Q：自治体など名刺の表記がリード毎に異なる場合、どう管理をすべきですか？
自治体様の名刺は会社名や部署名が、名刺ごとに表記が異なる場合が多々ございます。
リードの情報について「会社名、氏名、メールアドレス」3点が一致した際に名寄せされます。
ホットプロファイルでメール送信をされる際には、
「○○区」「○○区教育委員会」様などの表記を「○○教育委員会」様と、
会社名を統一されて運用する必要がございます。
※リードの[ メールアドレス ] が同じであれば、役職が異なっていても、
メールの重複送信を防ぐために一番古いリードIDをベースに1通のみ送る仕様となっております。
A：今回のケースでは、下記2通りの方法にて運用回避いただく形になります。
①最新情報を元に、
新規リードインポートでホットプロファイルへインポートをすることで、
リードと会社を新しく作成していただき、重複マージを行っていただく方法
・A「○○区」山田太郎 (ホットプロファイル情報)
・B「○○教育委員会」山田太郎(リードインポートした情報、こちらに統一したい)
AB、2通りのリードが出来上がった場合は、
ホットプロファイル上の画面にてＢ「○○教育委員会」山田太郎に
リード重複マージ(リード重複マージの手順 – 株式会社ハンモック (hammock.jp))にて統一する作業をしていただきます。
会社名の統一が可能になるため、その後会社名「○○区」と「○○教育委員会」を会社重複マージ(会社重複マージの手順 – 株式会社ハンモック (hammock.jp))を行い、「○○教育委員会」を残します。
この作業によってB「○○教育委員会」山田太郎に変更が可能です。
また、「○○教育委員会」の会社名統一が可能です。
②ホットプロファイルでの会社名自体を最新の会社名に変更いただき、
それに紐づく名刺、リードについても紐づかせて統一した会社名に変更いただく。
上記2通りの運用どちらについても、
新しく名刺を獲得された際に、「○○区」山田太郎の名刺をホットプロファイルに取り入れていただくと、
再度「○○区」の名刺情報も作成されてしまうため、大変お手数をおかけいたしますが、
定期的にメンテナンスをしていただく必要がございますので
予めご了承くださいますようお願いいたします。