ユーザーへの周知
ユーザー様へホットプロファイルの利用に関する案内を行いましょう。
ホットプロファイルの主幹/窓口様が実際にホットプロファイルを利用するユーザー様に対して
社内周知を行う場合を想定し、通知サンプルをご案内しています。
運用にあわせて内容を置き換えていただき、社内周知にご活用ください。
【文面例】導入目的・説明会について
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 「ホットプロファイル」の導入について ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 名刺管理ツール「ホットプロファイル」を導入し、お客様の名刺を会社の資産として 集約して管理することで、データを最大限に活用できます。 ぜひ有効活用いただきますよう、ご協力のほどよろしくお願いいたします。 【導入の目的】 ・散在する名刺情報を集約管理し、会社の情報資産として社内で共有、管理、活用する。 ・集約管理することで、情報管理体制を強化する。 ・個人向けの名刺管理アプリ利用は原則禁止とする。 【利用方針】 1．日頃入手した名刺はすみやかにホットプロファイルへ取り込むこと。 2．取り込む名刺情報は社内で共有（全体に公開）すること ※役員など一部例外あり 3．既存で保有する名刺を初期に取り込む際は、直近1年間の名刺 （また現在やりとりがあるお客様の名刺）を対象とする。 名刺の取り込みにはコストがかかるため、退職者やいつの誰だか不明等、 不要な名刺は取り込まないように選別すること。 4．自身が接触したことのないお客様に連絡をとりたい場合は、勝手に連絡をとるのではなく、 必ず事前にその名刺所有者へ一言確認や相談をすること。 【導入スケジュール】 20xx年xx月xx日：本通知 20xx年xx月xx日：ご利用開始のご案内（招待メールの受け取り方をお知らせします） 20xx年xx月xx日：招待メールの配信（ログイン確認をお願いします） 20xx年xx月xx日〜xx月xx日：既存で保有している名刺の取込期間（※） 20xx年xx月xx日：利用方法説明会＆通常運用の開始 ※事前に取り込むべき名刺を整理しておいてください。 初期の大量名刺取り込み時は名刺登録までに一定の期間が必要となります。 通常運用になると1〜2営業日で登録されます。 【説明会資料】 説明会で利用する資料は以下にアップロードいたしましたので、ご確認をお願いいたします。 格納先：
【文面例】ご利用開始のご案内・スマホアプリのインストールについて
ユーザー作成時に設定した「利用開始日」に、ログイン用のURLを記載した招待メールが自動で送信されます。
ユーザー様が招待メールに気づかず放置してしまうことを防ぐため、招待メールが届く前に、あらかじめ受け取り方を案内しておく運用をおすすめします。
※招待メールの仕組みについては【ユーザー管理】ユーザー招待メールをご確認ください。
招待メールの内容はログイン方法によって異なります。ご利用の方法にあわせて、以下から文面例をご確認ください。
■ホットプロファイル アカウントでログインする場合
招待メールには、パスワード設定用のURL（有効期限7日間）とアカウント情報（顧客ID・ユーザーID）が記載されます。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 「ホットプロファイル」ご利用開始のご案内 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 名刺管理ツール「ホットプロファイル」のアカウントを発行します。 ご利用開始にあたり、以下の手順でパスワードの設定をお願いします。 -------------------------------------------------------------------- 【ご利用開始までの流れ】 -------------------------------------------------------------------- 1．20xx年xx月xx日（x）の朝8時ごろ、ホットプロファイルから 「招待メール」がこのメールアドレス宛に届きます。 2．招待メール内のURLをクリックし、ご自身でパスワードを設定してください。 ※URLの有効期限は7日間です。期限内に設定をお願いします。 ※パスワードの設定手順は以下をご確認ください。 https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/60595437171481#user_flow 3．パスワードの設定後、パソコンとスマートフォンアプリの両方から ログインできることをご確認ください。 -------------------------------------------------------------------- 【パスワードのルール】 -------------------------------------------------------------------- ・8文字以上であること ・英大文字、英小文字、数字、記号のうち3種類以上を含むこと ・使用不可文字（半角円マーク、半角バックスラッシュ）を含まないこと -------------------------------------------------------------------- 【パソコンの場合】 ※Webブラウザより以下にアクセスしてください。 -------------------------------------------------------------------- URL：https://hammock.hotprofile.biz/business_cards/ 顧客ID：xxxxxx ユーザーID：従業員番号 パスワード：ご自身で設定したパスワード -------------------------------------------------------------------- 【スマートフォン（iPhone/Android）】※アプリのインストールが必要となります。 -------------------------------------------------------------------- 顧客ID：xxxxxx ユーザー名：従業員番号 パスワード：ご自身で設定したパスワード サーバー：[ ホットプロファイル ] を選択 -------------------------------------------------------------------- 【招待メールが届かない場合・URLの期限が切れた場合】 -------------------------------------------------------------------- ・迷惑メールフォルダに振り分けられていないかご確認ください。 ・URLの有効期限（7日間）が切れた場合は、画面の案内に沿って ご自身でパスワード設定用のURLを再発行できます。 再発行には招待メールに記載の顧客ID・ユーザーIDが必要です。 ・招待メールが見つからない場合は○○部までご連絡ください。 ★スマートフォンアプリのインストールについて iPhoneの場合はAppStore、Androidの場合はPlayストアより 「ホットプロファイル」と検索し、インストールしてください。 ★利用機器の対象条件、動作環境は以下をご覧ください。 https://www.hammock.jp/hpr/kadou.html ★説明会までに以下のリンクをご確認ください。 名刺データ化依頼方法：https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/35183899307161?ycs=Dc4ERiSs 名刺の確認・活用方法：https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/35275233077657?ycs=Dc4ERiSs ※スキャナーからの名刺データ化依頼時は名刺の向きにご注意ください。 名刺はおもて面（会社名・氏名がある面）が上になるようにスキャナーにセットしてください。 ★拠点の機器管理者は以下手順で、ツールの設定を行ってください。 https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/52630886816153?ycs=Dc4ERiSs
■シングルサインオン（SAML認証）でログインする場合
招待メールにはシングルサインオン用のURLが記載され、ホットプロファイルのパスワード設定は不要です。
※お客様ごとにログイン用URLが異なりますので、自社環境用のURLに書き換えて送付してください
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 「ホットプロファイル」ご利用開始のご案内 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 名刺管理ツール「ホットプロファイル」のアカウントを発行しました。 ご利用開始にあたり、以下をご確認ください。 -------------------------------------------------------------------- 【ご利用開始までの流れ】 -------------------------------------------------------------------- 1．20xx年xx月xx日（x）の朝8時ごろ、ホットプロファイルから 「招待メール」がこのメールアドレス宛に届きます。 2．招待メール内のURLをクリックしてください。 シングルサインオンでログインできます。パスワードの設定は不要です。 3．パソコンとスマートフォンアプリの両方から ログインできることをご確認ください。 -------------------------------------------------------------------- 【パソコンの場合】 ※Webブラウザより以下にアクセスしてください。 -------------------------------------------------------------------- URL：https://顧客ID.hammock.hotprofile.biz/business_cards/ ログイン方法：シングルサインオン -------------------------------------------------------------------- 【スマートフォン（iPhone/Android）】※アプリのインストールが必要となります。 -------------------------------------------------------------------- 1．アプリを立ち上げ、[ シングルサインオンでログイン ] を選択します 2．サーバー欄に以下のシングルサインオン用URLを入力します https://顧客ID.hammock.hotprofile.biz 3．シングルサインオンで利用するID・パスワードを入力してログインします -------------------------------------------------------------------- 【招待メールが届かない場合】 -------------------------------------------------------------------- ・迷惑メールフォルダに振り分けられていないかご確認ください。 ・招待メールが見つからない場合は○○部までご連絡ください。 ★スマートフォンアプリのインストールについて iPhoneの場合はAppStore、Androidの場合はPlayストアより 「ホットプロファイル」と検索し、インストールしてください。 ★利用機器の対象条件、動作環境は以下をご覧ください。 https://www.hammock.jp/hpr/kadou.html ★説明会までに以下のリンクをご確認ください。 名刺データ化依頼方法：https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/35183899307161?ycs=Dc4ERiSs 名刺の確認・活用方法：https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/35275233077657?ycs=Dc4ERiSs ※スキャナーからの名刺データ化依頼時は名刺の向きにご注意ください。 名刺はおもて面（会社名・氏名がある面）が上になるようにスキャナーにセットしてください。 ★拠点の機器管理者は以下手順で、ツールの設定を行ってください。 https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/52630886816153?ycs=Dc4ERiSs
