【セミナー管理】Zoomウェビナー連携

本記事ではZoomウェビナー連携でセミナーを運営する方法についてご案内します。

• セミナー管理機能とは
  • ホットプロファイルのセミナー管理機能でできること
  • Zoomウェビナーと連携することでできること
  • セミナー運営の流れ
• ＜事前準備＞Zoom アカウントの連携設定を行う
• Step1：セミナーを企画する
• Step2：セミナー開催の準備（フォームの作成／セミナーの作成）をする
• Step3：集客する（メール配信）
• Step4：申し込み情報を管理する
• Step5：セミナーを開催する／出席結果を管理する
• Step6：開催後のフォロー（メール配信／タスク登録／営業アプローチリストの登録）を実施する
• セミナーにアンケート結果を紐づけたいとき
• よくあるお問い合わせ

セミナー管理機能とは

概要

セミナーの集客からお申し込み状況・出欠情報の管理、セミナー後のフォローアップまでをワンストップで実行できる機能です。

ホットプロファイルのセミナー管理機能でできること

• Webフォームからのお申込みを自動取り込み
• 集客メールの配信
• お申し込み状況の管理
• 出席状況（実績）の管理
• セミナー後のサンクスメール配信
• セミナー後のフォローアップ（タスク、営業アプローチリストの登録）

Zoomウェビナーと連携するとできること

Zoomウェビナーと連携することで、ホットプロファイル セミナー管理機能からZoomウェビナーを管理することができます。

※ご利用にはウェビナー機能が有効になっているZoomアカウントが必要です
（Zoomミーティングアカウントでは本機能は利用できないためご注意ください）
Zoomのプランにつきましてはこちら（Zoomのページを開きます）をご確認ください

	ポイント
Zoomウェビナーと連携すると、ウェビナーの参加実績をワンクリック、または自動でホットプロファイルに反映されます。これまで申し込み情報、出席情報、リード情報の照合にかかっていた時間をほぼ0にすることができます！

セミナー運営の流れ

セミナー運営の流れは以下のようになっています。

＜事前準備＞Zoom アカウントの連携設定を行う

Zoom と連携するには、ホットプロファイルWEBアプリの [ マイページ ] 画面で Zoom のアカウントを設定する必要があります。

1. ユーザー名をクリックし [ マイページ ] メニューをクリックします
   
2. [ マイページ ] - [ 外部連携 ] - [ Zoomウェビナー連携 ] 画面の [ 連携設定 ] をクリックします
   
3. Zoom サインイン画面が表示されたら必要情報を入力し、 [ サインイン ] ボタン をクリックします
   すでにZoomにログインしている場合、本画面は表示されない場合があります
   ※ウェビナー機能が有効になっているZoomアカウント情報でログインしてください
   
4. アクセスのリクエスト画面が表示されたら、[ 認可 ] ボタンをクリックします
   
5. [ Zoomウェビナーと連携中 ] と表示されたら、Zoomアカウントとの連携設定完了です
   ※[ 連携解除 ] ボタン をクリックすると連携を解除します。
   ※HotProfileの認証アプリも同時にアンインストールされます
   

Step1：セミナーを企画する

まずはウェビナー開催の目的を明確化しましょう。目的から逆算して「集客対象」「講演内容」「提供資料」を検討します。

参加者によって「知りたい」と思う内容は異なります。（例：担当者層にマネジメント機能をアピールしても興味関心を得づらい）そのため、目的・ターゲットに合わせた内容の検討が重要です。

▼セミナー企画のサンプル

Step2：セミナー開催の準備（フォームの作成／セミナーの作成）をする

セミナー申し込みフォームを作成したいとき

お申込みフォーム（Webフォーム）の作成手順についてはこちら（Webフォームの基本操作）をご覧ください。

▼Webフォームサンプル

セミナーを作成したいとき

セミナー情報を作成します。

1. 黒帯 [ マーケティング ] -  [ セミナー管理 ] をクリックします
   
2. [ 新規登録 ] ボタンをクリックします
   
3. 必要な項目を入力し、[ 登録 ] ボタンをクリックでセミナー情報の登録完了です
   

■入力項目

新規でウェビナーをスケジュール（作成）したいとき

1.  [ セミナー管理 一覧 ] 画面より、Zoomウェビナーをスケジュールしたいセミナー名をクリックします
   
2. [ セミナー管理 詳細 ] 画面 で [ ウェビナーをスケジュールする ] - [ ウェビナーを新規作成 ] をクリックします
   
3. ウェビナーの情報を入力し、[ 登録 ] ボタンをクリックします
   ※適切な参加者管理のため、項目「登録」は「必須」にチェックを入れることをおすすめします
   
