本記事では名刺データ転送ツールの操作方法についてご案内します。
概要
ホットプロファイルではスマートフォンアプリを利用して名刺をデータ化する方法と
スキャナーを利用して名刺をデータ化する方法がございます（詳細はこちら）
名刺の枚数が多い場合はスキャナーの利用がおすすめです。一度に20枚程依頼可能です。
スキャナーを使用してデータ化される場合は、パソコンに名刺データ転送ツールをインストールしてご利用ください。
▼データ化依頼方法を動画でかんたんに確認する（音声が流れますのでご注意ください）
名刺データ転送ツールをインストールする
名刺データ転送ツールはこちらからインストールしていただけます。
稼働環境や各種スキャナーのセットアップ方法についてはこちらをご確認ください。
また、プロキシ環境下において、名刺データ転送ツールを利用される場合は
別途設定ファイルの配置が必要となります。詳細はこちらをご確認ください。
名刺データ転送ツールを起動する
名刺データ転送ツールを起動するには、2通りの方法があります。
■デスクトップのショートカットから起動する
名刺データ転送ツールをインストールいただきますと [ 名刺データ化依頼 ] のショートカットが
デスクトップに作成されますので、こちらのショートカットから起動ができます。
■関連付けられているスキャナーから起動する
名刺データ転送ツールと関連付けられているスキャナーで名刺をスキャンをしますと
自動的に名刺データ転送ツールが起動します。
※注意事項※
スキャナーで名刺のスキャンを２回以上行ってから名刺データ転送ツールにログインした場合、
１回目にスキャンされた名刺画像のみが読込まれ、２回目以降にスキャンした名刺画像は読込まずに起動します。
２回目以降のスキャンが必要となる場合は、１回目のスキャンで名刺データ転送ツールが起動するまでお待ちください。
名刺データ転送ツールにログインする
名刺データ転送ツールを起動後、ログイン情報を入力して [ ログイン ] ボタンをクリックします。
| 項目名 | 説明 |
| 顧客ID | お客さま固有の顧客ID |
| ユーザーID | 管理者様より指定されたユーザーID |
| パスワード | 管理者様より指定されたパスワード |
| サーバー（※） | |
| ログイン情報を保持する | チェックを入れると次回起動時に今回ログインした情報が入力された状態でログイン画面が表示されます。次回起動時は [ ログイン ] ボタンをクリックするだけでログインできるようになります。 |
| ログイン | [ ログイン ] ボタンをクリックすると名刺データ化依頼画面に遷移します。 |
| キャンセル | [ ログイン ] 画面を閉じます。 |
※Cloudどっと名刺ご利用時の場合は [ https://cloudmeishi.hot-profile.com/ ] を入力してください。
※注意事項※
Webアプリ（ブラウザ）でログインに数回失敗すると、そのアカウントは一定時間ログインできない状態となり、
名刺データ転送ツールにも以下のメッセージが表示されてログインができなくなってしまいます。
アカウントロック状態は一定時間お待ちいただくか、Webアプリからパスワードを再設定すると解除できます。
名刺をデータ化する
スキャナと名刺データ化用のパソコンを有線で接続し、スキャナに名刺をセットしてください。
以下の手順でデータ化を行っていただけます。
STEP1：名刺所有者が所属している部署を選択します。
STEP2：名刺所有者を選択します。
STEP3：名刺交換日等の情報を設定します。
STEP4：名刺のスキャンして、オペレーターに入力依頼を実施します。
※注意事項※
名刺のデータ化依頼は一度に20枚程で実施いただくことを推奨しております。
一度に大量の名刺のデータ化依頼を実施いたしますと、エラーが発生し
名刺のデータ化ができないケースがございますのでご注意ください。
名刺スキャン時の注意事項
ScanSnap Homeは名刺取り込み時の名刺の向き（表裏）の設定がございません。
名刺をスキャンする際にはおもて面（ホットプロファイルで表面として取り込む側）を
下向き（スキャンする際に自分から見えない向き）にしてスキャンしてください。
名刺のおもて面を上にしてスキャンされたい場合、名刺データ転送ツールの
[ 設定 ] - [ 環境設定 ] の一般設定タブにある [ スキャナーの読み取り ] 設定にて
