ホットプロファイル（dX商談・名刺管理）のユーザー作成方法をご紹介します。
ユーザー作成の流れ
以下流れで利用ユーザーのアカウントを作成および初回認証が必要です。
ユーザー作成時に有効期限24時間の認証メールが送信されるため、作成前に対象ユーザー様へあらかじめ周知いただくことをおすすめします。
手順1. 部署を作成する
はじめに、管理者のユーザーアカウントでホットプロファイルにログインしてください。
まずはユーザーが所属する部署を作成します。
1. 画面右上 [ 歯車マーク ] - [ 部署管理 ] - [ 部署管理 ] をクリックします
2. [ 追加 ] をクリックします
3. 登録したい部署名を入力します
4. [ 登録 ] をクリックします
5. 部署の作成完了です
※最大5階層まで作成可能です
部署作成時の制限事項
同じ名前の部署は登録できませんのでご注意ください。
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（例）以下の場合、「技術部」「営業部」のように同じ部署名を登録できません。 |
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以下回避策をご検討ください GLUE事業部 技術部 GLUE事業部 営業部 NWS事業部 技術部 NWS事業部 営業部 |
手順2. ユーザーを作成する
1. 画面右上 [ 歯車マーク ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] をクリックします
2. [ ユーザー管理一覧 ] 画面で [ 新規登録 ] ボタンをクリックします
3. 各項目を入力、設定し、[ 登録 ] ボタンをクリックでユーザーの作成完了です
※ユーザーが登録されると、[ ビジネスdアカウントの連携用メールアドレス ] で設定した連絡先に認証用メールが届きます
※メールを受け取ったユーザー側の操作についてはこちら（メールを受け取ったユーザー側の操作）をご覧ください
※各項目については以下をご覧ください
ユーザー情報
ユーザーの基本情報を設定します。
| 項目名 | 説明 |
| ユーザーID | 重複不可のため、以下いずれかで設定してください ・社員番号 ・メールアドレスの@以前の文字列 |
| ステータス | ・「有効」：ホットプロファイルにログインできます。 ・「無効」：ホットプロファイルにログインできません。 ※「無効」のアカウントはアカウント作成数に含みません。 |
| アクセス権限 | システム権限： 「管理者」または「一般」を選択します。 ・「管理者」：すべての機能を使用できます。 ・「一般」：「ユーザー管理」や「インポート」など、権限のない機能は使用できません。 関連：[ 管理者 ] と [ 一般 ] ユーザーでの操作可能範囲の差異 |
| 権限グループ： 名刺、報告、商談の公開範囲を指定する際に、閲覧範囲を制限するための設定です 設定しない場合、部署権限管理での運用の際は「デフォルト」を選択してください ※初回作成時は未設定で構いません |
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| 名前 | ユーザーの氏名を入力します |
| 名前（カナ） | ユーザーの氏名（カナ）を入力します ※全角カナで入力してください |
| 部署 | ユーザーが所属する部署を選択します 複数部署設定することも可能です |
| 役職 | ユーザーの役職を入力します |
| 電話番号 | ユーザーの電話番号を入力します |
| 内線番号 | ユーザーの内線番号を入力します |
| 携帯電話番号 | ユーザーの携帯電話番号を入力します |
| その他電話番号 | その他の電話番号を入力します |
| ビジネスdアカウントの連携用メールアドレス | 紐づけたいビジネスdアカウントのメールアドレスを入力します ※ユーザー作成完了後、こちらで設定した連絡先に認証メールが送信されます |
| サブメールアドレス | [ ビジネスdアカウントの連携用メールアドレス ] 以外にホットプロファイルからの各種通知を受け取りたいアドレスがあれば入力します |
| 携帯メールアドレス | 携帯電話のメールアドレスを入力します。 ※各機能の通知は受け取れませんので、携帯メールアドレスで通知を受け取りたい場合は上記の「サブメールアドレス」に入力してください |
| HotProfileアカウント | デフォルト：無効 のまま設定してください |
パスワード
| 項目名 | 説明 |
| パスワード無期限 | デフォルト：無効 のまま設定してください |
| 新しいパスワード | 英語大文字、英語小文字、数字、記号のうち、3種類以上を含む8文字以上で入力します ※ログイン時に本パスワードは利用しませんが、システム仕様上登録が必要なため、任意の文字列を設定ください |
| 確認用パスワード | 新しいパスワードと同じ値を入力します |
| スマホ自動ロック | iPhoneのスマートフォンアプリで自動ロックをかけるとができます ・「有効」：スマートフォンアプリのロックがかかります ・「無効」：スマートフォンアプリのロックがかかりません ※貴社セキュリティポリシーに従い設定してください |
設定テンプレート
テンプレートは使用せず次の設定へ進んで下さい。
機能利用
データ出力の権限を設定します。
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項目名 |
説明 | |