4. 「ウェビナーをスケジュールしました」とメッセージが表示されたら、操作完了です
   

既にZoom側で作成済みのウェビナーを連携したいとき

事前にZoom側で作成済みのウェビナーを紐づけることも可能です。

1.  [ セミナー管理 一覧 ] 画面より、Zoomウェビナーを連携したいセミナー名をクリックします
   
2. [ セミナー管理 詳細 ] 画面 で [ ウェビナーをスケジュールする ] - [ ウェビナーの一覧から選択 ] をクリックします
   
3. 紐づけたいウェビナーを選択し、[ 設定 ] ボタンをクリックします
   
   ※Zoom上で「今後のミーティング」として表示されているウェビナーのみ選択可能です
4. 「ウェビナーをスケジュールしました」とメッセージが表示されたら、操作完了です
   

Zoomウェビナーを編集したいとき

1. 黒帯 [ マーケティング ] - [ セミナー管理 ] をクリックし、[ セミナー管理 一覧 ] 画面にて開催したいセミナー名をクリックします
   
2. [ セミナー管理 詳細 ] 画面で [ ウェビナーの編集 ] ボタンをクリックします
   
3. 情報を編集後、[ 更新 ] ボタンをクリックで、ウェビナー情報の編集完了です
   

Zoomウェビナーとの紐づけを解除したいとき

1. 黒帯 [ マーケティング ] - [ セミナー管理 ] をクリックし、[ セミナー管理 一覧 ] 画面にてZoomウェビナーとの紐づけを解除したいセミナー名をクリックします
   
2. [ セミナー管理 詳細 ] 画面で [ ウェビナーの編集 ] - [ ウェビナーの関連付け解除 ] をクリックします
   
3. 「ウェビナーの関連を解除してもよろしいですか？」で [ OK ] をクリックします
   
4. 「ウェビナーの関連付けを解除しました。」とメッセージが表示されたら、対象のZoomウェビナーとの紐づけ解除完了です
   
   ※紐づけを解除してもZoom側にはウェビナーのスケジュールが残っている状態です。
   該当のウェビナーが不要な場合は、Zoomから削除いただくようお願いいたします。
   

投票を追加／編集したいとき

投票の追加／編集画面を表示する

1. 黒帯 [ マーケティング ] - [ セミナー管理 ] をクリックし、[ セミナー管理 一覧 ] 画面にて開催したいセミナー名をクリックします
   
2. [ セミナー管理 詳細 ] 画面で [ ウェビナーの編集 ] - [ 投票の編集 ] をクリックします
   
3. [ 投票一覧 ] 画面が表示されます（画面は既存の投票が存在しない場合）
   

新しく投票を追加したいとき

1.  [ 投票一覧 ] 画面で [ 追加する ] をクリックします
   
2. [ 投票編集 ] 画面が表示されたら、タイトル、質問、選択肢を入力し [ 登録 ] ボタンをクリックします
   
3. 「登録しました」とメッセージが表示されたら投票の登録完了です
   

Step3：集客する（メール配信）

一般的に、集客ではこれまでに設定のあるお客様をピックアップして集客するリストを作成する必要があります。
ホットプロファイルをご利用の場合、日々名刺を登録するだけで顧客情報の基盤ができている状態のため、すぐに集客が可能です！
※過去のセミナー参加者リストなどの情報をお持ちの場合、ホットプロファイルにインポートすることも可能です。詳細はこちら（インポート）をご覧ください。

「招待客」に設定したリードに対して集客メールを送信する

■セミナー管理詳細 画面 サマリー タブから全ての招待客を対象にする

1. 「招待客」下の [ メール送信 ] ボタンをクリックします
2. 送信したいメールの形式を選択し、メールの作成～送信を実施します
   ★オススメ：A/Bテストメール
   

