本記事ではユーザー管理についてご案内いたします。
ユーザー管理は「システム権限」が「管理者」のユーザーのみ操作可能です。
ユーザー管理とは
ホットプロファイルをご利用いただくにはユーザーの作成が必要です。
ユーザー管理ではユーザーの新規作成、更新、削除が可能です。
ユーザー管理画面を操作するにはユーザーのシステム権限が「管理者」となっている必要があります。
※ご注意点：ご契約内容により表示される画面、設定項目が異なります
ユーザーを新規登録したいとき
※CSVインポートでまとめてユーザーの新規登録を行いたい場合は、「ユーザーID設定シート」をご利用ください
1. 画面右上 [ 歯車マーク ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] をクリックします
2. [ ユーザー管理一覧 ] 画面で [ 新規登録 ] ボタンをクリックします
3. 各項目を入力、設定し、[ 登録 ] ボタンをクリックでユーザーの作成完了です
※各項目については以下をご覧ください
ユーザー情報
ユーザーの基本情報を設定します。
| 項目名 | 説明 |
| ユーザーID | 重複不可のため、以下いずれかでの設定をおすすめします ・社員番号 ・メールアドレスの@以前の文字列 |
| ステータス | ・有効：ホットプロファイルにログインできます ・無効：ホットプロファイルにログインできません ※無効のアカウントはアカウント作成数に含みません。 |
| アクセス権限 | システム権限： 「管理者」または「一般」を選択します。 ・管理者：すべての機能を使用できます。 ・一般：「ユーザー管理」や「インポート」など、権限のない機能は使用できません。 関連：[ 管理者 ] と [ 一般 ] ユーザーでの操作可能範囲の差異 ※「管理者」はメンテナンスなどの機能を利用できる権限のため、通常ユーザーには「一般」での設定をお勧めします |
| 権限グループ： 名刺、報告、商談の公開範囲を指定する際に、閲覧範囲を制限するための設定です 設定しない場合、部署権限管理での運用の際は「デフォルト」を選択してください ※初回作成時は未設定で構いません |
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| 名前 | ユーザーの氏名を入力します |
| 名前（カナ） | ユーザーの氏名（カナ）を入力します ※全角カナで入力してください |
| 部署 | ユーザーが所属する部署を選択します 複数部署設定することも可能です |
| 役職 | ユーザーの役職を入力します |
| 電話番号 | ユーザーの電話番号を入力します |
| 内線番号 | ユーザーの内線番号を入力します |
| 携帯電話番号 | ユーザーの携帯電話番号を入力します |
| その他電話番号 | その他の電話番号を入力します |
| メールアドレス |
ユーザーのメールアドレスを入力します |
| サブメールアドレス | [ メールアドレス ] 以外にホットプロファイルからの各種通知を受け取りたいアドレスがあれば入力します |
| 携帯メールアドレス | 携帯電話のメールアドレスを入力します。 ※各機能の通知は受け取れませんので、携帯メールアドレスで通知を受け取りたい場合は上記の「サブメールアドレス」に入力してください |
| HotProfileアカウント | 有効：ホットプロファイルアカウント情報（ID、パスワード）でログインできます 無効：ホットプロファイルアカウント情報（ID、パスワード）でログインできなくなります ※SAML認証（SSO）を利用しておりホットプロファイルアカウントでのログインを不可としたい場合に「無効」を選択して下さい ※「無効」のユーザーは名刺データ転送ツールにログインできなくなるためご注意ください |
パスワード
| 項目名 | 説明 |
| パスワード無期限 | 貴社セキュリティポリシーに従い設定してください |
| 新しいパスワード | 英語大文字、英語小文字、数字、記号のうち、3種類以上を含む8文字以上で入力します ※ログイン時に本パスワードは利用しませんが、システム仕様上登録が必要なため、任意の文字列を設定ください |
| 確認用パスワード | 新しいパスワードと同じ値を入力します |
| スマホ自動ロック | iPhoneのスマートフォンアプリで自動ロックをかけることができます ・有効：スマートフォンアプリのロックがかかります ・無効：スマートフォンアプリのロックがかかりません ※貴社セキュリティポリシーに従い設定してください |
設定テンプレート
運用開始時に必須の機能のみ有効にします。
各設定をカスタマイズしたい場合は、テンプレートは使用せず次の設定へ進んで下さい。
※初回は推奨値で問題ない場合はテンプレート適用後、画面最下部の [ 登録 ] をクリックしてユーザー作成を完了させてください。
1. リストから [ シンプルモード ] を選択し、[ テンプレートを適用 ] ボタンをクリックします
2. 確認画面の [ OK ] をクリックでテンプレートが適用されます
機能利用
データ出力の権限を設定します。
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項目名 |
説明 | |
| データ入出力 | 一括エクスポート | 「有効」を選択すると、以下のデータを権限に関係なくすべて一括エクスポートします ・名刺データ ・報告データ ・商談データ ・目標データ ・営業アプローチリストデータ ・マイ名刺データ ※バックアップ等、すべてのデータが必要な場合に特定のユーザーに対してのみ権限を割り当てることを推奨します |
| エクスポート | ・有効：各一覧画面で検索結果をエクスポートできます ・無効：エクスポートができません |
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| エクスポート権限 （名刺管理一覧、リード管理一覧） |
「全データ」または「所有データ」を選択します 「名刺管理 一覧」画面、および「リード管理 一覧」画面でエクスポートできるデータの権限を選択できます ・全データ：閲覧できるすべてのデータをエクスポートできます ・所有データ：名刺所有者がログインユーザーの名刺情報、リード情報のみをエクスポートできます ※公開範囲が「非公開」のデータはエクスポートできません |
