☞ この記事のゴール：よく送るメールを型にして、探す・書く手間を減らし、継続して送れるようになる
はじめに
展示会のお礼、セミナー参加者へのお礼、資料の送付、年始の挨拶。どれも年に何回か、あるいは毎年めぐってきます。
そしてそのたびに、前に送ったメールを探すところから始まります。どこに置いたか分からない。誰が送ったのか分からない。見つけても前回の日付が残っている。探しているうちに後回しになり、気づけば送らなくなります。
メールには、毎回変わるところと毎回同じところがあります。相手の名前や案内する資料は毎回変わりますが、名乗り方や締めの言葉、全体の流れは変わりません。毎回同じところだけを保存しておくのがメールテンプレートです。
この記事では、営業の現場でよく使う8つの場面について、そのまま使える文面をご紹介します。水色の部分だけ書き換えれば送れます。
こんな方におすすめ
- 展示会やセミナーのお礼を、間をあけずに送りたい
- 訪問しきれていないお客様に、メールで接点を持ちたい
- 前に送ったメールを探して、コピーして直している
- 1回目は送ったが、2回目が続いていない
テンプレートにすると何が変わるか
1回目は気力で送れます。続かなくなるのは2回目からです。テンプレートを用意しておくと、次の3つが変わります。
準備の時間がなくなる
変わるところだけを埋めれば送れるので、名刺のデータ化が終われば、15分ほどでお礼が送れます。
チーム全員が同じ文面を使える
ホットプロファイルのテンプレートは、自分だけのものではありません。1人が作れば、チーム全員がその文面を使えます。展示会に出た5人が別々の文面を送っていた状態から、全員が同じ型で送る状態へ。文面の質を、個人の頑張りではなくチームの資産にできます。
間違えなくなる
前のメールを流用すると、前回の展示会名や日付が残ったまま送ってしまう、資料のリンクが古いままになる、といったことが起こります。一斉メールでは、その1か所の直し忘れが送った相手全員に届きます。
やっかいなのは、流用だと「今回どこを直すか」を毎回自分で思い出さなければならないことです。テンプレートは直す場所が決まっているので、覚えておく必要がありません。
テンプレートを使う前に知っておくこと
テンプレートを使ったメールは、［ メール管理 ］-［ メール管理 ］-［ 新規作成 ］-［ 一斉メール ］から送ります。この記事で「メール作成画面」と呼んでいるのは、この画面です。
まず押さえる2つのこと
公開範囲を「全体に公開」にすると、チームで共有できます。公開したテンプレートは、他のユーザーのメール作成画面の「テンプレートから入力」にも並びます。
作成数に上限はありません。場面ごとに作っておいて構いません。数が増えても探せるように、名前の付け方を先に決めておくと後が楽です。「01_展示会お礼」のように頭に番号を振る、「【展示会】お礼」のように場面を角括弧でくくる、といった方法があります。プルダウンの中は検索できるので、名前に場面の言葉が入っていれば見つかります。
差し込みタグ
差し込みタグを使うと、送信時に相手の氏名や会社名などへ自動で置き換わるため、一斉配信でも1対1のメールのように見せることができます。メール作成画面の本文欄上部にあるボタンから簡単に挿入できます。
おすすめの差し込みタグは以下の3つです。
| ボタン名 | 置き換わる内容 | 挿入されるタグ |
|---|---|---|
| 会社名 | 送信先リードの会社名 | __client_name__ |
| 姓 | 送信先リードの姓 | __family_name__ |
| 配信停止リンク | 配信停止用のURL | __unsubscribe__ |
※ 「姓」の差し込みタグ（ __family_name__ ）を使うときは、後ろに「様」を付けるのを忘れずに。 タグは姓だけに置き換わるので、「様」はご自身で入力する必要があります。
WebトラッキングURLは別枠です
差し込みタグのボタンとは別に、本文欄の上には「WebトラッキングURL」の入力欄があります。ここからURLを挿入すると、計測用の文字列 ?site=hl__tracking_id__ が自動で付きます。この記事のテンプレートで、この文字列が付いているURLは、すべてこの入力欄から挿入したものです。手で入力すると綴りを間違えやすいので、入力欄から挿入してください。
挿入の手順と、何が測れるのかは以下をご覧ください。
＊【メール配信】基本操作
＊【メール配信】まずはここから！はじめてのメール配信ガイド（Step5：効果測定）
