本記事では「カスタムレポート」についてご案内します。
※カスタムレポートのカスタマイズ（Excelのマクロ、関数）につきましてはサポート対象外です。
※有償にはなりますが、弊社でのレポート作成も承っております。
ご興味ございましたらまずはサポートデスクまでお問い合わせください。
- カスタムレポートとは
- カスタムレポートの作成例
- カスタムレポートを作成したいとき
- 設定したレポートを確認したいとき
- ひな形仕様（報告管理）
- ひな形仕様（商談管理）
- ひな形仕様詳細（キャンペーン管理）
- FAQ／Tips
カスタムレポートとは
ホットプロファイル カスタムレポートは、報告管理 / 商談管理 / キャンペーン管理に保存したデータと関連する情報を使って業務に沿った自由度の高いレポートを作成できます。
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ポイント |
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動画で確認する
カスタムレポートの作成例
カスタムレポートの作成例をご紹介します。
報告管理を集計したカスタムレポート
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新規顧客へアプローチできていないようだ……状況をヒアリングしてみよう！ |
商談管理を集計したカスタムレポート
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新目標が達成できていない……対策を考えよう！ |
カスタムレポートを作成したいとき
カスタムレポートの作成は難しいと思われがちですが、Excelの機能を利用して簡単にレポートを作成できます！
事前に計画いただきたいこと
運用開始前に以下3つの計画を具体的に立てることで、営業担当者が入力／更新する項目やデータを使ったレポートのルールが定義できます。
- レポートでチェックする項目を決める
- 誰が？
- いつ？
- 何をチェックするのか？
- レポートに必要な入力項目を決める
- 誰が？
- いつ？
- 何を入力／更新するのか？
- レポートでどのように集計するのかを決める（※適宜カスタム項目の作成が必要）
- どの項目を？（例：商談ステータス、金額 等）
- どんな単位で？（例：部署、人、製品 等）
運用開始に向けて検討すること
- レポート出力用の検索条件は？（※検索条件は保存がおすすめ）
- 営業担当者への説明、利用方法のガイドは？
制限事項
- カスタムレポートの設定は、システム権限が「管理者」のユーザーで設定可能です
- 報告管理 / 商談管理 / キャンペーン管理 それぞれ最大30個まで登録可能です
- 対応ファイル形式：.xlsm形式 / xlsx形式
Excel起動時に生データをExcelの特定シートに貼り付けます - マクロを含んだテンプレート（レポートひな形）がダウンロード可能です
カスタムレポート作成の流れ
カスタムレポートは以下の流れで作成します。
- カスタムレポートのひな形をダウンロード
- ひな形をホットプロファイルに登録
- 登録したひな形を出力
- 出力したひな形を加工
- 加工したレポートをホットプロファイルに登録
- 登録したレポートを出力
カスタムレポートの作成はシステム管理者様にて行っていただきます。
今回は報告管理のカスタムレポートの作成方法を例にご説明いたします。
STEP1：カスタムレポートのひな形をダウンロード
1. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ カスタムレポート管理 ] をクリックします
2. [ レポートひな形のダウンロード ] をクリックし [ 報告管理テンプレート ] を選択します
3. ひな形がダウンロードされます
STEP2：ひな形をホットプロファイルに登録
1. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ カスタムレポート管理 ] をクリックします
2. [ 新規登録 ] ボタンをクリックします
3. レポート名を入力します
4. 対象機能を選択します
5. STEP1で出力したひな形を選択します
6. [ 登録 ] ボタンをクリックします
STEP3：登録したひな型を出力
1. レポートを出力したい表示テンプレートを選択します
2. [ レポート ] ボタンをクリックします
※ログインユーザーの [ エクスポート ] 権限が無効の場合、[ レポート ] ボタンは表示されません
3. STEP2で登録したレポートを選択します
4. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ データ処理状況 ] をクリックします
5. [ データ処理状況 一覧 ] 画面にてレポートのエクスポート状況を確認します
※処理が完了するまで時間がかかることがございます
6. ステータスが [ 完了 ] になったら [ ファイルダウンロード ] をクリックし、レポートをダウンロードします
STEP4：出力したひな形を加工
1. STEP3 で出力したZIPファイルを解凍し、ファイル（○○.xlsm）を開きます
2. [ 編集を有効にする ] をクリックします
3. [ コンテンツの有効化 ] をクリックします
4. STEP3時点でホットプロファイルに登録されているデータがひな形に反映されます
データ量により、反映まで時間がかかることがあります
5. 反映されたデータからピポットテーブル等を作成してください
