 |
| リード | 「会社名」と「氏名（姓名）」が一致している名刺が登録された場合、「名刺交換日」がリードの「情報取得日」より新しい場合、リード更新します。 | |
| [会社名]と[氏名]と [メールアドレス]が一致 |
名刺 | 「会社名」と「氏名（姓名）」と「メールアドレス」が一致している名刺が登録された場合（名刺センターからの登録、インポートでの登録）、ユーザー（名刺所有者）ごとに「名刺交換日」が新しいものをアクティブ、古いものを非アクティブに変更します。 |
| リード | 「会社名」と「氏名（姓名）」と「メールアドレス」が一致している名刺が登録された場合、「名刺交換日」がリードの「情報取得日」より新しい場合、リード更新します。 | |
会社名名寄せ設定
ホットプロファイルでは名刺をデータ化した（インポート含む）際に、ホットプロファイル上に該当の会社が存在しない場合、会社が新規で作成されます。
すでにホットプロファイル上に存在する会社と同一会社と思われる名刺がデータ化された場合は、すでに登録されている会社に紐づきます。本設定では、会社の名寄せを行うキーを設定します。
[ 編集 ] ボタンをクリックすると設定を変更できます。
※初期値：同名会社は企業情報を利用して名寄せ
| 設定値 | 内容 |
| 同名会社は企業情報を利用して名寄せ | 会社名が同じ会社がある場合、ホットプロファイルで管理している企業情報とマッチングを行い同じ会社であるかを判定して名寄せします。 同一会社名との名刺交換が発生する可能性がある場合は本設定を推奨します。 |
| 会社名のみで名寄せ | 会社名が同じ場合は同じ会社として名寄せします。 ※同一会社名、別会社の場合も1つの会社となります。 |
リード／会社の営業担当者自動設定
リードと会社の「営業担当者」欄には初めてリード、および会社が作成された際の「名刺所有者」が登録されます。
実際には担当営業ではない「名刺所有者」（ユーザー）が先に名刺を登録する場合を想定し、「営業担当者」を
空欄に設定することも可能です。
| ポイント | |
|
「営業担当者」は自動では更新されません。 |
|
[ 編集 ] ボタンをクリックすると設定を変更できます。
※初期値：名刺所有者
アクセス権限設定
ホットプロファイル では、必要に応じて情報の公開範囲を限定することができます。
権限の設定方法は以下の2種類から選択可能です。
※権限グループモードと部署権限モードを併用することはできません。
「部署権限モード」と「権限グループモード」の主な違いは以下の通りです。
| 対象機能 | 権限グループモード | 部署権限モード |
|
名刺 |
登録時の公開範囲（ステータス）によって範囲変更可 ・全体に公開 ・自分が所属するグループのみ公開 ・非公開（自分のみに公開） |
アクセスする部署、 アクセスされる部署の定義を テンプレートで指定する
※テンプレートは以下３種のアクセス制御パターンを組み合わせて作成する
◯：閲覧・更新可能 △：閲覧のみ可 ✕：閲覧不可 |
| リード※ |
営業担当者または名刺所有者が所属するグループのみ閲覧可 |
|
| 報告 |
登録時の公開範囲（ステータス）によって範囲変更可 ・全体に公開 ・営業担当者が所属している権限グループに公開 ・営業担当者＋権限グループを指定して公開 ・営業担当者のみ |
|
| 商談 | 営業担当者が所属するグループのみ |
※ リードにもアクセス権限を設定したい場合は、後述の「リードアクセス権限設定」の設定が必要です。
アクセス権限についての設定です。特定のグループに所属するユーザー同士で制御する「権限グループ」か
ユーザーの所属する部署ごとに制御する「部署権限」のどちらのモードでのアクセス制御を行うかを設定します。
初期値：権限グループモード
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
|
設定値 |
内容 |
| 権限グループモード | 権限グループに基づき、編集、表示を制御します。 |
| 部署権限モード |
部署の権限に基づき、編集、表示を制御します。 |
権限グループモード、部署権限モードの詳細については別紙をご参照ください。
リードのアクセス権限設定
リードのアクセス権限についての設定です。
リードについてもアクセス権限にしたがった制御を行うか、リードはアクセス制御に関わらず全ユーザが
アクセス可能とするかを設定します。
初期値：無効
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 | |
| 有効 | 権限グループモード | リードの「営業担当者」、「名刺所有者」が自分と同じ権限グループに所属している場合、リードを閲覧することができます。 |
| 部署権限モード | リードの「営業担当者」、「名刺所有者」が自分と同じ部署に所属している場合、部署権限モードのアクセスパターンに沿ってリードの閲覧や編集が行なえます。 | |
| 無効 | 権限グループモード | すべてのリードを閲覧することができます。 |
| 部署権限モード | すべてのリードを閲覧することができます。 | |
ファイル入出力設定
ホットプロファイルでは名刺やリード、会社情報などのファイルをCSVファイルとして
出力（エクスポート）することや、お持ちのリストを入力（インポート）することができます。
ファイル入出力設定では、これらのCSVファイルの文字コードを「Shift-JIS」または「UTF-8」で入出力するかを設定します。
※ホットプロファイルのデータは [ UTF-8 ] 形式で保存されています
初期値：Shift-JIS（標準）
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| Shift-JIS（標準） |
