本記事ではAI議事録機能についてご案内します。
AI議事録機能の概要
Ver.10.8.0（2025年4月25日リリース）にてAI議事録機能をリリースいたしました。
※AI議事録機能の無料トライアルは2025年6月27日をもって終了いたしました。
引き続きご利用をご希望のお客様には、有償オプションのご契約が必要となります。
ご不明な点やお申し込みについては、お気軽に営業担当またはサポートデスクまでご相談ください。
■AI議事録とは
お客様との商談には、顧客ニーズ、成功のヒント、提案の改善点など、営業成果を高める情報が詰まっています。
しかし、商談履歴の登録は手間がかかり、そもそも蓄積されないという課題があります。
こうした課題を解決するため、AIが商談内容を自動整理する「AI議事録」をリリースいたしました。
これにより、提案の精度向上、商談の成功率アップ、営業スキルの強化 など、組織全体の営業強化を加速します。
■AI議事録で変わる営業活動
■AI議事録のご利用イメージ
商談の録画・録音データをアップロードするだけで、AIが自動で商談内容を要約します。
営業の負担を低減し、営業ナレッジが溜まる仕組み作りが可能です。
AI議事録の利用方法
■動画・音声ファイルのアップロード
1. 画面上の黒帯 [ 報告管理 ] をクリックします。
2. 報告管理一覧画面にて [ AI議事録 ] - [ 動画・音声ファイルをアップロードする ] をクリックします。
3. [ ファイルを選択する ] をクリックします。
※動画・音声ファイルを直接ドラッグ&ドロップすることも可能です。
4. 動画・音声ファイルを選択します。
ファイルサイズ上限：500MBまで
ファイル形式 ：.mp3 .wav .mp4 .m4a .mov
5. [ アップロード開始 ] ボタンをクリックします。
※タイトルを変更されたい場合はアップロード開始前に変更してください。
6. 「アップロードが完了しました」のメッセージが出たらアップロード完了です。
※生成AIでの要約には少し時間がかかります。完了次第、メールにてお知らせいたします。
アップロード中に他画面へ遷移するとエラーが起きる可能性があります。
■要約状況（ステータス）の確認
【AI議事録一覧画面からの確認方法】
1. ファイルのアップロード完了後、[ 一覧に戻る ] をクリックします。
2. 一覧画面にて要約状況（ステータス）を確認できます。
※AI議事録一覧画面を確認する方法として、報告管理一覧画面にて
[ AI議事録 ] - [ アップロードした要約一覧を見る ] をクリックいただく方法もございます。
【AI議事録詳細画面からの確認方法】
1. ファイルのアップロード完了後、[ 詳細画面はこちら ] をクリックします。
2. 詳細画面にて要約状況（ステータス）を確認できます。
■AI議事録から報告を登録する
1. 要約が完了したらAI議事録詳細画面にて要約と文字起こしした内容が確認できます。
2. AI要約タブにある [ クリップボードにコピー ] ボタンをクリックします。
3. [ 報告を新規作成 ] ボタンをクリックします。
4. 報告管理新規作成画面が開くので、対応内容等にコピーした内容を貼り付けます。
5. その他必要事項を入力して、[ 登録 ] ボタンをクリックします。
運用事例
■スマートフォンに保存した動画・音声ファイルのアップロード
※現在、AI議事録はスマートフォンアプリに対応しておりませんので、
以下の手順にてスマートフォンのWebブラウザからアップロードをお願いします。
1. スマートフォンのWebブラウザでホットプロファイルにログインします。
2. 画面上の黒帯 [ 報告管理 ] をクリックします。
3. 報告管理一覧画面にて [ AI議事録 ] - [ 動画・音声ファイルをアップロードする ] をクリックします。
4. [ ファイルを選択する ] をクリックします。
5. 「写真ライブラリ」または「ファイルを選択」から動画・音声ファイルを選択します。
ファイルサイズ上限：500MBまで
ファイル形式 ：.mp3 .wav .mp4 .m4a .mov
6. 「ファイルを選択」以降の手順はこちらをご確認ください。
■Teams会議で録画したデータのアップロード
※会議のレコーディングをダウンロードできるのは会議の開催者のみとなります。
1. 会議チャットまたはチャネルで「共有済み」 タブを選択します。
2. ファイルを選択し [ ダウンロード ] ボタンをクリックします。
3. ダウンロードした動画ファイルをホットプロファイルにアップロードする方法はこちらをご確認ください。
Teams会議の記録をダウンロードする方法はMicrosoftのサイトもあわせてご確認ください。
よくあるご質問
Q：AI議事録の閲覧・削除権限はありますか？
A：現在、権限による制限はございませんので、どなたでも閲覧が可能となっております。
また、アップロードしたご本人またはシステム権限が「管理者」の方であれば削除が可能です。
Q：議事録のタイトルはあとから修正できますか？
A：現在、議事録のタイトルはアップロード前のみ修正可能となっております。
AI機能のご利用について
「AI議事録」は、利用規約第16条に基づき、外部の生成AIサービスを活用して提供しております。
これらの機能において使用されるお客様のデータ（利用規約第14条に定める「利用者保有データ」）は、
AIモデルの学習に利用されることはございません。
お客様の情報は適切に管理されており、安心してご利用いただけます。
【利用する第三者サービス】OpenAI GPT モデル
【適用される主な第三者サービス利用規約】https://openai.com/policies/business-terms/
＊AI機能のご利用を希望されない場合は、こちらよりご申請ください。
AIを活用することで、これまで以上にお客様の営業活動を力強くご支援できるサービスへと進化させてまいります。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
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