本記事では「個別メール」機能を利用して議事録メールを送信する方法についてご紹介します。
はじめに
ホットプロファイルに登録した報告から、お客様に議事録を簡単に送れます。
議事録を手間なく送ることで、 営業活動を効率化します。
通常のメーラーと同じようにCCやBCCの設定も可能です。
メール機能利用に必要な権限（管理者向け）
ホットプロファイルからのメール配信には権限が必要です。
権限の設定は [ ユーザー管理 ] 画面から変更できます。
※個別メールで議事録メールを送信したい場合、[ 個別メール ] が有効になっている必要があります
ホットプロファイルから議事録メールを送信したいとき
ホットプロファイルに登録した報告からお客様へ簡単に議事録の送信ができます。
Cc、Bccに関係者を追加できるので、社内共有もスムーズに行えます。
1. [ 報告管理一覧 ] 画面を開きます（※黒帯の [ 報告管理 ] をクリックで表示）
2. 報告のタイトル（題名）をクリックします
3. [ 議事録メール ］- [ ホットプロファイルでメールを送信する ] を選択します
4. 件名や本文等を入力し、[ 送信 ] ボタンクリックで議事録メールの送信完了です
※1：テンプレートを呼び出してメールを作成できます
※2：リードの営業担当者のメールアドレスが差出人として設定されます
※3：To：報告に登録されているすべての「相手先担当者（リード）」が設定されます。
Cc ：報告に登録されているすべての「社内同席者」が設定されます。
Bcc：ログインユーザーが設定されます。
▼その他 配信時の便利機能
※4：メールに添付ファイルを追加できます（1ファイルのみ、ファイルサイズ上限は2MB）
（報告に登録されている添付ファイルは自動挿入されません。）
※5：送信前に指定したアドレス宛にテストメールを送信できます
※6：プレビュー機能で、メールの体裁を確認できます
▼プレビュー画面サンプル
メーラー（Outlookなど）から議事録メールを送信したいとき
ホットプロファイルからだけでなく、ご利用のメーラーから議事録を送ることも可能です。
1. [ 報告管理一覧 ] 画面を開きます（※黒帯の [ 報告管理 ] をクリックで表示）
2. 報告のタイトル（題名）をクリックします
3. [ 議事録メール ] – [ メーラーに差し込み ] を選択します
4. ポップアップが出たら、[ OK ] をクリックします
5. クリップボードにコピーされた議事録内容を貼り付けます
※To、Cc、Bccはホットプロファイルからの送信時と同様に自動設定されます
議事録メールのテンプレートを修正したいとき
自分用の議事録メールのテンプレートを修正することができます。
※以下は「マイ議事録メールテンプレート」といったテンプレートを作成している場合の例
1. 黒帯の [ メール管理 ] - [ メールテンプレート ] をクリックします
2. [ マイ議事録メールテンプレート ] をクリックします
3. [ 編集 ] ボタンをクリックします
4. メール本文などを編集し、[ 更新 ] ボタンをクリックで修正完了です