6. ファイルの加工が完了したら、[ source ] 以降右にあるシートはの中身を全て空白にして保存します
※[ source ] シートの中身も空白にしてください
※ひな形にはサンプルのシートもございますので、適宜ご活用ください
STEP5：加工したレポートをホットプロファイルに登録
1. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ カスタムレポート管理 ] をクリックします
2. [ 新規登録 ] ボタンをクリックします
3. レポート名を入力します
4. 対象機能を選択します
5. STEP4で出力したひな形を選択します
6. [ 登録 ] ボタンをクリックします
STEP6：登録したレポートを出力
1. レポートを出力したい表示テンプレートを選択します
2. [ レポート ] ボタンをクリックします
※ログインユーザーの [ エクスポート ] 権限が無効の場合、[ レポート ] ボタンは表示されません
3. STEP5で登録したレポートを選択します
4. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ データ処理状況 ] をクリックします
5. [ データ処理状況 一覧 ] 画面にてレポートのエクスポート状況を確認します
※処理が完了するまで時間がかかることがございます
6. ステータスが [ 完了 ] になったら [ ファイルダウンロード ] をクリックし、レポートをダウンロードします
カスタムレポート作成時のご注意点
カスタムレポート作成の際は以下ご注意ください。
- 複数の表示テンプレートをご利用の場合、表示テンプレートごとにレポートを作成
する必要があります - 表示項目を変更するとレポートを出力した際に項目の並び順が変更されてしまうため、作成したレポートの内容によっては正しく出力されない場合があります
- 加工したレポートをホットプロファイルに登録する際、必ず [ source ] より右にあるシートはすべて空白にして保存してください
※STEP4：出力したひな形を加工の項目をご参照ください
空白にしていないとレポートを出力した際に値が正しく反映されません
設定したレポートを確認したいとき
1. STEP6で出力したZIPファイルを解凍し、ファイル（○○.xlsm）を開きます
2. [ 編集を有効にする ] をクリックします
3. [ コンテンツの有効化 ] をクリックします
4. ホットプロファイルに登録されているデータがレポートに反映されます
※データ量により、反映まで時間がかかることがあります
出力されたレポートをぜひご活用ください！
ひな形仕様（報告管理）
ホットプロファイル上にテンプレートとして保存しているExcelについて説明します。
画面上で検索した結果の報告管理のCSVに加えて、報告管理に紐付く会社管理、リード管理の情報を出力します。
出力されるデータ
- 報告管理（csv）
- 会社管理（csv）
- リード管理（csv）
- カスタムレポート（Excel）
ひな型仕様詳細
| ファイル名称 | ファイル起動時の動作 | 動作 |
| 報告管理用テンプレート（template_reports.xlsm） | テンプレートにはExcel VBAが含まれており、起動時に情報を取り込みます |
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| シート名 | 用途 | 内容 |
| 営業担当別活動 | レポート | tmpシートを参照してピポットテーブルで集計しています |
| tmp | 加工用 |
sourceシートをExcelで加工しやすい形（ピポットで集計できる形）に整形しています |
| source | データ貼付先 |
ホットプロファイルの「報告管理」に登録されている情報の貼り付け場所 |
| clients | 報告管理に紐づく「会社管理」情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイル内に含まれる clients.csv の貼り付け先 |
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| leads | 報告管理に紐づく「リード管理」情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイル内に含まれる lead.csv の貼り付け先 |
参考：
ホットプロファイル「報告管理」に以下カスタム項目を追加することでレポート出力内容を増やせるよう「レポートひな形」で定義しています。
| カスタム項目名 | 説明 |
| 報告種別 |
入力形式：リストボックス ・営業担当別活動 |
出力可能なレポート
利用例：tmpシートを使って集計結果をピボットテーブルでクロス集計
ひな形仕様（商談管理）
ホットプロファイル上にテンプレートとして保存しているExcelについて説明します。
画面上で検索した結果の商談管理のCSVに加えて、商談管理に紐付く商談明細、会社管理、リード管理の情報を出力します。
※「目標管理」の出力には機能のご契約が必要です
出力されるデータ
- 商談管理（csv）
- 商談明細（csv）
- 会社管理（csv）
- リード管理（csv）
- 目標管理（csv）
- カスタムレポート（Excel）
ひな型仕様詳細
| ファイル名称 | ファイル起動時の動作 | 動作 |
| 商談管理用テンプレート（template_deals.xlsm） | テンプレートにはExcel VBAが含まれており起動時に情報を取り込みます |
同一ディレクトリ上にある source.csvを、sourceシートに貼り付けます
