本ページでは「報告管理機能」の基本的な利用方法についてご案内いたします。
- 報告管理の機能概要
- 報告利用のための事前準備／報告のフォーマットを作成したいとき（管理者向け）
- 報告を登録／確認したいとき（Webアプリ）
- 報告を登録／確認したいとき（スマホアプリ）
- 運用のポイント
- ダッシュボードで営業活動状況を可視化したいとき
- 議事録メールを送信したいとき
報告管理の機能概要
営業報告書は、顧客との折衝状況を効果的に管理し、営業社員を適切にマネジメントするための貴重な情報源です。
営業担当者の顧客訪問状況や日報を迅速に把握することで、営業マネージャーは適切なアドバイスを最適なタイミングで
行うことができます。
いつ誰が誰と、どのようなお話をしたのか、顧客に関する情報の蓄積・社内共有は会社の重要資産になるので、
報告の登録を習慣化しましょう。
ホットプロファイルの報告機能とは？
自社独自のフォーマットで営業訪問報告などの管理が簡単にできます。
複数の通知機能により、上司・関係者にすぐに報告が伝わり、円滑なコミュニケーションを促進します。
| ポイント | |
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利用のための事前準備／報告のフォーマットを作成したいとき（管理者向け）
報告管理ご利用までの流れ
| 実施事項 | 内容 | 担当者 |
| 1. 管理したい項目を決定 | 報告管理で管理したい項目をご検討ください テンプレートは用途に応じて複数作成も可能です |
営業マネージャー 営業支援担当 等 |
| 2. 表示テンプレートを作成 | 管理したい項目が決定したらテンプレートを作成します 初期値の設定も可能です |
ホットプロファイルの管理者様 |
| 3. ご利用開始 | 報告を登録します 営業担当者（一般ユーザー）様に運用開始の周知をすることをおすすめします |
営業担当者（一般ユーザー） |
表示テンプレート作成の流れ
- 初めに必要最小限の手間がかからない基本テンプレートを作成し展開します
- 各部門にて追加項目を検討しご要望をあげていただきます
※別途ひな形をご用意しております - 各項目の追加要望を精査します
| ポイント | |
※3～6ヶ月間程での見直し・整理ができると◎ |
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■失敗するケース
- 最初から項目をどんどん追加してしまい、項目が多過ぎて入力・識別しにくくなり使わなくなった
- 同じ意味だが名称が異なる項目が複数存在してしまった
おすすめ初期テンプレート
項目が多すぎると入力が面倒に感じてしまい、定着が難しくなります。
「選択肢1つ、自由入力欄1つ」の2ヶ所のみを入力すれば登録が完了できる以下を初期テンプレートとして
おすすめします。
※その他の項目は初期値の設定や自動挿入が可能です。
＊は必須項目
| 項目名 | 説明 | 補足（★部分のみで報告完了） |
| 題名* | 報告のタイトルを設定します | 初期値設定で自動挿入可 例：営業報告 |
| 対応日時 | 顧客折衝の日時を設定します | 自動挿入 or 日付選択 |
| 会社名 | 相手先の会社名を設定します | 自動挿入（名刺一覧から選択時） |
| 相手先担当者（リード） | 相手先の担当者を設定します | 自動挿入（名刺一覧から選択時） |
| 訪問目的* | 顧客への訪問目的を選択します 例：”新規訪問”や”納品対応”などカスタム項目で事前設定 |
★選択肢より選択 ※グラフ集計に利用する項目です 営業活動を数値で可視化できます |
| 対応内容 | 顧客折衝の内容を記録します | ★フリーコメント |
| 営業担当者* | 報告記載者の名前を設定します | 自動挿入 |
| 確認者 | 報告を共有する対象者を選択します | デフォルト状態を設定可 詳細はこちら |
まずは、上記のように入力が簡単なテンプレートで運用を始めていただき、
慣れてきたら、下記のようなシーン別のテンプレートを徐々に準備していきましょう。
・お客様との打ち合わせ用テンプレート
・社内の議事録を登録するためのテンプレート
・打ち合わせではなく、電話/メールで重要なやり取りしたことを残すためのテンプレート
など
カスタム項目を作成したいとき
※「カスタム項目管理」は システム権限：管理者のユーザーのみ操作可能です
カスタム項目を活用することによって、これまで利用されていたフォーマットに近い形で
テンプレートの作成ができます。
カスタム項目ではラジオボタンやチェックボックス等、選択肢を設定することができます。
管理したい項目の検討後、ホットプロファイルの標準項目として準備されていない場合は
カスタム項目を作成してください。
手順詳細は以下をご確認ください。
■カスタム項目を作成する
表示テンプレートを作成したいとき
※「表示テンプレート管理」は システム権限：管理者のユーザーのみ操作可能です
部門ごとや管理したい項目にあわせて複数のテンプレートを用意できます。
カスタム項目を作成した後、表示テンプレート（報告書のフォーマット）に反映したい場合にも
表示テンプレートの作成（更新）を行います。
手順詳細は以下をご確認ください。
■表示テンプレートを作成する
初期値を設定したいとき
※「初期値の設定」は システム権限：管理者のユーザーのみ操作可能です
特定の項目に初期値を設定することもできます。
入力の手間を削減できるため、適宜初期値を設定することをおすすめします。
手順詳細は以下をご確認ください。
■表示テンプレートに初期値を設定する
報告登録／確認時に利用する表示テンプレートの初期値を設定したいとき
利用する表示テンプレートによって、登録／確認時に表示される項目が異なります。
よく利用する表示テンプレートは初期値として設定することをおすすめします。
■システム管理者で一括設定する（※システム権限：管理者のユーザーのみ操作可能）
