本記事ではホットプロファイルのメール管理（一斉メール配信機能）についてご案内します。
概要
ホットプロファイルのメール配信機能とは
ホットプロファイルは名刺を登録するだけで顧客のデータベースが構築されます。
名刺情報を活用して様々な方法でメール配信を行うことができます。
メール配信後には効果測定も可能なため、興味度の高いお客様に効率的にアプローチができます。
特徴
ホットプロファイルからメールを配信すると、以下情報を把握できます。
配信先のリードの反応がわかるので、より見込みの高い顧客を把握しアプローチすることが可能です。
- メール受信者がメールを開封したか
- メール受信者が本文中のどのURLをクリックしたか
＜ご注意点＞
いずれもメールの送信時形式が「HTML形式」または「マルチパート形式」の場合のみ取得可能です。
取得条件の詳細や仕組みにつきましてはこちらをご確認ください。
※ホットプロファイルのメール機能は送信専用となっております。
受信メールについてはお客様がご利用されているメーラーからご確認ください。
メール配信の種類
現在メール配信は以下3種類の配信形式があります。
配信内容やターゲットに合わせて配信形式を選択して下さい。
| 配信形式（種類） | 概要 |
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顧客属性（部署・役職等）、コミュニケーション履歴（メール配信履歴・Web閲覧履歴等）から見込みのある顧客を抽出して、ターゲットにあわせたコンテンツを一斉で配信できる機能です。 ※本記事にて詳細をご紹介します
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比較したい内容を２パターン用意して、効果検証をすることで、どちらがより効果が高いのかを明らかにして、URLクリック率を高めていく検証方法のことです。 テスト期間で結果の良い方のメールを勝利パターンとして自動で送信します。 ■詳細はこちら：A/Bテストメールの概要と作成方法
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通常のメーラーと同様に、固定の差出人メールアドレスからTo、Cc、Bccを設定してメールをかんたんに送信できる機能です。 ■詳細はこちら：議事録メールの送信方法、サンクスメールの送信
※宛先が1名の場合のみWebトラッキングURLの挿入可能 |
メール機能利用に必要な権限（※システム権限：管理者のユーザーのみ操作可能）
ホットプロファイルからのメール配信には権限が必要です。
権限の設定は [ ユーザー管理 ] 画面から変更できます。
メール配信機能のご利用にあたって
ホットプロファイルからメール配信をされる際は、なりすましメール対策として、
独自ドメイン設定（送信ドメイン認証設定）を必須としております。
独自ドメイン設定をご対応いただけない場合には、メール配信機能をご利用いただくことができません。
詳細はこちらをご確認ください。
メール配信における注意事項
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メール配信前に以下の内容を必ずご確認ください。
【メール配信】メール配信における注意事項 - メールに異体字などを利用している場合、メール送信時の送信形式（HTML形式やテキスト形式）に関わらず
受信側の環境によって文字化けする可能性があります。
これは受信側の環境によるもののため、送信側では対処できかねます。
メールを作成・送信したいとき
ホットプロファイルではかんたんに一斉メール（OnetoOneメール）を配信することができます。
メールを作成する
1. 黒帯の [ メール管理 ] - [ メール管理 ] をクリックします
2. [ 新規作成 ] ボタンをクリックします
3. [ 一斉メール ] を選択します
4. [ メール管理 新規作成 ] 画面が表示されます
5. 件名、本文やその他項目を入力します
※[ マルチパート形式 ] でメールを送信する場合「テキスト形式本文」、「HTML形式本文」双方に
本文を入力する必要があります
HTMLメールの作成については以下FAQをご覧ください。
■＜メール管理＞HTMLメールを作成する
■項目説明
| 項目 | 説明 | |
| 差出人メールアドレス | リードの営業担当者にする | リードの営業担当者のメールアドレス、氏名でメール配信ができます ※メールに返信があった際に返信先となるアドレスです ※「差出人メールアドレス」「差出人名」はユーザー管理に登録されているデータを利用します |
| 固定の差出人メールアドレスを指定する | 任意のメールアドレス、差出人名でメール送信ができます ※ログインユーザーのメールアドレスが初期値として設定されます ※メールに返信があった際に返信先となるアドレスです |
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| 件名 | メールの件名を入力 ・100文字まで入力可能 （半角、全角の区別なく文字数でカウントします。） |
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| メールを送信形式 | ［HTML形式］［テキスト形式］［マルチパート形式］の３点より選択 ■マルチパート形式に関する詳細はこちら：マルチパートメールとは |
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| 本文 | 本文を入力します ・テキスト形式：30,000文字文字まで入力可能 ・HTML形式 ：100,000文字まで入力可能（HTMLソース含む） （半角、全角の区別なく文字数でカウントします。） ※「スペース」「改行」も1文字としてカウントされます。 |
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| 添付ファイル | 最大2MBまで、1ファイルのみ添付可能 ※2MB以上のファイルを添付して [ 送信 ] ボタンをクリックした場合、「添付ファイルは2MB以下にしてください。」というメッセージが表示されます |
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| メールカテゴリ | 「メールカテゴリ」を入力 配信メールをジャンルに分けて管理可能です ■詳細はこちら：メールカテゴリについて |
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| 差し込みタグ | 会社名 | 送信対象リードの「会社名」を差し込みます |