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| シート名 | 用途 | 内容 |
| フォーキャストレポート | レポート | tmpシートの情報を元にExcelの機能であるピポットテーブルで作成したレポートです |
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営業担当別 受注金額推移 |
「目標×商談」シートの情報を元にExcelの機能であるピポットテーブルで作成したレポートです | |
| 受注予算実績対比 | ||
| 目標×商談 | 予定確認用 | 目標管理、商談管理の結果をかけあわせたレポートです 目標に対して何％達成しているのかを把握できます |
| tmp | 加工用 | sourceシートをExcelで加工しやすい形（ピポットで集計できる形）に整形しています ※sourceシートの一部のデータのみ参照設定しています ※10001行まで計算、集計などができるようにExcelの関数が事前に登録されています |
| source |
データ |
ホットプロファイルの「商談管理」に登録されている情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイル内に含まれる source.csv の貼り付け先 |
| deals_details |
CSV |
商談管理に紐づく「商談明細」情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる deals_details.csv の貼り付け先 ※ひな形では貼り付けのみを行っており、tmpシートのようにデータ加工を行うシートは設けておりません 本データを利用するカスタムレポートを作成する際は、お客様側で新規シートを作成して一次加工した上でレポートを作成してください |
| clients | 商談管理に紐づく「会社管理」情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる clients.csv の貼り付け先 ※ひな形では貼り付けのみを行っており、tmpシートのようにデータ加工を行うシートは設けておりません 本データを利用するカスタムレポートを作成する際は、お客様側で新規シートを作成して一次加工した上でレポートを作成してください |
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| leads | 商談管理に紐づく「リード管理」情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる leads.csv の貼り付け先 |
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| objectives | 「目標管理」の情報貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイル内に含まれる objectives.csv の貼り付け先 ご契約内容により目標管理が利用できない場合がございます |
※レポート出力時のzipファイル内に含まれる deals_details、clients、leadsのcsvデータは「レポートひな形」では貼付けのみを行っています。
本データを利用するカスタムレポートを作成する際は、お客様で集計用に加工して頂いた上でレポート作成を行ってください。
目標×商談シート
出力可能なレポート
利用例：目標×商談シートを使って集計結果をピボットテーブルでクロス集計
利用例：tmpシートを使って集計結果をピボットテーブルでクロス集計
参考：
ホットプロファイル「商談管理」にカスタム項目として次の名称を追加することでフォーキャストレポートに項目追加ができます。HotProfileへの項目追加、Excelテンプレートの作成時の参考にご利用ください。
| カスタム項目名 | 説明 |
| 販売店 |
入力形式：テキストフィールド ・フォーキャストレポート（販売店） |
| 数量 |
入力形式：数値 ・フォーキャストレポート（数量） |
ひな形仕様（キャンペーン管理）
キャンペーンの基本情報の他、キャンペーンから派生した関連する活動を紐付けして出力します。
出力されるデータ
- キャンペーン管理（csv）
- キャンペーン管理サマリー履歴（csv）
- シナリオ（csv）
- 報告管理（csv）
- 商談管理（csv）
- Webフォーム（csv）
- リード管理（csv）
- セミナー管理（csv）
- タスク管理（csv）
- Webトラッキング（csv）
- カスタムレポート（Excel）
概要
キャンペーンから派生した関連する活動を紐付けして出力します。
| 対象機能 | ファイル名（.csv） | 内容 |
| キャンペーン | campaign | キャンペーンの基本情報 |
| キャンペーン | campaign_summary_histories | 登録されているキャンペーンのサマリー履歴 週次で集計 |
| キャンペーン | scenarios | キャンペーンのストーリーに設定されているシナリオ情報 |
| 報告 | daily_reports | キャンペーンに紐づくタスクから作成された報告 |
| 商談 | deals | キャンペーンに紐づくタスクから作成された商談 |
| メール | mail_queues | キャンペーンに紐づくメール |
| Webフォーム | inquiries | キャンペーンに設定されているすべてのWebフォームの問い合わせ情報 |