[ 名刺の配置：おもて面を上にして配置する ] を選択してください。
| 項目名 | 説明 |
| スキャナーの読み取り |
設定値に従ってスキャンした名刺の上面が「おもて」「うら」のどちらかを判断します。 |
また、名刺スキャン時の手順を記載したPOPもご用意しております。
POPをスキャナー付近に掲示いただくことで、データ化依頼時の読み取り面の間違いを防ぐことができます。
POPの送付をご希望の場合はこちらよりお申し込みをお願いいたします。
その他データ化依頼方法
■画像ファイル選択
あらかじめスキャンした名刺画像の登録を行う場合に選択します。
詳細はこちらをご確認ください。
■複数枚名刺画像ファイル選択
複合機にて複数の名刺を1枚の画像にした複数枚名刺画像を、名刺画像毎に分割して登録する場合に選択します。
詳細はこちらをご確認ください。
画面説明：名刺データ化依頼画面
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
|
|
以下のデータを再読込みします。 ・ [ 名刺所有者部署 ] ・ [ 名刺所有者 ] ・ [ タグ ] ・ [ リードソース ] |
|
|
[ 名刺データ転送ツール ] を起動した時と同じ状態にします。 ・ [ 名刺交換日 ] を本日日付に戻します。 ・ [ 追加情報 ] ダイアログで入力した内容を破棄します。 ・ [ 設定 ] の [ 環境設定 ] で登録された初期値に戻します。 |
|
|
[ 設定メニュー ] ダイアログを表示します。 |
|
|
[ 名刺データ転送ツール ] の利用を終了し、ユーザーはログアウトします。 |
| 名刺所有者 | 名刺所有者を選択します。 名刺所有者の選択については、こちらをご確認ください。 キーワードを入力すると [ 名刺所有者 ] を検索できます。 |
| 情報入力 | [ 名刺交換日 ] [ 名刺データ入力希望言語 ] [ 公開ステータス ] [ タグ ] など、名刺をデータ化する際に追加したい情報を入力します。 情報入力については、こちらをご確認ください。 |
| 名刺取り込み | 名刺画像の取り込みおよび名刺データ化を依頼します。 [ 設定 ] の [ 環境設定 ] によって名刺データ化の依頼方法を変更できます。 環境設定については、こちらをご確認ください。 名刺取り込み方法については、こちらをご確認ください。 |
画面説明：設定メニュー
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| 環境設定 | [ 環境設定 ] ダイアログを表示します。 環境設定については、こちらをご確認ください。 |
| ログ出力 | 動作ログを出力します。 [ ログ出力 ] ボタンをクリックすると、選択した保存先に [ 動作ログ_yyyyymmddhhmmss.zip ] ファイルを作成します。デフォルトの保存先はデスクトップです。 ※動作ログは障害が発生した際に必要となる情報です。弊社より依頼があった場合は情報採取のご協力をお願いします。 |
| バージョンアップ | [ 名刺データ転送ツール ] を最新バージョンにアップデートします。 名刺データ転送ツールのアップデートについては、こちらをご確認ください。 |
| バージョン情報 | バージョン情報 ] ボタンをクリックすると、現在起動中の [ 名刺データ転送ツール ] のバージョンを表示します。 |
画面説明：環境設定（一般設定）
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| 名刺データ化依頼方法 |
■オペレーター入力で依頼 |
| 読み取りモード |
■ScanSnap連携 |
| スキャナー連携オプション |
※本設定は「ScanSnap連携」「Canonスキャナー連携」設定時のみ「有効」に設定できます。 |
| スキャナーの読み取り |
設定値に従ってスキャンした名刺の上面が「おもて」「うら」のどちらかを判断します。 |
| 名刺交換日の確認アラート表示 | 複数枚の名刺をデータ化する際に名刺交換日「本日」として設定されている場合、名刺交換日に誤りがないかを確認するアラートを表示することができます。 アラートを表示する際の閾値を登録してください。 |
| 自動アップデート |