| データ入出力 | 一括エクスポート | 「有効」を選択すると、以下のデータを権限に関係なくすべて一括エクスポートします ・名刺データ ・報告データ ・商談データ ・目標データ ・営業アプローチリストデータ ※バックアップ等、すべてのデータが必要な場合に特定のユーザーに対してのみ権限を割り当てることを推奨します |
| エクスポート | ・有効：各一覧画面で検索結果をエクスポートできます ・無効：エクスポートができません |
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| エクスポート権限 （名刺管理一覧、リード管理一覧） |
「全データ」または「所有データ」を選択します 「名刺管理 一覧」画面、および「リード管理 一覧」画面でエクスポートできるデータの権限を選択できます ・全データ：閲覧できるすべてのデータをエクスポートできます ・所有データ：名刺所有者がログインユーザーの名刺情報、リード情報のみをエクスポートできます ※公開範囲が「非公開」のデータはエクスポートできません |
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メンテナンス
メンテナンス機能の利用可能範囲を設定します。
| 項目名 | 説明 | |
| タグ管理 | ・有効：タスクカテゴリ、名刺/リードの共有タグの作成、編集、削除が行えます ・無効：タスクカテゴリ、名刺/リードの共有タグの作成、編集、削除が行えません |
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| リード管理 | リード重複マージ | ・有効：リード重複マージが行えます ・無効：リード重複マージが行えません ※一般ユーザーの推奨値 |
| リード編集 | ・有効：リード編集が行えます ・無効：リード編集が行えません |
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| リード削除 | ・有効：リード削除が行えます ・無効：リード削除が行えません |
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| 会社管理 | 会社重複マージ | ・有効：会社重複マージが行えます ・無効：会社重複マージが行えません ※一般ユーザーの推奨値 |
| 会社編集 | ・有効：会社編集が行えます ・無効：会社編集が行えません |
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| 会社削除 | ・有効：会社削除が行えます ・無効：会社削除が行えません |
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表示/初期値設定
各機能の設定値や初期値を設定します。
| 項目名 | 説明 | |
| ダッシュボード管理 | 表示ダッシュボード | ダッシュボード名を指定します ダッシュボードが複数ある場合に最初に表示するダッシュボードを設定できます ※ダッシュボードを設定していない初期状態では空欄で問題ありません |
| 名刺管理 | ニュースエリア |
名刺管理一覧画面に最新ニュースを表示します |
| 名刺非公開 | ・有効：名刺をデータ化依頼する際に「非公開（自分のみ）」が選択できます ・無効：名刺をデータ化依頼する際に「非公開（自分のみ）」が選択できません ※推奨値 |
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| データ化依頼時のタグ初期値 | 名刺をデータ化依頼する際に付与するタグをあらかじめ指定することができます | |
| 共有タググループ | ユーザー毎に表示するタグを制御することができます 「共有タググループ管理」で登録されている「タググループ名」を入力します。 |
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| 報告管理 | 表示テンプレート | 報告管理を新規作成する際や報告管理の一覧を表示する際に最初に表示するテンプレートを設定することができます よく利用する表示テンプレートを設定してください ※初回作成時は未設定で構いません |
| 報告確認者設定 | 報告の確認者に初期値として設定したいユーザーを指定します | |
| 報告非公開 | ・有効：報告を登録する際に「営業担当者のみ」が選択できます ・無効：報告を登録する際に「営業担当者のみ」が選択できません |
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| 商談管理 | 表示テンプレート | 商談管理を新規作成する際や商談管理の一覧を表示する際に最初に表示するテンプレートを設定することができます よく利用する表示テンプレートを設定してください ※初回作成時は未設定で構いません |
| タスク管理 | タスク割当通知先 | ・有効：自分にタスクが割り当てられた際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：自分にタスクが割り当てられた際にメールで通知を受け取ることができません ※メールはタスク登録完了後に即時送信されます |
| 未完了タスク通知先 | ・有効：自分のタスクが期限日の前日までに「完了」になっていない際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：自分のタスクが期限日の前日までに「完了」になっていない際にメールで通知を受け取ることができません ※メールは1日1回まとめて送信されます |