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| 反社リスク確認担当者 （※反社チェック機能） |
・有効：「反社チェック」機能が使用できます。 ・無効：「反社チェック」機能が使用できません。 |
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| キャンペーン管理 | ・有効：キャンペーン管理機能を利用できます ・無効：キャンペーン管理機能を利用できません |
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| セミナー管理 | ・有効：セミナー管理機能を利用できます ・無効：セミナー管理機能を利用できません ※キャンペーン管理を有効にすると、セミナー管理も自動で有効へ変更されます |
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| 一斉メール | ・有効：一斉メール配信を利用できます ・無効：一斉メール配信を利用できません |
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| ABテストメール | ・有効：A/Bテストメールを利用できます ・無効：A/Bテストメールを利用できません |
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| 個別メール | ・有効：個別メールを利用できます ・無効：個別メールを利用できません |
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| ワークフロー （※リードワークフロー） |
事前に設定した条件に合致したリードが発生した場合、自動で他の機能に連携・通知できる機能です。 ・有効：「リードワークフロー」機能が使用できます。 ・無効：「リードワークフロー」機能が使用できません。 |
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メンテナンス
メンテナンス機能の利用可能範囲を設定します。
| 項目名 | 説明 | |
| タグ管理 | ・有効：タスクカテゴリ、名刺/リードの共有タグの作成、編集、削除が行えます ・無効：タスクカテゴリ、名刺/リードの共有タグの作成、編集、削除が行えません |
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| リード管理 | リード重複マージ | ・有効：リード重複マージが行えます ・無効：リード重複マージが行えません ※一般ユーザーの推奨値 |
| リード編集 | ・有効：リード編集が行えます ・無効：リード編集が行えません |
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| リード削除 | ・有効：リード削除が行えます ・無効：リード削除が行えません |
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| 会社管理 | 会社重複マージ | ・有効：会社重複マージが行えます ・無効：会社重複マージが行えません ※一般ユーザーの推奨値 |
| 会社編集 | ・有効：会社編集が行えます ・無効：会社編集が行えません |
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| 会社削除 | ・有効：会社削除が行えます ・無効：会社削除が行えません |
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表示/初期値設定
各機能の設定値や初期値を設定します。
| 項目名 | 説明 | |
| ダッシュボード管理 | 表示ダッシュボード | ダッシュボード名を指定します ダッシュボードが複数ある場合に最初に表示するダッシュボードを設定できます よく利用する／またはユーザーに表示させたいダッシュボードを設定してください ※ダッシュボードを設定していない初期状態では空欄で問題ありません |
| 名刺管理 | ニュースエリア |
名刺管理一覧画面に最新ニュースを表示します |
| 名刺非公開 | ・有効：名刺をデータ化依頼する際に「非公開（自分のみ）」が選択できます ・無効：名刺をデータ化依頼する際に「非公開（自分のみ）」が選択できません ※推奨値 |
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| データ化依頼時のタグ初期値 | 名刺をデータ化依頼する際に付与するタグをあらかじめ指定することができます 毎回設定するタグが決まっている場合などにオススメです |
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| 共有タググループ | ユーザー毎に表示するタグを制御することができます 「共有タググループ管理」で登録されている「タググループ名」を入力します。 |
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| 報告管理 | 表示テンプレート | 報告管理を新規作成する際や報告管理の一覧を表示する際に最初に表示するテンプレートを設定することができます よく利用する表示テンプレートを設定してください ※初回作成時は未設定で構いません |
| 報告確認者設定 | 報告の確認者に初期値として設定したいユーザーを指定します 常に確認者として設定したい上司やチームメンバーを設定しておくと便利です ※表示テンプレートの初期値設定が優先されます。 （表示テンプレートの初期値設定 ＞ ユーザー管理、マイページの初期値設定） |
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| 報告非公開 | ・有効：報告を登録する際に「営業担当者のみ」が選択できます ・無効：報告を登録する際に「営業担当者のみ」が選択できません |