配信停止リンクは入れておく
営業目的のメールを送る場合は、法令や貴社の運用ルールに従い、配信停止（配信停止リンク）の手段を設ける必要があります。
差し込みタグ「配信停止リンク」を利用すると、以下がメール本文に追記されます。
■テキスト形式の場合
配信停止をご希望の場合
__unsubscribe__
■HTML形式の場合
配信停止をご希望の場合
こちらをクリックこの記事のテンプレートは、テキスト形式の書き方で載せています。
法律面の詳しい話は、以下の記事のStep3をご覧ください。
＊【メール配信】まずはここから！はじめてのメール配信ガイド（Step3：メールの作成）
最初から入っているテンプレート
ホットプロファイルには、はじめから6本のテンプレートが用意されています。
- メルマガ サンプル1（青）／2（緑）／3（グレー）
- セミナー集客メール サンプル1（青）／2（緑）／3（グレー）
目次、見出し、詳細リンクの枠組みが入ったレイアウトの雛形です。文面そのものは伏せ字になっているので、貴社の内容に差し替えて使います。メルマガやセミナー案内を定期的に出すなら、これを土台にすると早く形になります。
まずはサンプルのメールテンプレートを複製し、内容を書き換える形で作成するとスムーズです。
テンプレート集（全8種）
各テンプレートは、次の3点セットでご紹介します。
- 件名 ── 18文字以内を目安に
- 本文 ── そのままコピーして使えます
- 誰に送るか ── 送信対象の考え方
水色の部分について
水色 貴社の内容に置き換える箇所です。□□や△△などの記号、（部署名）のような欄、例として入れてある文は、すべて貴社の内容に書き換えてください。テンプレートに記載されているURLは削除し、WebトラッキングURLの入力欄から挿入し直してください。
開封やURLクリックを計測したい場合は、メール送信形式を［HTML形式］または［マルチパート形式］にして送ってください。テキスト形式では計測できません。テンプレートの文面はHTML形式本文にもそのまま貼り付けられます。マルチパート形式では、テキスト形式本文とHTML形式本文の両方に貼り付けます。
使いたい場面を選んでください。
| 場面 | こんなときに |
|---|---|
| 1-1 展示会のお礼 | ブースに立ち寄っていただいた方へ、電話の時間をお願いしたい |
| 1-2 セミナー・ウェビナー後のお礼 | 参加者へ、当日の内容に関連する資料を渡したい |
| 1-3 電話・商談のあとに資料を送る | 話した内容を、あらためて資料の形で届けたい |
| 2-1 導入事例の紹介 | 公開した事例を、参考になりそうな方へ届けたい |
| 2-2 新製品・新機能のご案内 | 新しく出したものを知らせたい |
| 3-1 セミナー・ウェビナーの集客案内 | 開催前の告知をしたい |
| 3-2 年賀メール | 新年の挨拶に、伝えたいことを乗せたい |
| 3-3 休暇期間のお知らせ | 夏季休暇や年末年始を知らせたい |
1-1 展示会のお礼
ブースに立ち寄っていただいた方へ、次の一歩をお願いするメールです。お礼で終わらせず、電話の時間をもらうところまで踏み込みます。
件名：□□展のお礼とお電話のお願い
__client_name__ __family_name__ 様 いつもお世話になっております。 ○○株式会社の（担当者名）でございます。 先日開催された「□□展」にて、△△にご興味をお持ちいただき ありがとうございました。 このたび、__family_name__様へご案内の機会をいただきたくご連絡いたしました。 貴社のご状況をうかがいつつ、△△の具体的な活用方法や 類似の事例を交えて、お電話にて15分ほどでご紹介できればと存じます。 ▼△△の特徴 （１）◇◇◇◇ 説明を一行で （２）◇◇◇◇ 説明を一行で （３）◇◇◇◇ 説明を一行で ▼導入事例の資料はこちら https://～?site=hl__tracking_id__ 以下、候補の日程です。 ・○月○日 10:00〜17:00 ・○月○日 10:00〜17:00 ・○月○日 10:00〜17:00 ＊ご都合が難しい場合は、その旨ご返信いただけますと幸いです。 ご不明な点がございましたら、こちらのメールにご返信くださいませ。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ○○株式会社 （部署名） （担当者名） （住所） TEL：（電話番号） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 配信停止をご希望の場合 __unsubscribe__
※サンプルの本文にある水色の箇所は、貴社で適切な内容に書き換えてください。
