【報告管理】AI議事録

本記事ではAI議事録機能についてご案内します。

• AI議事録機能の概要
  • AI議事録とは
  • AI議事録で変わる営業活動
  • AI議事録のご利用イメージ
• AI議事録の利用方法
  • 動画・音声ファイルのアップロード
  • 要約状況（ステータス）の確認
  • 話者に営業担当者、リードを設定する（話者分離機能）
  • AI議事録から報告を登録する
• 運用事例
  • スマートフォンに保存した動画・音声ファイルのアップロード
  • Teams会議で録画したデータのアップロード
• AIアシスタントで商談内容を分析する
• よくある質問
• AI機能のご利用について

AI議事録機能の概要

Ver.10.8.0（2025年4月25日リリース）にてAI議事録機能をリリースいたしました。
※本機能のご利用は有償オプションのご契約が必要です。
　ご契約に関するご不明な点やお申し込みについては、お気軽に営業担当またはサポートデスクまでご相談ください。

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詳細はこちら

■AI議事録とは

お客様との商談には、顧客ニーズ、成功のヒント、提案の改善点など、営業成果を高める情報が詰まっています。
しかし、商談履歴の登録は手間がかかり、そもそも蓄積されないという課題があります。
こうした課題を解決するため、AIが商談内容を自動整理する「AI議事録」をリリースいたしました。
これにより、提案の精度向上、商談の成功率アップ、営業スキルの強化 など、組織全体の営業強化を加速します。
 

■AI議事録で変わる営業活動

■AI議事録のご利用イメージ

商談の録画・録音データをアップロードするだけで、AIが自動で商談内容を要約します。
営業の負担を低減し、営業ナレッジが溜まる仕組み作りが可能です。

AI議事録の利用方法

■動画・音声ファイルのアップロード

※zoom連携時のデータアップロードについてはこちら

1. 画面上の黒帯 [ 報告管理 ] をクリックします。

2. 報告管理一覧画面にて [ AI議事録 ] - [ 動画・音声ファイルをアップロードする ] をクリックします。

3. [ ファイルを選択する ] をクリックします。
※動画・音声ファイルを直接ドラッグ＆ドロップすることも可能です。

4. 動画・音声ファイルを選択します。

ファイルサイズ上限：500MBまで
ファイル形式　　　：.mp3 .wav .mp4 .m4a .mov

5. [ アップロード開始 ] ボタンをクリックします。
※タイトルを変更されたい場合はアップロード開始前に変更してください。

6. 「アップロードが完了しました」のメッセージが出たらアップロード完了です。
※生成AIでの要約には少し時間がかかります。完了次第、メールにてお知らせいたします。
アップロード中に他画面へ遷移するとエラーが起きる可能性があります。

■要約状況（ステータス）の確認

【AI議事録一覧画面からの確認方法】

1. ファイルのアップロード完了後、[ 一覧に戻る ] をクリックします。

2. 一覧画面にて要約状況（ステータス）を確認できます。

※AI議事録一覧画面を確認する方法として、報告管理一覧画面にて
[ AI議事録 ] - [ アップロードした要約一覧を見る ] をクリックいただく方法もございます。

【AI議事録詳細画面からの確認方法】

1. ファイルのアップロード完了後、[ 詳細画面はこちら ] をクリックします。
   
2. 詳細画面にて要約状況（ステータス）を確認できます。
   
3. AI要約が完了したら、AI議事録詳細画面にて要約と文字起こしした内容が確認できます。
   

■話者に営業担当者、リードを設定する（話者分離機能）

AIが会話の内容や音声のトーンから判断した話者に対して、ホットプロファイルに登録されている営業担当者（ユーザー）、相手先担当者（リード）を割り当てることができます。
※話者分離機能はVer.11.1.0（2025年10月10日リリース）以降に登録されたAI議事録データを対象としています。
　Ver.11.1.0実装前に登録されたAI議事録につきましては、話者分離は実施されません。

1. [ 文字起こし ] タブをクリックします。
2. 話者（営業担当者1、相手先担当者1など）にカーソルを当て、鉛筆マークをクリックします。
   
3.  [ 話者の変更 ] 画面で、話者に割り当てたい人物を設定します。
   まずは [ 営業担当者（自社）] か [ 相手先担当者（リード） ] かを選択します。
   
   • [ 営業担当者（自社）] の場合、担当者氏名を入力します。
     
   • [ 相手先担当者（リード） ] の場合、そのまま検索することも可能ですが、
     右側に表示される [ 虫眼鏡 ] ボタンからのリード検索がおすすめです。
     
   • ※ [ 営業担当者1 ] で表示されている行すべてが更新対象です。
     選択した特定の行だけの話者を設定したい場合は、
     [ 選択した行のみ話者を変更する ] にチェックを入れてください。
     