【文面例】ホットプロファイルの活用について
2回目以降のログインURLがログイン方法によって異なります。ご利用の方法にあわせて、以下から文面例をご確認ください。
■ホットプロファイル アカウントでログインする場合
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 「ホットプロファイル」の活用について ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ このたび弊社では、名刺管理ツール「ホットプロファイル」を導入することになりました。 名刺をデータ化し、集約管理することにより、日々の業務効率化やスピードアップが見込めるため、 皆様も積極的に活用してください。 ■STEP1 まずは名刺のデータ化依頼をしましょう。依頼方法については、以下のリンクをご参照下さい。 名刺データ化依頼方法：https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/35183899307161?ycs=Dc4ERiSs ※スキャナーからの名刺データ化依頼時は名刺の向きにご注意ください。 名刺はおもて面（会社名・氏名がある面）が上になるようにスキャナーにセットしてください。 ★拠点の機器管理者は以下手順で、ツールの設定を行ってください。 https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/52630886816153?ycs=Dc4ERiSs ■STEP2 ホットプロファイルから届いた「招待メール」内のURLをクリックし、ログインして下さい。 2回目以降は、以下のURLからログインできます。 https://hammock.hotprofile.biz/business_cards/ 招待メールが見つからない方、URLの有効期限が切れてしまった方は、 ○○部までご連絡下さい。 ■STEP3 登録した名刺を確認してみましょう。 操作方法については、以下のリンクをご参照下さい。 名刺の確認・活用方法：https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/35275233077657?ycs=Dc4ERiSs 操作や運用に関して、ご質問等ありましたら、 ○○までご連絡いただきますよう、お願いいたします。 ■利用者インタビュー ・これまで名刺情報の入力・検索にかかっていた時間が無くなった分、 △△△や、□□□などに注力できるようになりました！ ・外出先でも名刺をスマホからデータ化依頼できたり、お客様情報を簡単に閲覧できるので、 往訪前後のスキマ時間を有効活用し、業務効率化を図っています！ ・今回の全社展開に先駆け、○○部の○○さんにホットプロファイルを活用していただきました。 ホットプロファイルを利用することで、これまでお客様情報の入力・検索にかかっていた時間が 削減でき、営業活動に専念できるようになったという声が届いています。 皆様も名刺管理ツール「ホットプロファイル」を活用し、業務効率化にお役立て下さい。
■シングルサインオン（SAML認証）でログインする場合
※お客様ごとにログイン用URLが異なりますので、自社環境用のURLに書き換えて送付してください
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「ホットプロファイル」の活用について
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このたび弊社では、名刺管理ツール「ホットプロファイル」を導入することになりました。
名刺をデータ化し、集約管理することにより、日々の業務効率化やスピードアップが見込めるため、
皆様も積極的に活用してください。
■STEP1
まずは名刺のデータ化依頼をしましょう。依頼方法については、以下のリンクをご参照下さい。
名刺データ化依頼方法：https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/35183899307161?ycs=Dc4ERiSs
※スキャナーからの名刺データ化依頼時は名刺の向きにご注意ください。
名刺はおもて面（会社名・氏名がある面）が上になるようにスキャナーにセットしてください。
★拠点の機器管理者は以下手順で、ツールの設定を行ってください。
https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/52630886816153?ycs=Dc4ERiSs
■STEP2
ホットプロファイルから届いた「招待メール」内のURLをクリックし、
シングルサインオンでログインして下さい。
2回目以降は、以下のURLからログインできます。
https://顧客ID.hammock.hotprofile.biz/business_cards/
招待メールが見つからない方、ログインできない方は、
○○部までご連絡下さい。
■STEP3
登録した名刺を確認してみましょう。
操作方法については、以下のリンクをご参照下さい。
名刺の確認・活用方法：https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/35275233077657?ycs=Dc4ERiSs
操作や運用に関して、ご質問等ありましたら、
○○までご連絡いただきますよう、お願いいたします。
■利用者インタビュー
・これまで名刺情報の入力・検索にかかっていた時間が無くなった分、
△△△や、□□□などに注力できるようになりました！
・外出先でも名刺をスマホからデータ化依頼できたり、お客様情報を簡単に閲覧できるので、
往訪前後のスキマ時間を有効活用し、業務効率化を図っています！
・今回の全社展開に先駆け、○○部の○○さんにホットプロファイルを活用していただきました。
ホットプロファイルを利用することで、これまでお客様情報の入力・検索にかかっていた時間が
削減でき、営業活動に専念できるようになったという声が届いています。
皆様も名刺管理ツール「ホットプロファイル」を活用し、業務効率化にお役立て下さい。