誰に送るか 展示会で名刺交換をした方。会場で付けた展示会用の共有タグ（または名刺交換日）で絞り込めます。展示会は開催日が先に決まっているので、メールの準備を事前に済ませておけるのが強みです。展示会の前に文面を作っておけば、名刺のデータ化が終わり次第送れます。展示会フォロー全体の段取りは、あの展示会、どうだった？ お礼メールから始める展示会フォローの段取り をご覧ください。
ポイントは候補日程です。「ご都合の良い日をお知らせください」だと相手に考えさせますが、候補が並んでいれば選ぶだけで済みます。
1-2 セミナー・ウェビナー後のお礼
参加していただいた方へ、当日の内容に関連する資料をお渡しするメールです。
件名：セミナーご参加のお礼と資料のご案内
__client_name__ __family_name__ 様 お世話になっております。 ○○株式会社の（担当者名）です。 先日は「□□」にご参加いただき、ありがとうございました。 当日お伝えした中で、ひとつだけ持ち帰っていただくとすれば、△△の進め方です。 当日お話しした内容に関連する資料をご用意しています。 ▼◇◇ https://～?site=hl__tracking_id__ ▼導入事例 https://～?site=hl__tracking_id__ ご不明な点がございましたら、このメールにそのままご返信ください。 あらためてご説明にうかがうことも可能です。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ○○株式会社 （部署名） （担当者名） （住所） TEL：（電話番号） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 配信停止をご希望の場合 __unsubscribe__
※サンプルの本文にある水色の箇所は、貴社で適切な内容に書き換えてください。
誰に送るか セミナーの参加者。
リンクは2〜3本までに絞ってください。 資料をたくさん並べたくなりますが、数を絞ったほうが選びやすくなります。事例は業種を合わせて1本だけ貼るほうが刺さります。
1-3 電話・商談のあとに資料を送る
話した内容を、あらためて資料の形で届けるメールです。
件名：本日のお礼と資料のご案内
__client_name__ __family_name__ 様 いつもお世話になっております。 ○○株式会社の（担当者名）です。 本日はお時間をいただき、ありがとうございました。 お話しした□□について、あらためて資料をご案内いたします。 ▼□□のご紹介 https://～?site=hl__tracking_id__ ※ページ中ほどの◇◇だけでも、5分ほどでご覧いただけます ▼導入事例（貴社と同じ業種の事例です） https://～?site=hl__tracking_id__ ご不明な点がございましたら、このメールにそのままご返信ください。 あらためてご説明にうかがうことも可能です。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ○○株式会社 （部署名） （担当者名） （住所） TEL：（電話番号） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 配信停止をご希望の場合 __unsubscribe__
※サンプルの本文にある水色の箇所は、貴社で適切な内容に書き換えてください。
誰に送るか 電話や商談をした相手1人。送信対象の検索でメールアドレスを指定して、1件だけ選びます。
見てほしい箇所を1つ指定しておくのが効きます。「ページ中ほどの◇◇だけでも、5分ほどでご覧いただけます」のように範囲を絞ると、開いてもらいやすくなります。
2-1 導入事例の紹介
新しく公開した事例を、参考になりそうな方へ届けるメールです。
件名：【導入事例】□□を導入した理由
