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【ユーザー管理】ユーザー招待メールの利用方法

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本記事ではユーザー招待メールについてご案内します。

ユーザー招待メールとは

■ユーザー作成時に招待メールを自動送信

Ver.11.4.0（2026年8月リリース）から、ユーザー情報に「利用開始日」が追加されました。
設定した日付に、対象ユーザーへ招待メール（ログイン情報のご案内）が自動で送信されます。

これまで必要だった初期パスワードの個別連絡が不要になり、ユーザーは自分でパスワードを設定して利用を開始できます。
管理者の連絡作業を減らしながら、パスワードを共有せずに安全に展開できます。
user_invitation.png

■送信されるメールの内容

招待メールの内容は、ご契約のログイン方法によって異なります。

ログイン方法 招待メールに記載される内容
ホットプロファイル アカウント
※通常ログイン		 初回ログイン用のURL（有効期限：7日間）
アカウント情報（顧客ID・ユーザーID）※URLの有効期限が切れた際の再発行に使用します
シングルサインオン（SAML認証） シングルサインオン用のURL
※顧客ID・ユーザーIDは記載されません

招待メールのイメージ（ホットプロファイルアカウント用の招待メール例）

※クリックで画像拡大

ご利用の前に

■送信の対象と送信タイミング

招待メールが送信される条件は次のとおりです。

項目 内容
送信先 ユーザー情報の「メールアドレス」
※サブメールアドレス・携帯メールアドレスは対象外です
送信される対象 「ステータス」が「有効」のユーザー
※「無効」のユーザーは、利用開始日を設定しても送信されません
利用開始日 当日以降の日付が入力されている

送信されるタイミングは、設定した利用開始日によって変わります。

利用開始日 送信タイミング
当日を設定した場合 設定完了後、招待メールを即時送信します
翌日以降を設定した場合 設定した利用開始日の朝8時に、招待メールを予約送信します

おすすめの運用の流れ

招待メールは指定した日の朝8時ごろに届くため、ユーザーへの事前案内とあわせて運用すると、問い合わせを抑えながらスムーズに展開できます。

  1. ユーザーを作成する際、アカウントを周知したい日を「利用開始日」に設定します
    ※利用開始日が未定の場合は空欄で登録し、決定後に設定してください
  2. 利用開始日の前に、「当日の朝8時ごろにホットプロファイルから招待メールが届く」ことを対象ユーザーへ案内します
  3. 利用開始日の朝8時に、招待メールが自動送信されます
  4. ユーザーが各自でパスワードを設定し、利用を開始します

＊ユーザーへの事前案内用メールサンプルはこちら：【STEP4】ユーザーへの周知

管理者様向け手順

招待メールの送信方法は2通りあります。ユーザーを作成するタイミングで利用開始日が決まっているかどうかで使い分けてください。
送信後の結果は「招待メールの送信状況を確認する」から確認できます。

※ユーザー管理の操作は、システム権限「管理者」または「部門管理者」をお持ちの方が行えます。
　権限による操作範囲の違いについてはこちらをご確認ください：【ユーザー管理】「管理者」「部門管理者」「一般」権限における操作可能範囲の違い

■方法1：ユーザーの作成・編集時に「利用開始日」を設定する

ユーザー作成と同時に招待メールを送信したい場合や、説明会の日程など利用開始日が事前に決まっている場合におすすめです。

  1. 右上の [ 歯車アイコン ] - [ 部署・ユーザーに関する設定 ] - [ ユーザーの管理 ] をクリックします
    ※クリックで画像拡大
  2. [ 新規登録 ] ボタンをクリックします
    ※すでに登録済みのユーザーに設定する場合は、一覧から対象ユーザーの名前をクリックして編集画面を開いてください
  3. 「利用開始日」に、アカウントを周知したい日付を設定します
    ※空欄のまま登録することもできます（空欄の場合、招待メールは送信されません）
  4. その他の項目を入力し、[ 登録 ] ボタンをクリックします
  5. 確認メッセージで [ OK ] をクリックで送信（予約）完了です
    ※ご注意ください※利用開始日を当日で設定した場合、即時招待メールが送信され、送信取り消しはできません