| リード | leads | キャンペーン管理のターゲット 除外したリードは含まれません |
| セミナー | seminar_leads | キャンペーンに設定されているすべてのセミナーで「除外」以外のセミナーリード |
| タスク | tasks | キャンペーンに紐づくタスク |
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Webトラッキング |
web_tracking_logs | キャンペーンに設定されているすべてのWebフォームのURL または セミナーのLPでURLが完全一致しているかつリードのWebトラッキングログ 判明リードのみが対象です |
ひな形仕様詳細（キャンペーン管理）
| ファイル名称 | ファイル起動時の動作 | 動作 |
| キャンペーンレポートテンプレート（template_campaigns.xlsm） | テンプレートにはExcel VBAが含まれており起動時に情報を取り込みます |
同一ディレクトリ上にある 以下CSVを各シートに貼り付けます
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| シート名 | 用途 | 内容 |
| CAMPAIGNREPORT |
レポート |
以下シートを参照して集計／反映しています
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| 設定 | 集計プログラムの設定 | CAMPAIGNREPORTシート内のグラフ、サマリーの集計に関する設定を行います ※集計を実行できるのは各グラフ毎に回のみ 再度集計したい場合は、キャンペーンレポートを再ダウンロードしてください |
| 集計 | 加工用 |
以下シートのデータを集計しています
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| campaign |
CSV |
ホットプロファイルの「キャンペーン管理」に登録されている情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイル内に含まれる campaign.csv の貼り付け先 |
| tasks | キャンペーン管理に紐づく「タスク管理」情報の貼り付け先 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる tasks.csv の貼り付け先 |
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| daily_reports | キャンペーン管理に紐づく「報告管理」情報の貼り付け先 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる daily_reports.csv の貼り付け先 |
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| deals | キャンペーン管理に紐づく「商談管理」情報の貼り付け先 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる deals.csv の貼り付け先 |
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| leads | キャンペーン管理に紐づく「リード管理」情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる leads.csv の貼り付け先 |
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| キャンペーン管理に紐づく「リード管理」情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる mail_queues.csv の貼り付け先 |
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| web_tracking_logs | キャンペーン管理に紐づく「リード管理」情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる web_tracking_logs.csv の貼り付け先 |
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| scenarios | キャンペーン管理に紐づくストーリーの「シナリオ」情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる scenarios.csv の貼り付け先 |
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| inquiries | キャンペーン管理に紐づく「Webフォーム」問い合わせ情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる inquiries.csv の貼り付け先 |
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| seminar_leads | キャンペーン管理に紐づく「セミナー」のリード情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる seminar_leads.csv の貼り付け先 |
