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データ出力ツール利用方法

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本記事ではWindowsのタスクスケジューラ機能を利用してホットプロファイルに登録されているデータを出力する「データ出力ツール」についてご案内します。

2023年12月22日リリースのデータ出力ツール（Ver.10.1.0）からAPIキーを利用してのログイン方法に変更となります。
最新のデータ出力ツールはこちらからお申込みください。

 

データ出力ツールとは？

外部システムとの連携のために、出力される複数種類のCSVファイル（名刺、リード、商談、商談明細、会社、目標管理、報告）を、定期的に指定フォルダに出力するツールです。

 

特徴

  1. お客様所有のwindows端末より定期的（Windowsのタスクスケジューラの機能）にデータを入手できます
  2. 定型フォーマットにて出力されますので外部連携を組むことが容易です
    (＊バージョンアップ等によりフィールドの配列に変更がある場合がありますので注意ください）
  3. 差分のみの取得など効率の良いデータ取得が可能です

 

ご利用の流れ

データ出力ツールご利用の流れは以下の通りです。

mceclip0.png

 

稼働環境

.NET Framework 4.8が必要となります。

OS
  • Microsoft Windows Server 2022
  • Microsoft Windows Server 2019
  • Microsoft Windows 10 x64
    ＊アップグレードしたOSでは動作保証していません
    ＊64bitOS限定
    ＊Sモードは稼働環境外
CPU OS推奨値以上
推奨：クアッドコア Intel Xeon 2.33GHz同等以上
メモリ OS推奨値以上
推奨： 4GB以上
HDD

インストールには、システムドライブに5MB以上の空き容量が必要です。

出力ファイルの配置先となるドライブは、十分な空き容量のあるシステムドライブ以外のローカルドライブを指定されることを推奨します

 

Step1：接続設定（接続確認）

1. データ出力ツール.zipを任意のフォルダに解凍します。

mceclip1.png

2. フォルダ内「AboutOutputTool.exe」を右クリックして「管理者として実行」を選択します。

mceclip2.png

3. 「HotProfileデータ出力ツール」ログイン画面が表示されることを確認します。

4. ホットプロファイルのWebアプリ（ブラウザ）を開き、APIキーを確認します。

※APIの発行方法についてはこちらをご確認ください。

 

5. Webアプリ（ブラウザ）で確認したAPIキーを入力後 [ ログイン確認 ] ボタンをクリックし、

　接続ができることを確認します。


6. 出力先フォルダ、対象期間を入力し [ 保存 ] ボタンをクリックします。

※「保存済みAPIキー」にマスクしたAPIキーが表示されます。

項目名 説明
出力フォルダ名 データの出力先フォルダを指定します。
出力フォルダ名は、出力ツールを実行する端末内のフォルダを推奨しています。
※クラウド上への保存も可能ですが、ネットワークの接続状態によってファイルが破損し、正しく保存できない可能性がございます
対象期間

以下いずれかで設定します

  • 直近〇日分
    ⇒指定した日数内の入力されたデータが対象
  • 〇日以降
    ⇒指定した日付以降に入力されたデータが対象
文字コード

以下から選択します

  • ASCII
  • EUC-JP
  • Shift-JIS
  • UTF-8
  • UTF-8(BOM)
  • Unicode

※同一端末上で設定内容に変更がある場合は、再度AboutOutputTool.exeを実行してください

 

Step2：スケジュール登録

Windows OS 標準のタスクスケジューラより定期的にCSVファイルを出力する設定を行います。

はじめに：タスクスケジューラを起動

1. Windowsボタンを右クリック
2. ファイル名を指定して実行
3. taskschd.msc と入力し、[ OK ] をクリック
※Windowsボタン右クリック  > コントロールパネル > 管理ツール > タスクスケジューラ　でも同様に起動できます

mceclip7.png

4. [ タスクスケジューラライブラリ ] を右クリックして [ タスクの作成 ] を選択します

mceclip8.png

2．全般／トリガータブの設定

下記の通り設定してください

mceclip9.png

 

項目名 説明
名前 （例）商談情報出力　など任意の名前をつけてください
＊スケジュールを管理するための名前です
ユーザーがログオンしているかどうかにかかわらず実行する

チェック
最上位の特権で実行する

チェック
構成

[Windows 7、Windows Server 2008R2] を選択
設定

毎日
＊出力頻度を選択してください
開始

開始時刻は22:00～6:59の間より指定してください
停止するまでの時間

チェック
＊開始から終了までが22:00～7:00におさまるよう指定してください
有効

チェック

 