CSVインポートで一括設定も可能です

「利用開始日」は、CSVでの更新用インポートや新規登録用インポートでも設定できます。
多数のユーザーにまとめて設定したい場合にご利用ください。

＊一括で設定したい場合はこちらをご確認ください：インポートでのユーザー作成方法
 

■方法2：ユーザー管理一覧から招待メールを送信する

ユーザー作成時点で利用開始日が未定の場合や、部署ごとなど段階的に展開したい場合におすすめです。
一覧画面で対象を選び、まとめて利用開始日を設定できます。

  1. 右上の [ 歯車アイコン ] - [ 部署・ユーザーに関する設定 ] - [ ユーザーの管理 ] をクリックします
    ※クリックで画像拡大
  2. 招待メールを送信したいユーザーを検索します
    ※[ 招待メール送信状況 ] で絞り込むと、まだ招待メール送信していないユーザーだけを抽出できます（招待メールの送信状況を確認する）
  3. 対象ユーザーにチェックを入れます（全ての検索結果を対象とする場合はチェック不要です）
  4. [ 招待メール送信 ] をクリックし、状況に合わせていずれかを選択します
    user_invite_mail_1.png
    • このページでチェックしたものを対象にする：表示中のページでチェックしたユーザーのみを対象にします
    • 全ての検索結果を対象にする：検索条件に一致するすべてのユーザーを対象にします
  5. [ 招待メール送信 ] 画面で、「利用開始日」を入力し、[ 送信 ] をクリックします
  6. 確認メッセージで [ OK ] をクリックで送信（予約）完了です
    ※ご注意ください※利用開始日を当日で設定した場合、即時招待メールが送信され、送信取り消しはできません

■招待メールの送信状況を確認する

Ver.11.4.0以降、ユーザー情報に「招待メール送信状況」が追加されます。
送信結果が反映されるため、誰に招待メールが届いているかを画面上で検索・確認できます。

  • 未送信：招待メールを送信していない状態です
  • 送信済み：招待メールを送信済みの状態です（送信日時は該当ユーザーの [ ユーザー管理 詳細 ] 画面に表示されます）
  • 送信失敗：メールアドレスの誤りなどで送信できなかった状態です

例）「未送信」で絞り込めば、これから案内するユーザーだけをまとめて抽出できます。

利用者様向け手順（通常ログイン）

ホットプロファイル アカウント（顧客ID・ユーザーID・パスワード）でログインする場合の手順です。
シングルサインオン（SAML認証）でログインする場合は「利用者様向け手順（シングルサインオン／SAML認証）」をご確認ください。

■パスワードを設定してログインする

招待メールを受け取ったユーザーは、次の手順でパスワードを設定して利用を開始します。

  1. 招待メールに記載されたURLをクリックします

    ※URLの有効期限は7日間です
    ※期限が切れた場合はURLの有効期限が切れた場合をご確認ください
  2. [ 新パスワード設定画面 ] で「新しいパスワード」「新しいパスワード（再入力）」を入力します
  3. [ 再設定 ] をクリックします
  4. 「パスワードを変更しました。」と表示されたら、ログイン完了です
  5. 次回以降は、招待メールで通知された顧客ID、ユーザーIDと、本手順で設定したパスワードを利用してログインしてください

パスワードルール

  • 8文字以上であること
  • 過去3回分のパスワードとは異なること
  • 英大文字、英小文字、数字、記号のうち3種類以上を含むこと
  • 使用不可文字（半角円マーク、半角バックスラッシュ）を含まないこと

■URLの有効期限が切れた場合

招待メールに記載されたURLの有効期限は7日間です。
期限が切れた場合は、ユーザー自身でパスワード設定用のURLを再発行できます。

  1. 期限切れのURLを開くと「URLの有効期限が切れています。」と表示されるため、[ パスワード設定用のURLを再発行する ] をクリックします
  2. [ パスワード変更 ] 画面で「顧客ID」「ユーザーID」を入力し、[ 送信 ] をクリックします