メールの作成、送信方法についてはこちら（メール配信の基本操作）をご覧ください。

Step4：申し込み情報を管理する

Step2にて、「申し込み用Webフォーム」を設定している場合、Webフォームと連携させ、
Webフォーム側でリードの取り込みを実施することで自動的にセミナー管理に申し込み情報が登録されます。
※申込みがあったリードは「申し込みリスト」タブに追加されます

Webフォーム以外からお申込みがあった場合

1.  [  セミナー管理 詳細 ] 画面 [ 集客リスト ] タブ の [ 申し込み者を追加 ] をクリックします
   
2. 申し込みの経路を選択します（電話／メール／当日直接／その他）
3. 追加したいリードを検索し、[ チェックしたリードを追加 ] をクリックして対象を追加します
   ※以下画像は「メールでの申し込み者を追加」を選択した場合
   
4. リードの追加完了です

zoomの登録（申し込み）フォームを使って申し込み管理をしたいとき

zoomの登録フォームに登録されたデータをホットプロファイルセミナー管理に連携することができます。
連携された申し込み客の情報は [ 集客リスト ] タブに表示されます。
※zoom側で「承認済み」の情報が[ 申し込み状況 ] が「出席」で登録されます。
　zoom側で「承認待ち」となっている場合は連携されませんのでご注意ください。
※[ 集客リスト ] タブに該当リードが登録されている場合は [ 集客リスト ] タブからも情報が確認できます。

▼zoomのウェビナー登録（申し込み）フォーム例

■連携のタイミング

• 1日1回自動連携（夜間）
• ホットプロファイル [ セミナー管理 詳細 ] 画面で [ ウェビナー情報を取得反映 ]ボタンをクリック

Step5：セミナーを開催する／出席結果を管理する

セミナーを開催します。
ウェビナーの場合は、開催までに参加用のURL（登録URL）を参加者に案内します。
セミナー開催後は、出席情報をリストに反映します。

Zoomウェビナーの招待リンクを取得する

1. 黒帯 [ マーケティング ] - [ セミナー管理 ] をクリックし、[ セミナー管理 一覧 ] 画面にて開催したいセミナー名をクリックします
   
2. [ セミナー管理 詳細 ] 画面で [ 招待リンクをコピー ] ボタンをクリックします
   
3. クリップボードにウェビナーの招待リンクがコピーされるので、メールで招待客にご案内ください

Zoomウェビナーを開催したいとき

1. 黒帯 [ マーケティング ] - [ セミナー管理 ] をクリックし、[ セミナー管理 一覧 ] 画面にて開催したいセミナー名をクリックします
   
2. [ セミナー管理 詳細 ] 画面で青色の [ ウェビナーを開催 ] ボタンをクリックします
   
3. 「Zoom Meeting を開きますか？」の確認画面で [ Zoom Meeting を開く ] をクリックします
   
4. 利用するオーディオの種類を選択後、ウェビナーが開始されます
   

出席情報（実績）を反映したいとき

1. 黒帯 [ マーケティング ] - [ セミナー管理 ] をクリックし、[ セミナー管理 一覧 ] 画面にて開催したいセミナー名をクリックします
   
2. [ セミナー管理 詳細 ] 画面で 緑色の [ ウェビナーの情報を取得反映 ] ボタンをクリックします
   
3. 「ウェビナー情報の更新処理を受け付けました。」とメッセージが表示されたら、結果の取得・反映処理が開始されます
   
   ※通常5～10分程度で連携が完了しますが、件数や処理状況により、反映までに時間がかかることがあります
4. 項目 [ 出席結果 ] の情報が更新されます
   
   

■取込み時の名寄せルール

Zoomの情報をホットプロファイルに連携する際、以下順番でリードの名寄せを実施します。

1. ホットプロファイル対象のセミナーにZoomで登録されているリード情報が存在する場合
   →　[ 基本設定 ] - [ 名刺／リード名寄せ設定 ] に従って名寄せされます
2. ホットプロファイル対象のセミナーにはZoomで登録されているリード情報が存在しないが環境内（リード管理一覧）には該当するリード情報が登録されている場合：
   →　[ 基本設定 ] - [ 名刺／リード名寄せ設定 ] に従って名寄せされます
3. 上記1,2 には当てはまらないが、メールアドレスが一致しているリードが集客リスト内に存在する場合：
   →　[ 基本設定 ] - [ 名刺／リード名寄せ設定 ] に関わらず、メールアドレスのみで名寄せされます
   Zoomの登録フォームで「会社」の設問を作っていないときがこのパターンに該当します