3．操作タブの設定

出力したいデータにあわせて下表の「引数の追加」部分を変更し、設定してください

mceclip10.png

項目名 説明
プログラム/スクリプト [ 参照 ] ボタンよりAboutOutputTool.exeを指定してください
引数の追加
※名刺を出力したい場合

全件出力する場合：[/b /t:business_cards]
差分出力する場合：[/b /t:business_cards /difference]
引数の追加
※リードを出力したい場合		 全件出力する場合　[/b /t:leads]
差分出力する場合　[/b /t:leads /difference]
引数の追加
※報告を出力したい場合		 全件出力する場合　[/b /t:daily_reports]
差分出力する場合　[/b /t:daily_reports /difference]
引数の追加
※商談を出力したい場合		 全件出力する場合　[/b /t:deals]
差分出力する場合　[/b /t:deals /difference]
引数の追加
※会社を出力したい場合		 全件出力する場合　[/b /t:clients]
差分出力する場合　[/b /t:clients /difference]
開始 AboutOutputTool.exe　の配置されているフォルダパスを入力します
例：
C:\データ出力ツール\AboutOutputTool.exe
上記の場合は、[C:\データ出力ツール]

※名刺とリード、など複数のデータを出力したい場合は、引数別にタスクスケジューラでタスクを複数登録してください
※タスクは二重起動ができないため、前のタスクによるデータの出力が終わる時間を見込んだうえで、次のタスクの起動時間を設定してください

 

＜差分出力の動作＞

mceclip11.png

※差分出力の場合は mceclip12.png 部分のデータを含みません
※差分処理を止め、初回の全件取得の部分から実行しなおしたい場合は、
[データ出力ツール\OutputDatetime_deals.enc] を削除して下さい

 

4．条件／設定タブの設定

下記の通り設定してください。
※[ 設定 ] タブの設定完了後、[ OK ] ボタンをクリック

mceclip14.png

項目名 説明
コンピューターをAC電源で使用している場合のみタスクを開始する チェックを外してください
タスクを実行するためにスリープを解除する チェック
タスクを要求時に実行する チェック
タスクを停止するまでの時間 チェック
＊開始から終了までが22:00～7:00におさまるよう指定してください
要求時に実行中のタスクが終了しない場合、タスクを強制的に停止する チェックを外してください

 

5．アカウント情報の入力

タスクを実行するユーザーのアカウント情報を入力し、[ OK ] をクリックしてください。

mceclip15.png

※各ユーザーは以下の権限が必要です

項目名 説明
タスクスケジューラの実行ユーザー 本端末のローカルの管理者権限
出力ファイルの利用ユーザー 本端末のローカルの管理者権限
連携システムから本ファイルの読み取りユーザー 本端末のローカルの管理者権限

※出力ツールが稼働する時間にコンピューターの電源が入っている必要があります
　自動で再起動が行われたり、電源が落ちないようお気を付けください
　また、ネットワークに接続されている必要もあるので、接続が切れないよう注意してください

 

Step3：出力

Step2で設定したスケジュール・内容でデータ出力がされるかご確認下さい。

 

補足事項

ファイル構成

ファイルは出力するデータにより異なり、下記の構成で出力されます。

■名刺の場合
[指定のデータ出力フォルダ]
└yyyymmddhhmmss
└ business_cards.csv

■リードの場合
[指定のデータ出力フォルダ]
└leads_yyyymmddhhmmss.csv

■会社の場合
[指定のデータ出力フォルダ]
└yyyymmddhhmmss
     └clients.csv

■報告の場合
[指定のデータ出力フォルダ]
└yyyymmddhhmmss
     └daily_reports.csv

■商談の場合
[指定のデータ出力フォルダ]
└yyyymmddhhmmss
└clients.csv
└deals.csv
└deals_details.csv
└leads.csv
└objectives.csv

 

名刺データ

  • 第二言語モードをご契約がない場合でも第二言語の項目が出力されます
  • 名刺画像は出力対象外です
  • カスタム項目は出力対象外です
    ※名刺データ以外（リード、会社、報告、商談、商談明細、目標）はカスタム項目も出力されます（カスタム項目の出力順序については次項「カスタム項目の出力順序」をご覧ください）

 

カスタム項目の出力順序

■リードの場合

「共通テンプレート（リード）」の表示項目設定の順に従います。（下図参照）
「ステータス：無効」や「共通テンプレート（リード）」の表示項目設定で選択されていないものは出力されません

mceclip16.png

＜共通テンプレートの確認手順＞

  1. Webアプリにログインし、[ 歯車アイコン ] > [ 表示項目設定 ] > [ 表示テンプレート管理 ] を選択します
  2. 「表示テンプレート名」にて「共通テンプレート（リード）」をクリックします

■報告／商談／会社の場合

作成された順序で出力されます。
※「ステータス：無効」は出力されません

 

出力の対象

■名刺の場合

出力ツールのログイン情報に入力されたユーザが閲覧できる範囲のデータが出力対象です。
他のユーザが「非公開」として登録した情報や、閲覧制限により閲覧できないデータは出力対象外となります。

例）Aさんが非公開で登録した名刺
出力ツールをBさんのログイン情報で設定し、名刺情報を出力した場合
⇒Aさんが非公開として登録した名刺は、Bさんが閲覧できないため、出力対象外となります

 

■リード／報告／商談の場合

出力ツールのログイン情報として入力したユーザに関わらず全てのデータが出力対象です。

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