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| campaign_summary_histories | キャンペーン管理のサマリーを週次集計した情報の貼り付け場所 ※レポート出力時のzipファイルに含まれる campaign_summary_histories.csv の貼り付け先 |
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| tmp_deals | 加工用 | dealsシートをExcelで加工しやすい形に整形しています ※10001行まで計算、集計などができるようにExcelの関数が事前に登録されています |
| tmp_senarios | 加工用 | scenariosシートをExcelで加工しやすい形に整形しています ※10001行まで計算、集計などができるようにExcelの関数が事前に登録されています |
| tmp_inquiries | 加工用 | inquiries, tmp_senariosシートをExcelで加工しやすい形に整形しています ※10001行まで計算、集計などができるようにExcelの関数が事前に登録されています |
| tmp_web_tracking_logs | 加工用 | web_tracking_log, tmp_senarios, seminar_leadsシートをExcelで加工しやすい形に整形しています ※10001行まで計算、集計などができるようにExcelの関数が事前に登録されています |
出力可能なレポート
例：キャンペーンレポート
FAQ／Tips
ホットプロファイル上に「レポートひな形」として保存しているExcelについての説明です。
Excelについての質問
| No. | Question | Answer |
| 1 | なにも変更を加えていませんがExcel終了時に保存を求められます | 「レポートひな形」では自動で計算をしている箇所があるため発生します |
| 2 | 対応するExcelのバージョンを教えて下さい | Excel2007からxlsm形式 / xlsx形式 に対応しているためExcel2007以降のバージョンをご利用ください |
| 3 | 拡張子 xlsm はどのようなExcelファイルですか？ | Excel 2007以降のExcelで作成されたマクロ機能が有効なブックに付く拡張子です |
| 4 | Excelのマクロが無効の場合でも動作しますか？ |
Excelのマクロ機能が無効な場合はテンプレートにCSVを貼り付ける動作はしません |
| 5 | ライフサイクルファネルが対応するExcelのバージョンを教えてください | Office 2019およびMicrosoft 365で利用できる機能です →ライフサイクルファネル |
ピボットテーブルで分析するためのコツ
Q）ピボットテーブルの元データに不要なデータを表示させない方法を教えて下さい。
A）テンプレートにはExcel上に下記を設定済みです。
tmpシートから、sourceシートを参照してExcelで加工しやすい形にしておくことで、ピボットテーブルとして集計が可能です。
ただ参照（例 =source!U50）する設定を行っただけでは不要なデータ（日付であればExcelは空白データは1900/1/0 とするなど)が表示されるなど集計時に邪魔になるケースがあります。
それらの解消方法を以下に記述します。
| 参照元 | 内容 |
| テキスト形式のデータ （会社名、会社ID、担当者、担当者ID、商談など） |
書式を変更することで「0」ではなく空白表示にできます ＊Excel2013での手順 セルの書式設定 > 表示形式タブ > ユーザー定義 > 「#」を登録 |
| 日付形式のデータ | 書式を変更することで「1900/1/0」ではなく空白表示にできます ＊Excel2013での手順 セルの書式設定 > 表示形式タブ > ユーザー定義 > 「yyyy"年"m"月"d"日";;」を登録 |
| 不要な文字列の削除 （円など） |
tmpシートで変換することで計算しやすい数字に変更できます =IF(ISERROR(SUBSTITUTE(source!H2,"円","")*1),,SUBSTITUTE(source!H2,"円","")*1) |
| 受注確度を分類分け |
tmpシートで変換することで3つの分類に分けることができます =IF(COUNT(source!I2)=0,"",IF(source!I2>=80%,"80%以上",IF(source!I2>=50%,"50%以上","50%以下"))) |
Q）ホットプロファイルのカスタム項目をレポート対象に含める方法を教えて下さい。
A）レポート機能ではカスタム項目で登録した項目も出力します。
tmpシートに任意のカスタム項目だけを表示させる関数を使うことでピボットテーブルで事前に定義して出力することができます。
※テンプレートにはExcel上に設定済みです。
tmpシートのU列以降に次の関数を追加します。
商談管理用テンプレート
V1： sourcシートに登録する「任意のカスタム項目名」を記載します。
V2以降：次の関数を記載しオートフィルでコピーします。
報告管理用テンプレート
AB1 ： sourcシートに登録する「任意のカスタム項目名」を記載します。
AB2以降：次の関数を記載しオートフィルでコピーします。
※事前にsourceシートのA列に、「Head」という名前をつけます。
=INDIRECT(ADDRESS(ROW(),MATCH("任意のカスタム項目名",Head,0),,,"source"))