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| 商談管理 | 表示テンプレート | 商談管理を新規作成する際や商談管理の一覧を表示する際に最初に表示するテンプレートを設定することができます よく利用する表示テンプレートを設定してください ※初回作成時は未設定で構いません ※「商談の詳細画面・編集画面を表示時、最後にその商談を登録・更新した時の表示テンプレート設定で表示します」：「表示する」にチェックを入れた場合商談の詳細画面・編集画面を表示時、最後にその商談を登録・更新した時の表示テンプレート設定で表示可能 （インポート時は「有効」／「無効」で入力） |
| 商談ステージグループ | 商談を登録する際に設定する商談ステージをあらかじめ指定することができます。 ※表示テンプレートの初期値設定が優先されます。 （表示テンプレートの初期値設定 ＞ ユーザー管理、マイページの初期値設定） |
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| タスク管理 | タスク割当通知先 | ・有効：自分にタスクが割り当てられた際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：自分にタスクが割り当てられた際にメールで通知を受け取ることができません ※メールはタスク登録完了後に即時送信されます |
| 未完了タスク通知先 | ・有効：自分のタスクが期限日の前日までに「完了」になっていない際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：自分のタスクが期限日の前日までに「完了」になっていない際にメールで通知を受け取ることができません ※メールは1日1回まとめて送信されます |
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| メール管理 | サンクスメールテンプレート |
サンクスメールのテンプレート初期値を選択します |
| 議事録メールテンプレート | 報告管理詳細画面から送信する議事録メールのテンプレート初期値を選択します | |
| プレフィックス番号 | 使用するプレフィックスをあらかじめ指定することができます ※指定する値は基本設定に登録されている「プレフィックス電話名」です |
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| マイ名刺交換用URL最長有効期限 | オンライン名刺交換URLの最長有効期限を設定します | |
通知設定
各機能の通知に関する設定です。
関連FAQ：機能別通知の配信時間について
| 項目名 | 説明 | |
| 取引先ニュース | 取引先ニュース通知 | ・有効：「人事異動ニュース通知」「企業ニュース通知」「お気に入り企業」のメールを受け取ることができます ・無効：「人事異動ニュース通知」「企業ニュース通知」「お気に入り企業」のメールを受け取ることができません ※メールは毎朝6:00に受け取ります（時間の変更は不可です） |
| 人事異動ニュース通知 | 自分が所有している名刺の人物について人事異動ニュースが発表された際に「ダッシュボード」画面、「名刺管理 一覧」画面のニュース表示、 および「最新トピック」画面に通知します ・有効：「人事異動ニュース通知」の通知をホットプロファイル上で受け取ることができます ・無効：「人事異動ニュース通知」の通知をホットプロファイル上で受け取ることができません ※「取引先ニュース通知」が「有効」の場合は本内容をメールでも受け取ることが可能です |
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| 企業ニュース通知 |
名刺を所有している企業、もしくはお気に入り企業に設定した企業のWebサイト上のニュースをお知らせします |
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| お気に入り企業通知 | 気になる企業を登録しておくことで、その企業への商談登録、更新、報告登録があった際にお知らせします ・有効：「お気に入り企業」の通知をホットプロファイル上で受け取ることができます ・無効：「お気に入り企業」の通知をホットプロファイル上で受け取ることができません ※「取引先ニュース通知」が「有効」の場合は本内容をメールでも受け取ることが可能です |
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| お気に入り企業 | お気に入り企業に記載されるユーザーを登録することができます ※初回は会社が未登録のため、未設定で構いません |
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| 営業活動ニュース | 営業活動ニュース通知 | ・有効：「自分の知り合いとの名刺交換」「お気に入りユーザー」のメールを受け取ることができます ・無効：「自分の知り合いとの名刺交換」「お気に入りユーザー」のメールを受け取ることができません ※メールは毎朝6:00に受け取ります（時間の変更は不可です） |
| 他人の名刺交換通知 | ・有効：自分が所有している名刺の相手と社内の他のユーザーが名刺交換をした際にホットプロファイル上で通知を受け取ることができます ・無効：自分が所有している名刺の相手と社内の他のユーザーが名刺交換をした際にホットプロファイル上で通知を受け取ることができません ※「営業活動ニュース通知」が「有効」の場合は本内容をメールでも受け取ることが可能です |
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| お気に入りユーザー | お気に入りユーザーに記載されるユーザーを登録することができます | |
| マイHOT通知 | マイHOT通知 | ・有効：自分に関するリード、および企業からWebアクセスがあった際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：自分に関するリード、および企業からWebアクセスがあった際にメールで通知を受け取ることができません |