__client_name__ __family_name__ 様 お世話になっております。 ○○株式会社の（担当者名）です。 弊社の△△をご活用いただいている企業様の導入事例を公開しました。 今回は□□業のお客様の事例です。同じ課題をお持ちの方の参考になるかと存じます。 ▼【□□業】◇◇様 https://～?site=hl__tracking_id__ 貴社の課題を考えるうえでのヒントになればと思い、ご案内いたしました。 __family_name__様、もしくは貴社関係者様にてご共有いただければ幸いです。 そのほかの事例も、こちらからご覧いただけます。 https://～?site=hl__tracking_id__ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ○○株式会社 （部署名） （担当者名） （住所） TEL：（電話番号） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 配信停止をご希望の場合 __unsubscribe__
※サンプルの本文にある水色の箇所は、貴社で適切な内容に書き換えてください。
誰に送るか 事例企業と業種が近い方、企業規模が近い方に絞ると効きます。全員に同じ事例を送っても、自分に関係があると思ってもらえません。ホットプロファイルでは業種や従業員数で抽出できます。
事例を並べたくなりますが、1本に絞ってください。
2-2 新製品・新機能のご案内
新しく出したものを、困りごとの側から紹介するメールです。
件名：新機能□□のご案内
__client_name__ __family_name__ 様 お世話になっております。 ○○株式会社で△△を担当しております、（担当者名）と申します。 弊社で提供している□□に、新しい機能を追加いたしました。 ＜概要＞ □□の画面から、これまで手作業だった処理をそのまま行えるようになりました。 ▼詳細はこちら https://～?site=hl__tracking_id__ ▼下記のお悩みを解決できます ・◇◇◇◇ ・◇◇◇◇ ・◇◇◇◇ この状態が続くと確認の手間が増え、対応の遅れにつながります。 ご興味をお持ちいただけましたら、下記よりお問い合わせください。 担当よりご連絡いたします。 https://～?site=hl__tracking_id__ ご不明点などございましたら、お気軽に本メールへご返信くださいませ。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ○○株式会社 （部署名） （担当者名） （住所） TEL：（電話番号） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 配信停止をご希望の場合 __unsubscribe__
※サンプルの本文にある水色の箇所は、貴社で適切な内容に書き換えてください。
誰に送るか その機能に関係する部門の方。既存のお客様への案内なら、関連ページの閲覧履歴がある方に絞る手もあります。
名乗りに担当領域を入れているのは意図的です。 何を担当している人からの連絡なのかを、先に伝えるためです。あわせて、お悩みは3点までに。
3-1 セミナー・ウェビナーの集客案内
開催前の告知メールです。
件名：【無料】□□セミナーのご案内
__client_name__ __family_name__ 様 いつも大変お世話になっております。 ○○株式会社の（担当者名）です。 このたび、□□を対象とした△△に関するセミナーを開催いたします。 はじめて△△に取り組む方や、進め方に迷っている方に向けた内容です。 ▼こんな方におすすめです ・◇◇◇◇ ・◇◇◇◇ ・◇◇◇◇ ▼開催概要 内容：◇◇◇◇ 開催日時：○月○日（○）○○:○○〜○○:○○ 講師：○○ 開催場所：オンライン 参加方法：お申し込み後、参加用のURLをお送りします ▼お申し込みはこちら https://～?site=hl__tracking_id__ __family_name__様のご参加を心よりお待ちしております。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ○○株式会社 （部署名） （担当者名） （住所） TEL：（電話番号） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 配信停止をご希望の場合 __unsubscribe__
※サンプルの本文にある水色の箇所は、貴社で適切な内容に書き換えてください。
誰に送るか テーマに関連するページを見ている方、過去に関連資料をダウンロードした方。関心が確認できている相手に送るほうが、申し込みにつながります。
読んでみたくなる件名にするコツは、特典や限定を前に出すことです。【無料】や【○名限定】などです。ただし大げさにしすぎると、信頼感が無くなることもあります。
3-2 年賀メール
