本記事では「セミナー管理」機能についてご案内します。
- セミナー管理機能とは
- Step1：セミナーを企画する
- Step2：セミナー開催の準備（フォームの作成／セミナーの作成）をする
- Step3：集客する（メール配信）
- Step4：申し込み情報を管理する
- Step5：セミナーを開催する／出席結果を管理する
- Step6：開催後のフォロー（メール配信／タスク登録／営業アプローチリストの登録）を実施する
- セミナーにアンケート結果を紐づけたいとき
- リードワークフロー機能
- よくある質問
セミナー管理機能とは
概要
セミナーの集客からお申し込み状況・出欠情報の管理、セミナー後のフォローアップまでをワンストップで実行できる機能です。
ホットプロファイルのセミナー管理機能でできること
- Webフォームからのお申込みを自動取り込み
- 集客メールの配信
- お申し込み状況の管理
- 出席状況（実績）の管理
- セミナー後のサンクスメール配信
- セミナー後のフォローアップ（タスク、営業アプローチリストの登録）
セミナー運営の流れ
セミナー運営の流れは以下のようになっています。
| STEP | フェーズ | 内容 | 実施時期（目安） |
| 1 | 企画 |
セミナーの目的を明確化 |
開催日の1か月前 |
| 2 | 準備 |
|
開催日の1~3週間前まで |
| 3 | 集客 | ターゲットを抽出してメール配信 | 開催日の1~3週間前まで |
| 4 | 出欠管理 |
お申込み状況（出席／キャンセル）の管理 ※開催後に実績を反映 |
開催日の1~3週間前まで |
| 5 | 開催 |
セミナーを実施（オンライン／対面） |
ー |
| 6 | フォロー |
|
開催後なるべく早期好ましい |
Step1：セミナーを企画する
まずはウェビナー開催の目的を明確化しましょう。目的から逆算して「集客対象」「講演内容」「提供資料」を検討します。
参加者によって「知りたい」と思う内容は異なります。（例：担当者層にマネジメント機能をアピールしても興味関心を得づらい）そのため、目的・ターゲットに合わせた内容の検討が重要です。
▼セミナー企画のサンプル
Step2：セミナー開催の準備（フォームの作成／セミナーの作成）をする
セミナー申し込みフォームを作成したいとき
お申込みフォーム（Webフォーム）の作成手順についてはこちら（Webフォームの基本操作）をご覧ください。
▼Webフォームサンプル
セミナーを作成したいとき
セミナー情報を作成します。
1. 黒帯 [ マーケティング ] - [ セミナー管理 ] をクリックします
2. [ 新規登録 ] ボタンをクリックします
3. 必要な項目を入力し、[ 登録 ] ボタンをクリックでセミナー情報の登録完了です
入力項目
| 項目名 | 入力内容 | 備考 |
| セミナー名 | 実施するセミナー情報 | 何のセミナーか？が一目で分かると◎ |
| 目的 | セミナーを開催する目的や概要 | ー |
| 開催日時 | セミナーを開催する日時 | ー |
| 定員 | セミナーの定員 | 数値で入力 |
| 目標 | セミナーの目標値 |
|
| セミナー招待客 | 集客したいリードを抽出して設定 |
|
| LP（ランディングページ） | 主にセミナー情報を掲載しているサイトのURL | ー |
| 申し込み用Webフォーム | 作成したWebフォームを設定 |
Webフォームのリードを取り込むことにより、セミナー管理に [ 申し込み状況 ] のステータス「出席」の状態で連携されます ※リード取込みについてはこちら |
| キー | 申し込みWebフォームに設定されているセミナーキーと突合させるためのキーを設定（※任意の値で設定可能） |
1つのWebフォームに対して複数のセミナーが紐づいている場合、セミナーキーの設定が必要です ※Ver8.9.0時点 |
| 担当者 | セミナー担当者 | 複数設定可 |
| メール通知先 | 満席時のメール通知を受け取りたいユーザーを選択 | [ 満席時にメール通知先にメールを送信する ] にチェックを入れておくことで、申し込み者が [ 定員 ] を上回った際にメールで通知されます |
Step3：集客する（メール配信）
一般的に、集客ではこれまでに接触／関係のあるお客様をピックアップして集客するリストを作成する必要があります。ホットプロファイルをご利用の場合、日々名刺を登録するだけで顧客情報の基盤ができている状態のため、すぐに集客が可能です。