ホットプロファイルからエクスポートするファイルはShift-JISとなります。 |
| UTF-8 |
ホットプロファイルからエクスポートするファイルはUTF-8となります。 |
Tips：CSVファイルをUTF-8で保存する方法
1. CSVファイルをテキストエディタ（メモ帳など）で開きます
2. [ ファイル ] - [ 名前を付けて保存 ] をクリックします
3. [ 文字コード ] を [ UTF-8 ] に変更し保存します
部署出力設定
ホットプロファイルからデータを出力（エクスポート）したCSVファイルの「部署」の項目について、
スペースを含めるか含めないかの設定です。
（例）年賀状や挨拶状等の送付先リストとして活用する際、
宛名の部署名にスペースを含めて印字したい場合にご活用いただけます。
初期値：区切り文字なし
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| 区切り文字なし |
エクスポートした名刺、リードのファイルの部署は区切り文字なしで出力されます。 例）営業部１課１グループ |
| 区切り文字あり |
エクスポートした名刺、リードのファイルの部署は半角スペースが含まれて出力されます。 |
金額項目の単位（報告、商談、目標）
金額項目の単位についての設定です。
ダッシュボード、報告管理、商談管理画面、出力（エクスポート）したCSVファイルの金額に「円」を表示するか
しないかの設定です。
初期値：円
| ポイント | |
|
|
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| 円 | 報告管理（予算金額）、商談管理（金額、粗利金額）、ダッシュボード画面（目標）、および、エクスポートしたファイルに「円」を表示します |
| 表示なし | 報告管理（予算金額）、商談管理（金額、粗利金額）、ダッシュボード画面（目標）、および、エクスポートしたファイルに「円」を表示しません |
報告管理での該当箇所です。
商談管理での該当箇所です。
ダッシュボードでの該当箇所です。
名刺画像の非公開設定
画像非公開設定を許可した場合、自分が所有している名刺の画像を非公開にする設定が可能です。
名刺に他人に見られたくないメモなどを記載している場合に使用します。
自分が所有している名刺の名刺画像を非公開にすることを許可するか許可しないかを設定します。
初期値：無効
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| 有効 |
名刺画像を非公開にすることを許可する設定です 本設定が有効の場合、自分が所有する名刺の画像を非公開にしたい場合に名刺画像のみを非公開とすることが可能です ※名刺画像に個人的がなメモを記載してしまった場合などにご利用いただけます |
| 無効 |
名刺画像を非公開にさせない設定です 本設定が無効の場合、全ユーザーが名刺画像を非公開にすることができません |
名刺データ化依頼の制限
ホットプロファイルでは、名刺のデータ化を依頼する際に「オペレーター入力」と「OCR依頼」が選択できます。
本設定では、「OCR依頼」を選択できないように設定することで精度の高いデータの管理が行えます。
OCRでの依頼を制限すると名刺データ転送ツールやスマートフォンアプリでOCRでの依頼が行えなくなります。
「制限する」場合はOCR依頼が選択できず、すべてオペレーター依頼となります。
初期値：制限しない
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
|
設定値 |
内容 |
| 制限しない |
OCR依頼を許可する場合に設定します 名刺データ転送ツール、スマホアプリで「OCR登録」が表示されます |
| オペレーター入力のみ |
OCR依頼を許可しない場合に設定します 名刺データ転送ツール、スマホアプリで「OCR登録」が表示されません ※OCR登録をされたくない場合に本設定を行ってください |
デフォルト名刺データ化依頼方法
オンライン名刺交換で相手から受け取った名刺画像はホットプロファイルの名刺管理 一覧画面に
「承認待ち名刺」という形で一時的に保存されます。
「承認待ち名刺」は通常の名刺データ化依頼と同様に、名刺交換日やタグ、メモ等の設定が可能です。
相手から受け取った名刺画像の名刺データ化依頼方法の初期値を「OCR依頼」または「オペレーター依頼」の
いずれかで設定します。
初期値：オペレーター入力
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| オペレーター入力 |
初期の名刺データ化依頼方法を「オペレーター入力」としたい場合に設定します オペレーター入力の場合は名刺のデータ化依頼後にオペレーターが名刺情報を修正します |
| OCR登録 |
初期の名刺データ化依頼方法を「OCR入力」としたい場合に設定します OCR登録の場合は名刺のデータ化依頼後にオペレーターの名刺情報修正は行わず、OCR処理のみでデータ化を行います |
名刺／リードの簡易検索項目
名刺管理画面とリード管理画面の簡易検索機能で検索対象とする項目を選択できます。
項目数を減らすことで検索速度を上げることができます。
「会社名、氏名、部署、役職、メールアドレス、住所で検索」か「会社名、氏名、メールアドレスで検索」を
選択します。
初期値：会社名、氏名、メールアドレスで検索
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| 会社名、氏名、部署、役職、メールアドレス、住所で検索 |