4. 内容を確認し、[ 保存 ] ボタンクリックで話者の設定完了です。
   

■AI議事録から報告を登録する

1. AI議事録詳細画面を表示し、画面右上の [ 報告を新規作成 ] ボタンをクリックします。
   
2. 対応内容にAI要約が連携された状態で報告管理新規作成画面が開きます。
   話者を設定している場合は、相手先担当者（リード）に設定したリードが設定されます。
   ※話者の設定方法についてはこちら
   
   • 表示テンプレートの [ 対応内容 ] に初期値が設定されている場合、初期値の下にAI要約がコピーされます。
     
   • AI議事録を誤って紐づけてしまった場合は、
     画面左上の [ AI議事録 ] - [ 紐づけを解除 ] から解除可能です。
     ただし、連携された [ 相手先担当者（リード） ] 、[ 対応内容 ] にコピーされた
     AI要約の内容は削除されません。削除が必要な場合は手動で削除、変更してください。
     
3. その他必要事項を入力して、[ 登録 ] ボタンをクリックで報告の登録完了です。
   

運用事例

■スマートフォンに保存した動画・音声ファイルのアップロード

※現在、AI議事録はスマートフォンアプリに対応しておりませんので、
以下の手順にてスマートフォンのWebブラウザからアップロードをお願いします。

1. スマートフォンのWebブラウザでホットプロファイルにログインします。

2. 画面上の黒帯 [ 報告管理 ] をクリックします。

3. 報告管理一覧画面にて [ AI議事録 ] - [ 動画・音声ファイルをアップロードする ] をクリックします。

4. [ ファイルを選択する ] をクリックします。

5. 「写真ライブラリ」または「ファイルを選択」から動画・音声ファイルを選択します。

ファイルサイズ上限：500MBまで
ファイル形式　　：.mp3 .wav .mp4 .m4a .mov

6. 「ファイルを選択」以降の手順はこちらをご確認ください。

■Teams会議で録画したデータのアップロード

※会議のレコーディングをダウンロードできるのは会議の開催者のみとなります。

1. 会議チャットまたはチャネルで「共有済み」 タブを選択します。

2. ファイルを選択し [ ダウンロード ] ボタンをクリックします。

3. ダウンロードした動画ファイルをホットプロファイルにアップロードする方法はこちらをご確認ください。

Teams会議の記録をダウンロードする方法はMicrosoftのサイトもあわせてご確認ください。
 

AIアシスタントで商談内容を分析する

AIアシスタントが商談内容を分析し、振り返りの視点や次のアクションを提案！
上司や先輩からのフィードバックのように、営業力を高めるヒントをその場で得られます。
経験の浅いメンバーも、自信を持って次の一歩へ進めます。

AIアシスタントを利用したい [ AI議事録 詳細 ] 画面の右上に表示されている
[ AIアシスタント ] アイコンをクリックしてご利用ください。

■AI議事録 詳細 画面で確認できる内容

AI議事録詳細画面のAIアシスタントでは、以下の質問が可能です。
※登録されているデータによって質問できる内容は異なります
※最新のデータから情報を取得しています

• 商談を成功させるためのアクションを教えて
• 次の商談でヒアリングすべきことを教えて
• 商談後のお礼メールを作成して
• 相手先担当者の満足度を推測して
• 営業トークの改善点を教えて
• 文字数を変えて要約して
• 話者ごとに発言を要約して
• 商談以外の会議として要約して

よくあるご質問

AI議事録の閲覧・削除権限はありますか？

AI議事録のアクセス権限は報告の権限設定に従います。
Ver.11.1.0より、AI議事録に対しても公開範囲を設定できるようになりました！

※アクセス権限についてはこちら

議事録のタイトルはあとから修正できますか？

Ver.11.1.0から、議事録のタイトルを後からでも変更できるようになりました。

話者分離機能について、話者の判定はTeamsやZoomのユーザー情報（氏名など）も参考にしていますか？

話者分離での判定に各種会議システムのユーザー情報は利用していません。
音声情報（声のトーン、会話内容）から判断しています。

ユーザー毎にAI議事録の利用有無を設定できますか？

ユーザー毎に設定が可能です。
ユーザー管理の「機能利用」に表示されている「AI議事録」にて有効/無効を設定してください。

AI機能のご利用について

「AI議事録」は、利用規約第16条に基づき、外部の生成AIサービスを活用して提供しております。

これらの機能において使用されるお客様のデータ（利用規約第14条に定める「利用者保有データ」）は、
AIモデルの学習に利用されることはございません。
お客様の情報は適切に管理されており、安心してご利用いただけます。

【利用する第三者サービス】OpenAI GPT モデル
【適用される主な第三者サービス利用規約】https://openai.com/policies/business-terms/

＊AI機能のご利用を希望されない場合は、こちらよりご申請ください。

AIを活用することで、これまで以上にお客様の営業活動を力強くご支援できるサービスへと進化させてまいります。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

■関連情報

• 【報告管理】基本操作
• 【AI議事録】Zoom連携基本操作