| 部署名 | 送信対象リードの「部署名」を差し込みます | |
| 役職名 | 送信対象リードの「役職名」を差し込みます | |
| 姓 | 送信対象リードの「姓」を差し込みます ※ご利用の際はタグの後ろに「様」などの敬称をつけてください 例）__family_name__様 |
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| 名 | 送信対象リードの「名」を差し込みます ※ご利用の際はタグの後ろに「様」などの敬称をつけてください 例）__family_name__ __first_name__ 様 |
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| 営業担当者名 | 送信対象リードの営業担当者となっているユーザー名を差し込みます | |
| 営業担当者部署名 | 送信対象リードの営業担当者となっているユーザーの所属部署名を差し込みます | |
| 営業担当者電話番号 | 送信対象リードの営業担当者となっているユーザーの電話番号を差し込みます | |
| 営業担当者メールアドレス | 送信対象リードの営業担当者となっているユーザーのメールアドレスを差し込みます | |
| 配信停止リンク |
配信停止リンクを差し込みます ■HTML形式の場合
■テキスト形式の場合 ※独自の配信停止フォームを利用したい場合は、本差し込みタグを利用せず、独自で用意したフォームへのアンカーリンクを追加してください。また、独自の配信停止フォームをご利用の場合は手動で [ メール拒否 ] を更新してください |
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| 配信方法 | 即時配信 | 登録後、数分程度でメール配信を開始します |
| 予約配信 | 予約した日時にメール配信を開始します ※メールの予約配信を設定した後に、送信対象となっていたリードが 「メール拒否」となった場合、予約配信の設定をした後も 「メール拒否」が有効になるので送信前であれば該当のリードに メールは送信されません。 |
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Tips：「固定の差出人メールアドレスを指定する」の利用例を教えてください
- 差出人名を社名と担当部署にし、差出人メールアドレスを部署の共有アドレスにしたいとき
- メルマガの返信先を一本化したいとき
※「固定の差出人メールアドレスを指定する」選択時は差出人名をリードごとに変更できませんのでご注意下さい
メールテンプレートを利用する
あらかじめ作成しておいたメールテンプレートを使うことで、
よりかんたんにメールを配信することができます。
メールテンプレート作成手順は以下をご確認ください。
■メール作成時の「メールテンプレート」活用方法
メール配信対象（ターゲット）を決定する
1. [ メール管理新規作成 ] 画面 [ 送信対象 ] タブをクリックします
2. [ 送信対象を追加する ] ボタンをクリックします
3. [ ターゲット抽出 ] 画面で、配信対象者を検索します（条件入力後、[ 検索する ] ボタンをクリック）
※ご契約内容により、利用可能な検索条件が異なります
4. 検索完了後、[ 決定 ] ボタンから配信対象者を決定します
- このページでチェックしたものを対象にする：検索結果から、対象を更に選択したい場合に利用
- 対象リード一覧を対象にする：検索結果すべてを配信対象として設定したい場合に利用
5. 配信対象者の抽出完了です
※送信先として設定されているメールアドレスは、リード管理（名刺管理）の項目「メールアドレス」
に登録されているアドレスとなります。項目「携帯メールアドレス」に登録されているアドレスは
送信先に設定できません
メールの配信結果を確認したいとき
メール配信後、以下情報を確認することができます。
メール管理一覧 画面
黒帯の [ メール管理 ] - [ メール管理 ] をクリックで、[ メール管理一覧 ] 画面を確認できます。
※画面左側のスパナ（工具）パークから、表示項目を変更できます
- メール配信ステータス
- 送信数
- 送信成功数
- 送信失敗数
- 開封数
- URLクリックリード数
- 配信停止数
- 開封率
- URLクリック率
- URLクリック詳細
- 添付ファイル
メール管理詳細 画面
黒帯の [ メール管理 ] - [ メール管理 ] をクリック後、送信結果詳細を確認したいメール件名を
クリックします。
■[ サマリー ] タブ
配信数、開封数、URLクリック数を円グラフで確認できます
■[ 送信対象 ] タブ：
配信先リードへの配信状況、反応を確認できます。
結果をエクスポートして集計することも可能です。
※[ 送信対象外 ] にチェックがついている対象にはメールが送信されません。
送信処理自体が行われないため、送信件数（課金対象）にはカウントされません。
実際の送信数はメール管理一覧画面の [ 送信数 ] をご確認ください。（送信数には除外された件数を含みません）
テストメールを行いたいとき
テスト用のリードを使用する場合
次の流れでテストリードにメールのテスト配信を行います。
- メールのテスト用にリードを作成します
※メールのテスト配信を行う方のメールアドレスを設定してください - [ メール管理 ] - [ メール管理 ] より実際に配信したい内容でメールを作成し、送信対象にテストリードを設定します
- [ 送信 ] をクリックし、配信メールの確認を行います
テストメール送信を行う場合
テスト用のメールやリードを作成しなくても、下記の方法でメールのテストを行うことができます。
- 作成したメールの編集画面を開きます
- 左下の [ テストメール送信 ] 欄にテストメールを受信したいメールアドレスを入力します
- [ テストメール送信 ] をクリックし、受信したテストメールを確認します
下記メッセージが表示された場合は [ OK ] をクリックします
【注意事項】
- [ テストメール送信 ] で受信したメールには、配信停止リンクは利用できない仕様となっています。
- あくまでもテストなため、添付していたファイルが削除された状態で受信する場合があります。
- 会社名や氏名などの差し込みタグを設定している場合、該当メールの送信対象に設定している一番上のリード情報が差し込まれます。
- [ テストメール送信 ] に入力したメールアドレスが登録リードにも設定されている場合、該当リードの [ メールエラー ] や [ メール拒否 ] にフラグがついていないことを確認してください。
フラグがついている場合は、[ テストメール送信 ] を行ってもメールが受信できません。