名刺管理、リード管理画面の簡易検索機能にて、会社名、氏名、部署、役職、メールアドレス、住所の５つの項目から検索できます |
| 会社名、氏名、メールアドレスで検索 | 名刺管理、リード管理画面の簡易検索機能にて、会社名、氏名、メールアドレスの３つの項目から検索できます |
URLクリック設定
URLクリック設定を行うと、ホットプロファイルから送信したメールの文中に挿入したURLが
クリックされたかどうかを測定できます。
| ポイント | |
|
|
初期値：無効
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| 有効 |
ホットプロファイルから送信したメール文中のURLをクリックした履歴をログとして取得できます メール履歴画面からクリックしたかどうかを確認できます |
| 無効 | ホットプロファイルから送信したメール文中のURLをクリックした履歴をログ取得しません |
開封通知設定
開封通知設定を行うと、ホットプロファイルから送信したメールが開封されたかどうかを測定できます。
| ポイント | |
| ・メールの開封結果を測定するためには、HTML形式でメール送信を行う必要があります。 | |
初期値：無効
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| 有効 |
ホットプロファイルから送信したメールが開封されたかどうかを把握できます |
| 無効 | ホットプロファイルから送信したメールが開封されたかどうかは把握できません |
プレフィックス電話
基本設定で登録したプレフィックス番号を付与して電話をかけることができます。
※基本設定以外にユーザー管理画面またはマイページでの設定が必要です。
初期値：未設定
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| プレフィックス電話名 |
任意の名前を入力します こちらで設定した「プレフィックス電話名」をユーザーごとに設定することでホットプロファイルのスマートフォンアプリから電話をかける際に以下のプレフィックス番号が付与されます |
| プレフィックス番号 | 付加したい番号を入力します |
| 説明 |
説明文を入力します |
目標設定
ダッシュボードの「営業成績サマリー」、「目標達成状況グラフ」での目標金額に使用します。
「決算月」に指定した翌月をスタートとして目標を入力します。
目標管理の決算月に関する設定です。
初期値：3月
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| １月～１２月 |
お客様の決算月にあわせて該当する月を選択します。 （例） |
Webフォーム 取り込み設定
ホットプロファイルでWebフォームを作成し、Webフォームに回答があった際に、回答内容をリードに取り込むことができます。取り込み方法について、手動、もしくは自動で取り込むかを選択できます。
| ポイント | |
|
・「自動」の場合、入力者の入力方法によりリードが重複する可能性があります。 |
|
自動で取り込むか手動で取り込むかを設定できます。
初期値：手動
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| 手動 |
ホットプロファイルのWebフォームに登録された情報をリードに取り込む際に手動で取り込みを行います。 ※登録された情報に揺れ（株式会社ハンモック、（株）ハンモック など）があり、そのまま取り込んでしまうとリードや会社が重複してしまいそうな場合には手動にし、加工してから取り込んでいただくことを推奨しています。 |
| 自動 | ホットプロファイルのWebフォームに登録された情報をリードに取り込む際に自動で取り込みを行います。 |
Webアクセス企業 除外設定
Webアクセス企業除外設定とは会社のホームページにアクセスがあった情報を解析し、
どういった会社からのアクセスがあったかを把握する機能です。
本設定では、自社内やグループ会社、販売代理店などのIPアドレスを除外登録することで、
Web画面から非表示とすることができます。
Webアクセス企業画面にて除外したIPアドレスからのログを非表示とすることができる機能です。
画面上で非表示にしたい企業のIPアドレスを登録します。
初期値：未設定
「追加」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| IPアドレス |
Webアクセス企業画面で表示を除外したいIPアドレスを登録します。 自社のIPアドレスや販売店のIPアドレスを登録するとWebアクセス企業画面で表示されなくなります。 |
| メモ | メモを登録します。 |
ページグループ設定
Webトラッキングログを検索する際に、あらかじめURLをグループ化しておくことでグループ単位での
検索が可能です。
Webアクセス企業画面、Web閲覧者画面にてあらかじめグループ化したURL単位での検索が行えます。
Webトラッキングログ画面やキャンペーン管理で使用します。
初期値：未設定
「編集」をクリックすると設定を変更できます。
| 設定値 | 内容 |
| ページグループ名 |
任意の名前を設定します。 製品別や導入事例のページなどグループ化を行うと、Webアクセス企業画面、Webトラッキングログ画面、キャンペーン管理画面でのリード抽出の際に便利です。 |
| ステータス | 「有効」、「無効」を選択します。 |
| URL | 該当のURLを設定します。 |
| 一致条件 | 「のURLと一致する（完全一致）」、「のURLから始まる（前方一致）」を選択します。 |
| 検索条件 | 「OR」、「AND」を選択します。 |