    ※顧客ID、ユーザーIDは招待メール内に記載されています
  3. パスワード再発行メール本文のURLをクリックします
  4. [ 新パスワード設定画面 ] で「新しいパスワード」「新しいパスワード（再入力）」を入力します
  5. [ 再設定 ] をクリックします
  6. 「パスワードを変更しました。」と表示されたら、ログイン完了です
  7. 次回以降は、招待メールで通知された顧客ID、ユーザーIDと、本手順で設定したパスワードを利用してログインしてください

利用者様向け手順（シングルサインオン／SAML認証）

シングルサインオン（SAML認証）でログインする場合の手順です。
招待メールにはシングルサインオン用のURLが記載されます。ホットプロファイル側でのパスワード設定は不要です。

  1. 招待メールに記載されたURLをクリックします
  2. シングルサインオンでログインします
  3. 次回以降も、シングルサインオンでログインしてください

※シングルサインオンでは使用しないため、顧客ID・ユーザーIDは招待メールに記載されません
※パスワードを設定しないため、「URLの有効期限が切れた場合」の手順は該当しません

よくあるご質問

Ver.11.4.0より前に作成したユーザーの「招待メール送信状況」が「送信済み」になっています。
バージョンアップによって、既存ユーザーに招待メールが送信されたのでしょうか？

Ver.11.4.0で追加された「利用開始日」は、バージョンアップ時点では設定されない（空欄）ため、既存のユーザーへ招待メールが自動送信されることはありません。
バージョンアップ以前に作成されたユーザーの「招待メール送信状況」は、一律で「送信済み」として扱われます。
実際に招待メールが送信されたわけではありませんので、ご了承ください。
既存ユーザーへ改めて招待メールを送信したい場合は、ユーザー管理の一覧画面から [ 招待メール送信 ] で利用開始日を設定してください。
※詳細はこちら：方法2：ユーザー管理一覧から招待メールを送信する

利用開始日を設定したのに、招待メールが届きません。

次の点をご確認ください。

  • 「ステータス」が「無効」になっていないか（無効のユーザーには送信されません）
  • ユーザー情報の「メールアドレス」に誤りがないか
  • 利用開始日に翌日以降を設定した場合、送信タイミングは利用開始日の朝8時ごろです
  • 受信側で迷惑メールフォルダに振り分けられていないか

「招待メール送信状況」が「送信失敗」になっている場合は、メールアドレスをご確認のうえ、改めて招待メールを送信してください。

招待メールはどのメールアドレスに送信されますか？

ユーザー情報の「メールアドレス」に送信します。サブメールアドレス・携帯メールアドレスは対象外です。

「利用開始日」を空欄のままユーザーを登録できますか？

登録できます。空欄の場合、招待メールは送信されません。
利用開始日が決まってから、編集画面または一覧画面の [ 招待メール送信 ] から設定してください。

招待メールの自動送信を止めることはできますか？

利用開始日を設定しなければ、招待メールは送信されません。
なお、招待メール機能そのものを無効化する設定はご用意しておりません。
ユーザー作成時は利用開始日を空欄にしておき、送信したいタイミングで一覧画面から利用開始日に当日を設定することで、手動送信に近い運用が可能です。

招待メールを再送できますか？

ユーザー管理の一覧画面から [ 招待メール送信 ] で改めて利用開始日を設定すると、招待メールが送信されます。

招待メールに記載されたURLの有効期限はどのくらいですか？

7日間です。期限が切れた場合は、ユーザー自身でパスワード設定用のURLを再発行できます。
※詳細はこちら：URLの有効期限が切れた場合

なお、シングルサインオン（SAML認証）の場合、URLの有効期限はありません。

招待メールの件名や本文を編集できますか？

招待メールの件名や本文はお客様側で編集できません。

利用開始日を間違えて設定してしまった。どうしたらいいですか？

利用開始日が決まっている場合は、正しい利用開始日を設定し直してください。
利用開始日が未定の場合は、空欄で更新してください。
なお、利用開始日を当日で設定した場合は即時招待メールが配信されますので、該当ユーザーへ個別にご案内をお願いいたします。

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