※過去のセミナー参加者リストなどの情報をお持ちの場合、ホットプロファイルにインポートすることも可能です。詳細はこちら（インポート）をご覧ください。
「招待客」に設定したリードに対して集客メールを送信する
■セミナー管理詳細 画面 サマリー タブから全ての招待客を対象にする
1. 「招待客」下の [ メール送信 ] ボタンをクリックします
2. 送信したいメールの形式を選択し、メールの作成～送信を実施します
オススメ：A/Bテストメール
メールの作成、送信方法についてはこちら（メール配信の基本操作）をご覧ください。
Step4：申し込み情報を管理する
Step2にて、「申し込み用Webフォーム」を設定している場合、Webフォームと連携させた場合、Webフォーム側でリードの取り込みを実施することで自動的にセミナー管理に申し込み情報が登録されます。
※申込みがあったリードは [ 申し込みリスト ] タブに追加されます
■「Webフォーム」画面の表示
Webフォームよりお申し込みが来た場合、黒帯の [ マーケティング ] - [ Webフォーム ] より該当の「Webフォーム 問い合わせ一覧」を表示し、 [ リード取り込み ] 項目で「取り込み」をクリックします。
取り込みが完了したら、セミナー管理の [ 申し込みリスト ] タブに表示されます。
Webフォーム以外からお申込みがあった場合
1. [ セミナー管理 詳細 ] 画面 [ 集客リスト ] タブ の [ 申し込み者を追加 ] をクリックします
2. 申し込みの経路を選択します（電話／メール／当日直接／その他）
3. 追加したいリードを検索し、[ チェックしたリードを追加 ] をクリックして対象を追加します
（以下画像は「メールでの申し込み者を追加」を選択した場合）
4. リードの追加完了です
Step5：セミナーを開催する／出席結果を管理する
セミナーを開催します。
ウェビナーの場合は、開催までに参加用のURLを参加者に案内します。
セミナー開催後は、出席情報をリストに反映します
出席情報（実績）を反映する
1. [ セミナー管理 詳細 ] 画面 [ 申し込みリスト ] タブ を表示します
2. 出席情報を反映させたいリードにチェックを入れます
3. [ 出席結果を更新 ] ボタンをクリックし、「一括で出席にする」か「一括で欠席にする」のどちらか反映させたいステータスを選択します
4. 出席情報の更新完了です
Step6：開催後のフォロー（メール配信／タスク登録／営業アプローチリストの登録）を実施する
※以下はセミナー開催後のフォローを想定しているため「申し込みリスト」タブから操作していますが、メール送信、タスク登録、営業アプローチリストへの登録いずれも「集客リスト」タブからの操作が可能です
サンクスメールを送信したいとき
※Step5：出席情報（実績）を反映する をあらかじめ実施しておきます
1. [ セミナー管理 詳細 ] 画面 [ 申し込みリスト ] タブ を表示します
2. [ 出席結果 ] で「出席」を選択し、[ 絞り込み ] ボタンをクリックします
※実際にセミナーに参加したリードを絞り込みます
3. [ メール ] - [ 全ての検索結果を対象にする ] をクリックし、メールを作成～送付します
メールの作成、送信方法についてはこちら（メール配信の基本操作）をご覧ください。
Tips：メール配信の自動化
セミナー出席者へのメール送信を自動化することもできます。
詳細はこちら（＜キャンペーン管理＞ストーリーの概要と作成方法）をご覧ください。
※キャンペーン管理の利用が必要です
フォロータスクを登録したいとき
1. [ セミナー管理 詳細 ] 画面 [ 申し込みリスト ] タブ を表示します
2. フォロータスクを登録したいリードを選択し、[ タスク ] ボタンをクリックします
3. [ タスク一括登録 ] 画面が表示されるので、情報入力後 [ 登録 ] ボタンをクリックします
※フォロー内容や経緯など、できるだけ詳細に記載すると担当営業がフォローを実施しやすくなります
営業アプローチリストに登録したいとき
営業アプローチリストに登録し、対応履歴を残すことも可能です。
1. [ セミナー管理 詳細 ] 画面 [ 申し込みリスト ] タブ を表示します
2. フォロータスクを登録したいリードを選択し、[ 営業アプローチリストに登録 ] ボタンをクリックします
3. [ 営業アプローチリスト活動対象の追加 ] 画面が表示されるので、必要な情報を入力して [ 登録 ] ボタンをクリックします
