本記事では「カスタム項目」についてご案内します。
カスタム項目とは
カスタム項目とは、ホットプロファイルで管理できる基本的な項目以外に自由に項目を作成して
管理することができる機能です。作成したカスタム項目での抽出も可能です。
カスタム項目は管理者権限、部門管理者権限を持つユーザーのみが作成できます。
■カスタム項目が作成可能できる機能
- 名刺管理
- 報告管理
- 商談管理
- 商談明細
- 会社管理
- リード管理
- タスク管理
- 拠点管理
作成可能なカスタム項目の件数
カスタム項目は機能ごとに最大100件まで作成が可能です。
※カスタム項目の件数はステータスが「有効」のみがカウントの対象となります。
ステータスが「無効」の場合は作成件数には含みません。
カスタム項目の種類
カスタム項目は以下のタイプから作成が可能です。
| タイプ | 内容 | 表示例 |
| テキストフィールド | 1行のみ入力できます（上限：3000文字） | |
| テキストエリア | 改行して入力できます（上限：5000文字） | |
| 日付（カレンダー） | カレンダー形式で日付を入力できます | |
| ラジオボタン | 選択肢を１つのみ選択させたい場合に使用します ※選択肢が少ない時におすすめです |
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| リストボックス | 選択肢を１つのみ選択させたい場合に使用します ※選択肢が多い時におすすめです |
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| チェックボックス | 選択肢を複数選択可能な場合に使用します | |
| ファイル添付 | ファイルを添付したいときに使用します ※1度に登録できるファイルの容量：30MB ※ご契約内容により添付総容量の上限が異なります |
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| 数値 | 数字のみが入力できます 3桁単位で「 , 」が自動入力されます |
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| ユーザー選択 | ホットプロファイルにアカウントがあるユーザーを選択できます ※リード管理、会社管理のみ作成可能 |
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| 計算項目 | ユーザー独自の計算項目を作成できます（計算結果が自動入力されます） ※報告管理、商談管理、商談明細のみ作成可能 ※詳細はこちら：＜カスタム項目＞計算項目を作成したいとき |
作成のポイント
どのような項目タイプで作成するかについて、以下をご参考にしてください。
- 後から集計を行いたい
- 1つの選択肢のみを選択させたい、選択肢が少ない：ラジオボタン
- 1つの選択肢のみを選択させたい、選択肢が多い：リストボックス
- 複数の選択肢を選択させたい：チェックボックス
- 数値を入力させたいが、全角、半角の入力揺れを防ぎたい：数値
- 日付を入力させたいが、西暦や和暦など日付の入力揺れを防ぎたい：日付
- ファイルを添付したい：ファイル添付（添付容量に制限があります。）
- 集計には使用せずキーワードで検索できればよい
- 1行分入力できればよい：テキストフィールド
- 改行して入力したい：テキストエリア
| ポイント | |
| 目的や用途に応じて項目タイプを検討することがポイントです。 | |
■ カスタム項目の作成方法
1. [ 歯車アイコン ] - [ 表示項目設定 ] - [ カスタム項目管理 ] を選択します。
2. [ 新規登録 ] をクリックします。
3. [ 項目名 ] を入力し、 [ 対象機能 ] を選択します。
4. [ 項目タイプ ] を選択します。9種類からタイプを選択できます。
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カスタム項目は一度作成すると[ カスタム項目管理 ] 画面上の並び順を変更できません。 また、対象機能、項目タイプの変更ができません。 ※[ 会社管理 ] [ タスク管理 ] 以外の各機能画面上でのカスタム項目の表示については、 並び順を変更可能です。 詳細は、下記『カスタム項目の割り当て方法』をご覧ください。 |
5. [ 項目タイプ ] で選択式のものを選択した場合は、選択肢を設定します。
6. [ 登録 ] をクリックします。
■ カスタム項目の割り当て方法
1. [ 歯車アイコン ] - [ 表示項目設定 ] - [ 表示テンプレート ] を選択します。
2. [ 新規登録 ] をクリック、または、既存のテンプレートをクリックします。