Step6：開催後のフォロー（メール配信／タスク登録／営業アプローチリストの登録）を実施する

※以下はセミナー開催後のフォローを想定しているため「申し込みリスト」タブから操作していますが、メール送信、タスク登録、営業アプローチリストへの登録いずれも「集客リスト」タブからの操作が可能です

サンクスメールを送信したいとき

※Step5：出席情報（実績）を反映する　をあらかじめ実施しておきます

1.  [  セミナー管理 詳細 ] 画面 [ 申し込みリスト ] タブ を表示します
2. [ 出席結果 ] で「出席」を選択し、[ 絞り込み ] ボタンをクリックします
   ※実際にセミナーに参加したリードを絞り込みます
   
3. [ メール ] - [ 全ての検索結果を対象にする ] をクリックし、メールを作成～送付します
4. メールの作成、送信方法についてはこちら（メール配信の基本操作）をご覧ください。

■Tips：メール配信の自動化

セミナー出席者へのメール送信を自動化することもできます。
詳細はこちら（＜キャンペーン管理＞ストーリーの概要と作成方法）をご覧ください。
※キャンペーン管理の利用が必要です

フォロータスクを登録したいとき

1.  [  セミナー管理 詳細 ] 画面 [ 申し込みリスト ] タブ を表示します
2. フォロータスクを登録したいリードを選択し、[ タスク ] ボタンをクリックします
3. [ タスク一括登録 ] 画面が表示されるので、情報入力後 [ 登録 ] ボタンをクリックします
   ※フォロー内容や経緯など、できるだけ詳細に記載すると担当営業がフォローを実施しやすくなります
   

営業アプローチリストに登録したいとき

営業アプローチリストに登録し、対応履歴を残すことも可能です。

1.  [  セミナー管理 詳細 ] 画面 [ 申し込みリスト ] タブ を表示します
2. フォロータスクを登録したいリードを選択し、[ 営業アプローチリストに登録 ] ボタンをクリックします
   
3. [ 営業アプローチリスト活動対象の追加 ] 画面が表示されるので、必要な情報を入力して [ 登録 ] ボタンをクリックします
   ※あらかじめ営業アプローチリストを登録しておく必要があります
   

セミナーにアンケート結果を紐づけたいとき

Zoomで作成したアンケートフォームで取得したアンケート結果をセミナー管理画面で紐づけることができます。
CSVファイルでのインポートが可能です。

＜事前準備＞

1. ウェビナーを実施したZoomアカウントでログインします
2. メニューから [ レポート ] - [ ウェビナー ] をクリックします
   
3. [ アンケートレポート ] を選択し、ステップ2で対象のウェビナーを検索します
   
4. [ CSVレポートを作成 ] ボタンをクリックでアンケート結果のCSVファイルをダウンロードできます
   

＜ホットプロファイル側の手順＞

1.  [ セミナー管理一覧 ] 画面から、アンケート結果をインポートしたいセミナー名をクリックします
2. [ セミナー管理詳細 ] 画面の [ アンケート ] タブをクリックします
   
3. [ アンケート結果の登録 ] - [ ZoomアンケートCSVインポート ] をクリックし、
   ＜事前準備＞で取得したインポートデータを選択します
   ※Zoomから取得したCSVファイルそのままインポート可能です
   ※セミナーにウェビナーが紐づいているかつ、ログインユーザーが対象ウェビナーのホストの場合に [ ZoomアンケートCSVインポート ] が表示されます
   
4. インポート完了までお待ちください
   ※ [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ データ処理状況 ] から状況を確認できます
   ※データ量や処理状況によりインポート完了まで時間がかかることがございます
5. [ セミナー管理詳細 ] 画面内でアンケート結果を確認できます
   ※リード管理詳細画面から紐づけたアンケート結果を確認することはできません
   

よくあるお問い合わせ

Zoomからウェビナーを開催した場合にホットプロファイル上でウェビナー情報を取得反映することは可能でしょうか。

Zoom側からウェビナーを実行した場合でも、開催後に [ ウェビナーの情報を取得反映 ] にて反映いただくことが可能です。