※あらかじめ営業アプローチリストを登録しておく必要があります
セミナーにアンケート結果を紐づけたいとき
外部アンケートフォームで取得したアンケート結果をセミナー管理画面で紐づけることができます。
CSVファイルでのインポートが可能です。
＜事前準備＞
CSVテンプレート内「アンケートCSVインポートサンプル.csv」を参考にインポートデータを作成します。
以下は最低限のインポートデータ項目（※質問以外は列を省略した場合エラー）
| 姓 | アンケート回答者の姓 |
| 名 | アンケート回答者の名 |
| 会社名 | アンケート回答者の会社名 |
| メールアドレス | アンケート回答者のメールアドレス |
|
質問 ※列名＝質問の内容となるように入力してください |
質問の回答内容 例）列名：「満足度を教えて下さい」、値：「やや満足」 |
1. [ セミナー管理一覧 ] 画面から、アンケート結果をインポートしたいセミナー名をクリックします
2. [ セミナー管理詳細 ] 画面の [ アンケート ] タブをクリックします
3. [ アンケート結果の登録 ] - [ アンケートCSVインポート ] をクリックし、＜事前準備＞で作成したインポートデータを選択します
4. インポート完了までお待ちください
[ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ データ処理状況 ] から状況を確認できます
※データ量や処理状況によりインポート完了まで時間がかかることがございます
5. [ セミナー管理詳細 ] 画面内でアンケート結果を確認できます
※リード管理詳細画面から紐づけたアンケート結果を確認することはできません
リードワークフロー機能
リードの出席結果が「出席」または「欠席」に変更した際、自動的にキャンペーンか営業アプローチリストに対象リードを追加＆担当者に通知することができます。
セミナー終了後の出席者フォロー、欠席者フォローなどにご活用ください。
■利用例：移動先を「キャンペーン管理」にする場合
・出席したお客様へアンケートメールを送り、アンケート回答有無でさらに自動でメールを送りたい。
・案内メールを送ったお客様のメール開封やWebフォームの回答有無などからスコアリングし、
次のアクションを起こしたい。
などの場合に、セミナー管理とキャンペーン管理をリードワークフローで紐づけます。
- 対象のセミナー管理の [ ワークフロー ] で、以下のように設定します。
- 出席結果：「出席」を選択
- 移動先：「キャンペーン」を選択し、該当のキャンペーンを選択
- セミナー管理でリードの出席結果が「出席」となったリードが、該当キャンペーンへ自動で移動することを確認します。
よくある質問
Q1
「集客リスト」と「申し込みリスト」の違いは何ですか？
A1
「集客リスト」では、集客しているお客様（招待客）を表示します。また、そのお客様の状況を確認できます。
「申し込みリスト」では、セミナーの申し込みを行ったお客様（出席予定）を表示します。また、そのお客様の状況を確認できます。
Q2
「セミナー管理一覧」画面の定員稼働率や目標達成率とは何ですか？
A2
各項目について、詳細は以下となります。
【セミナー管理一覧の画面】
| 項目名 | 説明 |
| 応募状況（定員） | セミナー作成時に設定した定員数を表示します。 |
| 応募状況（申込） | 申し込みがあった人数を表示します。 |
| 応募状況（出席） | 出席した人数を表示します。 |
| 定員稼働率 | セミナー開催前：申込者数÷定員 を表示します。 セミナー終了後：出席者数÷定員 を表示します。 |
| 目標達成率 | セミナー開催前：申込者数÷目標 を表示します。 セミナー終了後：出席者数÷目標 を表示します。 |
【セミナー管理詳細のサマリーの画面】
| 項目名 | 説明 |
| 定員稼働率 | セミナー開催前：申込者数÷定員 を表示します。 セミナー終了後：出席者数÷定員 を表示します。 |
| 目標達成率 | セミナー開催前：申込者数÷目標 を表示します。 セミナー終了後：出席者数÷目標 を表示します。 |
| 招待客 | 招待客数を表示します。 |
| 招待客以外 | 招待客以外の人数を表示します。 |
| サイトアクセス数（メール施策） | 「メール設定済み かつ LPのURLをクリックした招待客数」÷「メール設定済みの招待客数」を表示します。 |
| LP | LPに指定されたURLよりOGP画像のURLを取得して表示します。 |