| 名刺管理 | 名刺登録通知 | ・有効：前日にデータ化された名刺のデータ化登録のメールを受け取ることができます ・無効：前日にデータ化された名刺のデータ化登録のメールを受け取ることができません ※メールは毎朝6:00に受け取ります。時間の変更は不可です |
| タスク管理 | タスク割当通知 | ・有効：自分にタスクが割り当てられた際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：自分にタスクが割り当てられた際にメールで通知を受け取ることができません ※メールはタスク登録完了後に即時送信されます |
| 未完了タスク通知 | ・有効：自分のタスクが期限日の前日までに「完了」になっていない際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：自分のタスクが期限日の前日までに「完了」になっていない際にメールで通知を受け取ることができません ※メールは1日1回、朝8:00にまとめて送信されます |
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| 報告管理 | コメント通知 | ・有効：報告管理で自分宛にコメントが登録された際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：報告管理で自分宛にコメントが登録された際にメールで通知を受け取ることができません ※メールは報告登録完了後に即時送信されます |
| 確認者通知 | ・有効：報告管理で確認者に設定された際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：報告管理で確認者に設定された際にメールで通知を受け取ることができません ※メールは報告登録完了後に即時送信されます |
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| 商談管理 | 再アプローチ通知 | ・有効：「お気に入りユーザー」の案件で再アプローチ日になった日にホットプロファイル上で通知を受け取ることができます ・無効：「お気に入りユーザー」の案件で再アプローチ日になった日にホットプロファイル上で通知を受け取ることができません ※「営業活動ニュース通知」が「有効」の場合は本内容をメールでも受け取ることが可能です |
| 営業アプローチリスト管理 | 対応期限通知 | ・有効：活動リストの対応期限が翌日で状態が未着手or継続の際に対応期限の前日にメールで通知を受け取ることができます ・無効：活動リストの対応期限が翌日で状態が未着手or継続の際に対応期限の前日にメールで通知を受け取ることができません ※期限の前日朝8:00に通知します |
| 再アプローチ通知 | ・有効：活動リストの次回対応日が当日で状態が未着手or継続の際に当日にメールで通知を受け取ることができます ・無効：活動リストの次回対応日が当日で状態が未着手or継続の際に当日にメールで通知を受け取ることができません ※期限の当日朝8:00に通知します |
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| リードワークフロー | 移動通知 | ・有効：リードワークフローが動いた際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：リードワークフローが動いた際にメールで通知を受け取ることができません |
CSVインポートでユーザーを一括登録したい場合
CSVファイルを使ってユーザーを一括で登録することができます。
詳細はこちら（ユーザー設定手順）をご覧ください
ユーザー情報を更新したいとき
1件ずつ更新したい場合
1. メニュー右上 [ 歯車マーク ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] をクリックします
2. 一覧から更新したいユーザーを確認し、右端の [ 編集 ] ボタンをクリックします
3. [ ユーザー管理編集 ] 画面が表示されたら、変更したい項目を修正します
4. ページ下部の [ 登録 ] ボタンをクリックで更新完了です
複数まとめて更新したい場合
画面上では「ステータス」の値のみ一括で更新することができます。
部署異動や退職などの関係でホットプロファイルを利用しないユーザーが複数発生した場合などにご利用ください。
1. メニュー右上 [ 歯車マーク ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] をクリックします
2. ステータスを更新したいユーザーにチェックを入れます
3. ページ下部の [ 一括更新 ] ボタンをクリックします
4. [ 有効 ] または [ 無効 ] を選択し、[ 更新 ] ボタンをクリックで更新完了です
ユーザーを削除したいとき
※注意※
ユーザーを削除すると紐づく報告や商談のデータが削除されてしまうなどの影響が発生します。
そのため、不要となったユーザーにつきましてはユーザーのステータスを「無効」に切り替えることを推奨しています。
削除前には必ずユーザー削除の影響（ユーザーが退職した場合の設定）についてご確認ください。
1件ずつ削除したい場合
1. メニュー右上 [ 歯車マーク ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] をクリックします
2. 削除したい [ ユーザー名 ] をクリックします
3. ページの一番下へスクロールし、[ 削除 ] をクリックします
4. 「『削除対象のユーザー名』のユーザー情報を削除してもよろしいですか」のポップアップで [ OK ] を選択するとユーザーの削除完了です
複数まとめて削除したい場合
1. メニュー右上 [ 歯車マーク ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] をクリックします
2. 削除したいユーザーにチェックを入れます
3. ページ下部の [ 一括削除 ] ボタンをクリックします
4. 「選択した項目を削除してもよろしいですか？」のポップアップで [ OK ] を選択するとユーザーの削除完了です