ユーザーへの周知
ユーザー様へホットプロファイルの利用に関する案内を行いましょう。
ホットプロファイルの主幹/窓口様が実際にホットプロファイルを利用するユーザー様に対して
社内周知を行う場合を想定し、通知サンプルをご案内しています。
運用にあわせて内容を置き換えていただき、社内周知にご活用ください。
【文面例】導入目的・説明会について
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 「ホットプロファイル」の導入について ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 名刺管理ツール「ホットプロファイル」を導入し、お客様の名刺を会社の資産として 集約して管理することで、データを最大限に活用できます。 ぜひ有効活用いただきますよう、ご協力のほどよろしくお願いいたします。 【導入の目的】 ・散在する名刺情報を集約管理し、会社の情報資産として社内で共有、管理、活用する。 ・集約管理することで、情報管理体制を強化する。 ・個人向けの名刺管理アプリ利用は原則禁止とする。 【利用方針】 1．日頃入手した名刺はすみやかにホットプロファイルへ取り込むこと。 2．取り込む名刺情報は社内で共有（全体に公開）すること ※役員など一部例外あり 3．既存で保有する名刺を初期に取り込む際は、直近1年間の名刺 （また現在やりとりがあるお客様の名刺）を対象とする。 名刺の取り込みにはコストがかかるため、退職者やいつの誰だか不明等、 不要な名刺は取り込まないように選別すること。 4．自身が接触したことのないお客様に連絡をとりたい場合は、勝手に連絡をとるのではなく、 必ず事前にその名刺所有者へ一言確認や相談をすること。 【導入スケジュール】 2024年xx月xx日：本通知 2024年xx月xx日：アカウント情報通知（パソコン・スマホアプリでログイン確認をお願いします） 2024年xx月xx日〜xx月xx日：既存で保有している名刺の取込期間（※） 2024年xx月xx日：利用方法説明会＆通常運用の開始 ※事前に取り込むべき名刺を整理しておいてください。 初期の大量名刺取り込み時は名刺登録までに一定の期間が必要となります。 通常運用になると1〜2営業日で登録されます。 【説明会資料】 説明会で利用する資料は以下にアップロードいたしましたので、ご確認をお願いいたします。 格納先：
【文面例】アカウント情報・スマホアプリのインストールについて
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 「ホットプロファイル」ユーザーアカウントの通知 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 名刺管理ツール「ホットプロファイル」を利用するために、必要なユーザーアカウントをご案内します。 事前にログイン確認をしてください。 また、初回ログイン時はパスワードの変更が必須となりますので、 Webアプリ（ブラウザ）またはスマートフォンアプリからパスワードの変更をお願いします。 -------------------------------------------------------------------- 【パソコンの場合】 ※Webブラウザより以下にアクセスしてください。
URL： https://hammock.hotprofile.biz/business_cards/ 顧客ID：xxxxxx ユーザーID：従業員番号 初期パスワード：Hot12345 -------------------------------------------------------------------- 【スマートフォン（iPhone/Android）】
※アプリのインストールが必要となります。ガラケーには未対応です。
顧客ID： xxxxxx ユーザー名：従業員番号 パスワード： 自身で変更したパスワード サーバー： [ ホットプロファイル ] を選択 -------------------------------------------------------------------- ★スマートフォンアプリのインストールについて iPhoneの場合はAppStore、Androidの場合はPlayストアより 「ホットプロファイル」と検索し、インストールしてください。 ★利用機器の対象条件、動作環境は以下をご覧ください。 https://www.hammock.jp/hpr/kadou.html ★説明会までに以下動画をご視聴ください。 ※音声が流れますのでご注意ください。 名刺データ化依頼方法（スマートフォンアプリ）：https://vimeo.com/994942689/60cb555163 名刺データ化依頼方法（スキャナー・パソコン）：https://vimeo.com/811165490/d40f8ce463 名刺の確認・活用方法（スマートフォンアプリ）：https://vimeo.com/994942716/d1f13c36d2 名刺の確認・活用方法（Webフォンアプリ）：https://vimeo.com/811165851/16682fe2fd ※スキャナーからの名刺データ化依頼時は名刺の向きにご注意ください。 名刺はおもて面（会社名・氏名がある面）が上になるようにスキャナーにセットしてください。 ★拠点の機器管理者は以下手順で、ツールの設定を行ってください。 https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/52630886816153?ycs=Dc4ERiSs
【文面例】ホットプロファイルの活用について
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 「ホットプロファイル」の活用について ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ このたび弊社では、名刺管理ツール「ホットプロファイル」を導入することになりました。 名刺をデータ化し、集約管理することにより、日々の業務効率化やスピードアップが見込めるため、 皆様も積極的に活用してください。 ■STEP1 まずは名刺のデータ化依頼をしましょう。依頼方法については、以下の動画をご参照下さい。 名刺データ化依頼方法（スマートフォンアプリ）：https://vimeo.com/994942689/60cb555163 名刺データ化依頼方法（スキャナー・パソコン）：https://vimeo.com/811165490/d40f8ce463 ※音声が流れますのでご注意ください。 ※スキャナーからの名刺データ化依頼時は名刺の向きにご注意ください。 名刺はおもて面（会社名・氏名がある面）が上になるようにスキャナーにセットしてください。 ★拠点の機器管理者は以下手順で、ツールの設定を行ってください。 https://hprhelp.hammock.jp/hc/ja/articles/52630886816153?ycs=Dc4ERiSs ■STEP2 以下のURLにアクセスし、ログインして下さい。 https://hammock.hotprofile.biz/business_cards/ ログイン時に必要なアカウント情報は、別途送付しています。 アカウント情報がわからない方は、○○部までご連絡下さい。 ■STEP3 登録した名刺を確認してみましょう。 操作方法については、以下の動画をご参照下さい。 ※音声が流れますのでご注意ください。 名刺の確認・活用方法（スマートフォンアプリ） https://vimeo.com/994942716/d1f13c36d2 名刺の確認・活用方法（Webフォンアプリ） https://vimeo.com/811165851/16682fe2fd 操作や運用に関して、ご質問等ありましたら、 ○○までご連絡いただきますよう、お願いいたします。 ■利用者インタビュー ・これまで名刺情報の入力・検索にかかっていた時間が無くなった分、 △△△や、□□□などに注力できるようになりました！ ・外出先でも名刺をスマホからデータ化依頼できたり、お客様情報を簡単に閲覧できるので、 往訪前後のスキマ時間を有効活用し、業務効率化を図っています！ ・今回の全社展開に先駆け、○○部の○○さんにホットプロファイルを活用していただきました。 ホットプロファイルを利用することで、これまでお客様情報の入力・検索にかかっていた時間が 削減でき、営業活動に専念できるようになったという声が届いています。 皆様も名刺管理ツール「ホットプロファイル」を活用し、業務効率化にお役立て下さい。