■有効 名刺データ転送ツールのバージョンアップがあった際は自動でアップデートを行います。 ■無効 名刺データ転送ツールのバージョンアップがあった際に自動でアップデートがされないため、手動でアップデートが必要になります。 ※本ツールのサポート対象は最新バージョンとなっております。 必要時以外は有効を設定してください。 |
画面説明：環境設定（初期値設定）
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| 手書きの名刺交換日を優先 | ※本設定は「オペレーター入力」設定時のみ「ON」に設定できます。 ■ON 名刺に手書きの日付が記載されている場合、 [ 名刺交換日 ] に手書きの日付を登録します。 ■OFF 名刺に手書きの日付が記載されていても、メインメニューの [ 名刺交換日 ] で選択した日付を登録します。 |
| 名刺データ入力希望言語 | ※本設定は「オペレーター入力」設定時のみ「日本語」以外に設定できます。 ■日本語 名刺の両面で言語が異なる名刺画像をデータ化する場合に [ 日本語 ] の画像を表面データとして登録します。 |
| 第二言語入力モード | ※本設定は「オペレーター入力」設定時のみ「ON」に設定できます。 ※第二言語モードのご利用には、お申込みが必要となります。 第二言語モードの詳細はこちらをご確認ください。 ■ON 優先言語に設定した言語の面を優先してデータ化し、もう一方の面を第二言語欄に入力します。 裏面が空白の場合も2枚分としてカウントされますのでご注意ください。 ■OFF 優先言語に設定をした言語の面をデータ入力します。 |
| 公開ステータス初期値 |
■全体に公開 |
| タグの初期値設定 | 名刺所有者を選択したときに、あらかじめ設定したタグを自動的に選択します。 初期値の設定はWebブラウザまたはスマートフォンアプリから行います。 詳細はこちら★★★をご確認ください。 |
画面説明：環境設定（設置場所）
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| 設置場所 | Webアプリ（ブラウザ）で登録した設置場所を選択します。 詳細はこちらをご確認ください。 |
画面説明：名刺所有者
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| 名刺所有者（検索） | 名刺所有者を入力してください。入力した値で名刺所有者を絞り込みます。 |
| 名刺所有者部署 |
名刺所有者が所属している部署を選択します。 |
| 名刺所有者 | 名刺所有者を選択します。部署に所属していないユーザーは、空白の枠を選択します。 |
※名刺所有者部署と名刺所有者はログインユーザーがデフォルトで選択されています。
画面説明：情報入力
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| 名刺交換日 |
名刺交換日を選択します。 |
| タグをつける | 選択したタグの件数が数字で表示されます。 クリックすると [ タグ編集 ] ダイアログを表示します。 タグの選択については、こちらをご確認ください。 |
| 追加情報 |
クリックすると [ 追加情報 ] ダイアログを表示します。 |
| 公開ステータス |
[ 公開ステータス ] を選択します。 |
| 名刺データ入力希望言語 |
※本設定は「オペレーター入力」設定時のみ変更できます。 |
画面説明：タグ
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| 共有タグ | 共有タグで作成したタグが表示されます。 共有タグとマイタグの違いはこちらをご確認ください。 ■選択した共有タグを全解除 選択したタグをすべて解除します。 ■検索 タグ名を入力して検索します。 |
| マイタグ |
マイタグで作成したタグが表示されます。 |
| 選択したタグ |
選択したタグがすべて表示されます。 |
画面説明：追加情報
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| リードソース |
[ リードソース ] を選択します。Webアプリ（ブラウザ）の [ 選択肢管理 ] で設定されたリードソースから選択できます。 |
| リードソース詳細 | [ リードソース（詳細） ] を入力します。 |