3. [ 対象機能 ] で作成した項目を選択します。
4. [ 表示項目設定 ] に作成したカスタム項目を選択します。
5. 矢印ボックスの左の [ 表示項目 ] の方へ移動させます。
6. [ 登録 ] をクリックします。
カスタム項目の活用例１：会社管理
| 項目名 | 項目タイプ | 選択肢、入力例 | 用途 |
| 競合 | ラジオボタン | 競合/競合ではない | 自社製品と同様の製品を扱う競合の企業であるか管理 |
| 販売店 | ラジオボタン | 販売店/販売店ではない | 販売店であるかを管理 |
| 導入製品 | ラジオボタン/リストボックス | 製品A/製品B/製品C | どの製品を導入いただいているかを管理 |
| 顧客ランク | ラジオボタン | S/A/B/C/D | 年間の契約金額などにより顧客のランクを管理 |
| 会社コード | テキストフィールド | 123456789 | 基幹システムや別のシステムで管理しているコードを紐づけて管理 |
| キーマン | テキストフィールド | 山田さん | 相手の会社のキーマンを管理 |
| 副担当者 | ユーザー管理 | 営業担当者以外に副担当者やサブ担当者を管理 | |
| 与信結果 | ラジオボタン/リストボックス | 与信OK/与信NG/未確認 | 会社の与信結果を管理 |
| 取引実績 | ラジオボタン | あり/なし | 過去の取引実績の有無を管理 |
| 決算期 | リストボックス | 3月/6月/9月/12月 | 決算期を管理 |
| 取引銀行 | テキストフィールド | ◯◯銀行 | 取引がある場合の銀行を管理 |
| 請求日 | 日付（カレンダー） | 2020/03/31 | 請求日を管理 |
なお、下記の項目タイプで作成したカスタム項目は、リード管理の詳細検索でも検索可能です。
・ラジオボタン
・チェックボックス
・リストボックス
例）
会社管理用のカスタム項目を「ラジオボタン」「チェックボックス」「リストボックス」で作成します。
リード管理の詳細検索で [ 検索項目を変更する ] をクリックすると、
先ほど作成した会社管理のカスタム項目を確認できます。
リード検索時に必要であれば、チェックを付けて検索項目として表示させてください。
カスタム項目の活用例２：名刺管理
| 項目名 | 項目タイプ | 選択肢、入力例 | 用途 |
| 趣味 | テキストフィールド | マラソン、ゴルフ | 知りえた情報を管理し、アイスブレイクに使用 |
| 出身 | テキストフィールド | 東京、北海道 | 知りえた情報を管理し、アイスブレイクに使用 |
| 苦手な食べ物 | テキストフィールド | 生もの | 接待や会食の際などに使用 |
| 好きな食べ物 | テキストフィールド | 焼肉 | 接待や会食の際などに使用 |
| お酒 | チェックボックス | ビール/日本酒/ワイン/焼酎 | 接待や会食の際などに使用 |
| 在職有無 | ラジオボタン | 在職中/退職済 | 会社に在職されているか、退職や転職されているかの管理 |
| 退職日 | 日付（カレンダー） | 2017/03/31 | 退職されている場合、退職された時期の管理 |
| その他特徴 | テキストエリア | 眼鏡をかけている、◯◯会社から転職 | 個人的に覚えておきたいことを管理 |
| ゴルフスコア | 数値 | 90 | イベントやユーザー会などで参考値として管理 |
| 自宅住所 | テキストフィールド | 東京都◯◯◯ | 年賀状やお中元など自宅に発送したいものがある際に使用 |
カスタム項目の活用例３：リード管理
| 項目名 | 項目タイプ | 選択肢、入力例 | 用途 |
| トラブル | ラジオボタン | あり/なし | 過去にトラブルがあったかどうかを管理 |
| 年賀状 | ラジオボタン | 送る/送らない | 年賀状を発送する際の年賀状有無を管理 |
| お中元 | リストボックス | お酒/食べ物/雑貨 | お中元など発送したものを管理 |
| 第二メールアドレス | テキストフィールド | xxx@xxx.com | 複数メールアドレスがある場合に管理 |
| 副担当者 | ユーザー選択 | 営業担当者以外に副担当者やサブ担当者を管理 | |
| メンテナンスメール | ラジオボタン | 送る/送らない | サービスのメンテナンス用のメールを送るか送らないかを管理 |
| 注意ユーザー | チェックボックス | あり/なし | 対応する際に何か配慮が必要であるかの管理 |
補足事項
「カスタム項目」は「タグ」と異なり、名刺をデータ化依頼する際には情報を付けることができません。
名刺のデータ化が完了した後、Web画面上で情報を追加するかCSVファイルで一括で情報を更新してください。