新年の挨拶に、伝えたいことを乗せるメールです。
件名：新年のご挨拶と新機能のご案内
__client_name__ __family_name__ 様 新年あけましておめでとうございます。 旧年中は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 ○○株式会社の（担当者名）でございます。 新年は挨拶回りが増え、□□の機会も多いかと存じます。 そうした場面で役立つ、◎◎をリリースいたしました。 本日は、そちらを__family_name__様にご案内いたします。 ▼詳細はこちら https://～?site=hl__tracking_id__ ご不明点などございましたら、お気軽に本メールへご返信くださいませ。 本年も、お客様により良いサービスをご提供できるよう、 一層尽力してまいります。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ○○株式会社 （部署名） （担当者名） （住所） TEL：（電話番号） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 配信停止をご希望の場合 __unsubscribe__
※サンプルの本文にある水色の箇所は、貴社で適切な内容に書き換えてください。
誰に送るか 既存のお客様、名刺交換した方。年賀メールは幅広い相手に送って構いません。ただし、メール拒否・メールエラーのリードは抽出条件で除外してください。
このテンプレートの本題は、挨拶ではありません。 季節の挨拶は、伝えたいことを乗せる器として使えます。「新年は挨拶回りが増える」という誰にでも当てはまる状況を置いてから案内に入ると、唐突になりません。同じ考え方は、年度替わり、夏季休暇明け、年末の挨拶でも使えます。
3-3 休暇期間のお知らせ
夏季休暇や年末年始の連絡です。
件名：休暇期間のお知らせ
__client_name__ __family_name__ 様 いつもお世話になっております。 ○○株式会社の（担当者名）です。 誠に勝手ながら、弊社では下記の期間、休暇とさせていただきます。 ■休暇期間 ○月○日（○）〜○月○日（○） 期間中のお問い合わせにつきましては、下記へご連絡ください。 休暇明けより順次回答いたします。 ■お問い合わせ先 ◇◇◇◇@◇◇◇◇ ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ○○株式会社 （部署名） （担当者名） （住所） TEL：（電話番号） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 配信停止をご希望の場合 __unsubscribe__
※サンプルの本文にある水色の箇所は、貴社で適切な内容に書き換えてください。
誰に送るか 取引のあるお客様。休暇連絡メールは幅広い相手に送って構いません。ただし、メール拒否・メールエラーのリードは抽出条件で除外してください。
年に2〜3回しか使いませんが、そのつど書くには惜しい文面です。日付だけ入れ替えれば毎年使えます。
使うときの注意
送信時に直した内容は、テンプレートに反映されません。 文面そのものを変えたいときは、テンプレートを編集してください。手順は メールテンプレートを利用したい をご覧ください。
まず自分宛てに送って、表示を確かめてください。 差し込みタグが正しく置き換わるか、リンクが切れていないか、実際に受信した状態で確認できます。テスト用のリードを作っておき、そのリードを送信対象に指定して［ 送信 ］するのが確実です。
メール作成画面の下にある［ テストメール送信 ］は、宛先のメールアドレスを直接打ち込んで送る仕組みです。手軽ですが、差し込みタグには送信対象の一番上のリードの情報が入り、配信停止リンクは利用できません（どちらも仕様です）。レイアウトの確認には使えますが、差し込みタグと配信停止リンクの確認には向きません。
まとめ
メールが続かなくなるのは、書く気力の問題ではありません。毎回、前に送ったメールを探すところから始めているからです。
毎回同じところと毎回変わるところを分けて、同じところだけ保存しておく。それだけで、次からは変わるところを埋めるだけになります。名刺がデータになったその日に、15分あればお礼が送れます。
まずは1本、いちばんよく送るメールから作ってみてください。作ったテンプレートを全体に公開しておけばチーム全員が使えるので、1本の手間が5人分、10人分の時短になります。