※ユーザー情報をCSVインポートで一括更新することも可能です。インポートについてはこちらをご確認ください。
1. [ システム設定 ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] をクリックします
2. 対象ユーザー名の [ 編集 ] をクリックします
3. [ 報告管理 ] - [ 表示テンプレート ] の初期値を設定します
4. [ 登録 ] をクリックします。
5. 以降、報告を登録する際／確認する際は初期値として設定した表示テンプレートが適用されます
■ユーザー自身で自分の初期値を設定する
1. 右上のユーザー名をクリックします。
2. [ マイページ ] をクリックします。
3. [ 表示／初期値設定 ] をクリックします。
4. 各表示テンプレートの初期値を設定します。
5. [ 登録 ] をクリックします。
6. 以降、報告を登録する際／確認する際は初期値として設定した表示テンプレートが適用されます
報告を登録／確認したいとき（Webアプリ）
報告を登録したいとき
1. [ 名刺管理一覧 ] 画面を開きます（※黒帯メニューから [ 名刺管理 ] - [ 名刺管理 ] で表示されます）
2. 報告を登録したいお客様の名刺を検索し、名刺画像左側の [ 報告 ] ボタンをクリックします
※[ 報告 ] ボタンや名刺画像が表示されていない場合は、画面右側の [ 表示切替 ] - [ サマリー表示 ] を選択します
3. 報告の登録画面が表示されるので、入力完了後に [ 登録 ] ボタンをクリックします
4. 報告の登録完了です
■Tips：お客様に紐づかない報告（営業日報など）を登録したいとき
1. 黒帯メニューから [ 報告管理 ] をクリックします
2. [ 新規登録 ] ボタンをクリックします
3. 報告の登録画面が表示されるので、入力完了後に [ 登録 ] ボタンをクリックします
4. 報告の登録完了です
報告を閲覧したいとき
登録された報告情報はリードや会社情報に紐づきます。
■お客さまカルテ
※お客さまカルテ表示後、左側のメニューより[ 報告 ] をクリック
■報告管理 一覧画面
1. 黒帯メニューから [ 報告管理 ] をクリックします
2. 様々な条件で登録された報告を検索＆確認可能です
※確認者機能についての詳細はこちらをご確認ください。
報告を登録／確認したいとき（スマホアプリ）
報告を登録したいとき（はじめて名刺を交換した場合）
名刺のデータ化と同時に報告を登録することが可能です。
報告を登録したいとき（過去に名刺を交換している場合）
名詞から報告を登録することが可能です。
過去の報告を確認したいとき
外出からも簡単に過去の報告を登録できます。
報告を確認したいとき（管理者／マネージャー向け）
スマホアプリからも報告を一覧で確認できます。（iPhoneのみ※2021/6現在）
■各タブで確認できる報告
| ユーザー名 | ：自分が登録した報告 |
| 確認待ち | ：自分が「確認者」に設定されていて「未確認」の報告 |
| お気に入り | ：「お気に入りユーザー」が登録した報告、「お気に入り企業」に関する報告 |
| すべて | ：すべての報告 |
※確認者機能の詳細についてはこちらをご確認ください
運用のポイント
報告管理機能の運用を定着させるためのポイントは以下の通りです。
■運用ルール例
- 顧客訪問（Web会議）したら必ず報告を登録する
※内容の濃さ ＜ 薄くても必ず履歴を残すこと - 訪問目的の集計結果を社内で共有・可視化する
※随時グラフ化、月一回社内共有
⇒新規顧客開拓の活動数やトラブル対応数などを可視化、手を打つ材料に - 営業マネージャーは毎朝前日の報告をチェック、必要な際はコメント返信
※スマホアプリで通勤中でもサッとチェックできます。（10件程度なら5～10分程度）
| ポイント | |
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報告データは会社の財産です。上司の方もチェックして適切なフィードバックを行ってください。 |
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■運用例
1. 報告のテンプレートに「上司相談」の項目を追加。
または、対応内容の初期値として「上司相談事項」の文言を入れる。
2. 報告登録時、必ず上司に確認してほしい場合や上司に相談事がある場合に、
「上司相談」にチェックを入る。
または、対応内容の「上司相談事項」に相談内容を記載する。
3. 上司は「上司相談」にチェックが入っている、または
「上司相談事項」に相談内容が記載されている報告をしっかりと確認する。
その他の報告は、サラッと確認して一括で「確認済」にする。
※優先して確認すべき報告が分かるため、上司側での確認の効率が上がります。
※報告者は、上司に相談したい内容を確実に確認してもらえます。
ダッシュボードで営業活動状況を可視化したいとき
登録された報告のデータを活用して訪問件数や訪問目的の比率を可視化することができます。
はじめに：ダッシュボードの基本的な操作方法についてはこちらをご覧ください
1. ダッシュボードの編集画面を表示します
2. リストから「営業活動量グラフ」を選択し、[ 追加 ] ボタンをクリックします
3. 表示条件を設定するため、追加された「営業活動量グラフ」左下の[ 編集 ] ボタンをクリックします
4. 閲覧したい内容に応じて条件を設定し、[ 登録 ] ボタンをクリックで設定完了です
※「グラフ表示項目」として設定できるカスタム項目は、項目タイプが以下で作成された項目のみです
- ラジオボタン
- リストボックス
議事録メールを送信したいとき
ホットプロファイルに登録した報告内容を議事録メールとして関係者に送ることができます。
報告に登録した内容が自動的にメールに差し込みされるため、
スムーズに情報共有を行うことができます。
手順詳細は以下をご確認ください。
■議事録メールの送信方法