報告管理の機能概要
自社独自のフォーマットで営業訪問報告などの管理が簡単にできます。
いつ誰が誰と、どのようなお話をしたのか、顧客に関する情報の蓄積・社内共有は会社の重要資産になります。
【!】ポイント
・顧客情報を一から入力する必要がなく、必要最小限の操作で登録・情報共有ができます。
・営業情報の共有、バッティングの回避、引き継ぎの効率化を手間なく行えます。
■報告管理の機能概要（音声が流れますのでご注意ください）
ご利用の流れ
■報告管理ご利用の流れ
| 実施事項 | 内容 | 担当者 |
| 1. 管理項目の決定 | 報告管理で管理したい項目をご検討ください。 テンプレートは用途に応じて複数作成も可能です。 |
営業マネージャー 営業支援担当 等 |
| 2. 表示テンプレートの作成 | 管理したい項目が決定したらテンプレートを作成します。 初期値の設定も可能です。 |
ホットプロファイルの管理者様 |
| 3. ご利用開始 | ホットプロファイルに報告を登録します。 | 営業担当者（一般ユーザー） |
■表示テンプレート作成の流れ
1. 初めに必要最小限の手間がかからない基本テンプレートを作成し展開します。
2. 各部門にて追加項目を検討しご要望をあげていただきます。
3. 各項目の追加要望を精査します。
＜失敗するケース＞
・最初から項目をどんどん追加してしまい、項目が多過ぎて入力・識別しにくくなり使わなくなった。
・同じ意味だが名称が異なる項目が複数存在してしまった。
【!】ポイント
・どの部門でも必要とされる同じ意味の項目は1つにまとめ標準化します。
・各部門ごとに異なる項目を、基本＋追加項目で部門別のテンプレートとして作成し
その部門のユーザーにおけるテンプレートの初期値に設定します。
※3～6ヶ月間程での見直し・整理ができると◎
テンプレートの設定
項目が多すぎると入力が面倒に感じてしまい、定着が難しくなります。
「選択肢1つ、自由入力欄1つ」の2ヶ所のみを入力すれば登録が完了できる
以下のテンプレートを初期テンプレートとしておすすめします。
その他の項目は初期値の設定や自動挿入が可能です。初期テンプレートも登録されておりますのでご活用ください。
＊は必須項目
| 項目名 | 説明 | 補足（★部分のみで報告完了） |
| 題名* | 報告のタイトルを設定します。 | 初期値設定で自動挿入可 例：営業報告 |
| 対応日時 | 顧客折衝の日時を設定します。 |
自動挿入 or 日付選択 |
| 訪問目的* | 顧客への訪問目的を選択します。 例：”新規訪問”や”納品対応”など ※事前にカスタム項目を作成し、テンプレートに追加してください。 |
★選択肢より選択 ※グラフ集計に利用する項目です。 営業活動を数値で可視化できます。 |
| 対応内容 | 顧客折衝の内容を記録します。 | ★フリーコメント |
| 会社名 | 相手先の会社名を設定します。 | 自動挿入（名刺一覧から選択時） |
| 相手先担当者（リード） | 相手先の担当者を設定します。 | 自動挿入（名刺一覧から選択時） |
| 営業担当者* | 報告記載者の名前を設定します。 | 自動挿入 |
| 確認者 | 報告を共有する対象者を選択します。 |
デフォルト状態を設定可 |
まずは、上記のように入力が簡単なテンプレートで運用を始めていただき、
慣れてきたら、下記のようなシーン別のテンプレートを徐々に準備していきましょう。
・お客様との打ち合わせ用テンプレート
・社内の議事録を登録するためのテンプレート
・打ち合わせではなく、電話/メールで重要なやり取りしたことを残すためのテンプレート など
■報告管理ご利用の流れ（音声が流れますのでご注意ください）