| メモ | [ メモ ] を入力します。 ※行間に空白の改行を入力した場合、登録時に空白の改行は削除した状態で登録されます。 |
画面説明：公開ステータス
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| 公開ステータス |
[ 公開ステータス ] を選択します。 |
画面説明：名刺データ入力希望言語
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| 名刺データ入力希望言語 | [ 名刺データ入力希望言語 ] を選択します。 デフォルト値は環境設定の [ 名刺データ入力希望言語 ] で設定した値になります。 ※本設定は「オペレーター入力」設定時のみ「日本語」以外に設定できます。
名刺の両面で言語が異なる名刺画像をデータ化する場合に [ 日本語 ] の画像を表面データとして登録します。 |
| 第二言語入力モード | [ 第二言語入力モード ] のON/OFFを選択します。 デフォルト値は環境設定の [ 第二言語入力モード ] で設定した値になります。 ※本設定は「オペレーター入力」設定時のみ「ON」に設定できます。 ※第二言語モードのご利用には、お申込みが必要となります。 第二言語モードの詳細はこちらをご確認ください。 ■ON 優先言語に設定した言語の面を優先してデータ化し、もう一方の面を第二言語欄に入力します。 裏面が空白の場合も2枚分としてカウントされますのでご注意ください。 ■OFF 優先言語に設定をした言語の面をデータ入力します。 |
画面説明：名刺取り込み
■ワンクリック依頼「有効」の場合
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| スキャンして依頼 （オペレーター入力） |
スキャナに名刺をセットしてから [ スキャンして依頼（オペーレーター入力） ] ボタンをクリックすると、名刺のスキャンを行いながら名刺のデータ化をオペレーター入力で依頼します。 |
|
スキャンして依頼 |
スキャナに名刺をセットしてから [ スキャンして依頼（OCR登録） ] ボタンをクリックすると、名刺のスキャンを行いながら名刺のデータ化をOCR登録で依頼します。 |
■ワンクリック依頼「無効」の場合
＜画面レイアウト＞
＜各項目の説明＞
| 項目名 | 説明 |
| スキャン |
スキャナに名刺をセットしてから [ スキャン ] ボタンをクリックすると名刺のスキャンを行います。 |
| 確認 | 読み込まれた名刺画像（表面のみ）の [ 確認 ] や [ 選択画像の削除 ] を行うことができます。 |
| 破棄 |
[ 破棄 ] ボタンをクリックすると、読み込まれた画像をクリアします。 |
| 枚数 |
読み込まれた名刺画像の枚数を表示します。 |
| オペレーター入力で依頼 |
オペレーター入力で依頼 クリックすると [ 依頼確認（課金確認） ] ダイアログが表示されます。 |
| OCR登録で依頼 |
クリックすると [ 依頼確認 ] ダイアログが表示されます。 |
名刺データ転送ツールのアップデート
[ 設定 ] - [ 環境設定 ] の一般設定タブにて自動アップデートの有効/無効を設定できます。
詳細はこちらをご確認ください。
※本ツールのサポート対象は最新バージョンとなっております。
必要時以外は自動アップデートを「有効」に設定してください。
■自動アップデート「有効」の場合
[ 名刺データ転送ツール ] をインストールすると、インストールしたパソコンのタスクスケジューラーに
[ 名刺データ転送ツール ] を自動で更新するスケジュールが登録されます。
このスケジュールは夜間に起動します。新しいバージョンがリリースされている場合、
[ 名刺データ転送ツール ] を更新します。
次回起動時には新しいバージョンの [ 名刺データ転送ツール ] を起動します。
■自動アップデート「無効」の場合
手動でアップデートするタイミングは、以下のとおりです。
・ [ 名刺データ転送ツール ] を起動したとき
・ [ 設定 ] - [ バージョンアップ ] ボタンをクリックしたとき
新しいバージョンがリリースされている場合は以下のダイアログが表示されます。
[ OK ] ボタンをクリックして、更新を開始します。
更新が完了すると以下のダイアログが表示されます。
[ OK ] ボタンをクリックして、ダイアログを閉じます。