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| プレフィックス番号 | 使用するプレフィックスをあらかじめ指定することができます ※指定する値は基本設定に登録されている「プレフィックス電話名」です |
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| マイ名刺交換用URL最長有効期限 | オンライン名刺交換URLの最長有効期限を設定します | |
通知設定
各機能の通知に関する設定です。
| 項目名 | 説明 | |
| 取引先ニュース | 取引先ニュース通知 | ・有効：「人事異動ニュース通知」「企業ニュース通知」「お気に入り企業」のメールを受け取ることができます ・無効：「人事異動ニュース通知」「企業ニュース通知」「お気に入り企業」のメールを受け取ることができません ※メールは毎朝6:00に受け取ります（時間の変更は不可です） |
| 人事異動ニュース通知 | 自分が所有している名刺の人物について人事異動ニュースが発表された際に「ダッシュボード」画面、「名刺管理 一覧」画面のニュース表示、 および「最新トピック」画面に通知します ・有効：「人事異動ニュース通知」の通知をホットプロファイル上で受け取ることができます ・無効」「人事異動ニュース通知」の通知をホットプロファイル上で受け取ることができません ※「取引先ニュース通知」が「有効」の場合は本内容をメールでも受け取ることが可能です |
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| 企業ニュース通知 |
お気に入り企業通知メールに記載される企業を登録することが出来ます。 |
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| お気に入り企業通知 | 気になる企業を登録しておくことで、その企業への商談登録、更新、報告登録があった際にメールを受け取ることができます。 ・有効：「お気に入り企業」の通知をホットプロファイル上で受け取ることができます ・無効：「お気に入り企業」の通知をホットプロファイル上で受け取ることができません ※「取引先ニュース通知」が「有効」の場合は本内容をメールでも受け取ることが可能です |
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| お気に入り企業 | お気に入り企業に記載されるユーザーを登録することができます | |
| 営業活動ニュース | 営業活動ニュース通知 | ・有効：「自分の知り合いとの名刺交換」「お気に入りユーザー」のメールを受け取ることができます。 ・無効：「自分の知り合いとの名刺交換」「お気に入りユーザー」のメールを受け取ることができません。 ※メールは毎朝6:00に受け取ります（時間の変更は不可です） |
| 他人の名刺交換通知 | ・有効：自分が所有している名刺の相手と社内の他のユーザーが名刺交換をした際にホットプロファイル上で通知を受け取ることができます ・無効：自分が所有している名刺の相手と社内の他のユーザーが名刺交換をした際にホットプロファイル上で通知を受け取ることができません ※「営業活動ニュース通知」が「有効」の場合は本内容をメールでも受け取ることが可能です |
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| お気に入りユーザー | お気に入りユーザーに記載されるユーザーを登録することができます | |
| 名刺管理 | 名刺登録通知 | ・有効：前日にデータ化された名刺のデータ化登録のメールを受け取ることができます ・無効：前日にデータ化された名刺のデータ化登録のメールを受け取ることができません ※メールは毎朝6:00に受け取ります。時間の変更は不可です |
| タスク管理 | タスク割当通知 | ・有効：自分にタスクが割り当てられた際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：自分にタスクが割り当てられた際にメールで通知を受け取ることができません ※メールはタスク登録完了後に即時送信されます |
| 未完了タスク通知 | ・有効：自分のタスクが期限日の前日までに「完了」になっていない際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：自分のタスクが期限日の前日までに「完了」になっていない際にメールで通知を受け取ることができません ※メールは1日1回まとめて送信されます |
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| 報告管理 | コメント通知 | ・有効：報告管理で自分宛にコメントが登録された際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：報告管理で自分宛にコメントが登録された際にメールで通知を受け取ることができません ※メールは報告登録完了後に即時送信されます |
| 確認者通知 | ・有効：報告管理で確認者に設定された際にメールで通知を受け取ることができます ・無効：報告管理で確認者に設定された際にメールで通知を受け取ることができません ※メールは報告登録完了後に即時送信されます |
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| 商談管理 | 再アプローチ通知 | ・有効：「お気に入りユーザー」の案件で再アプローチ日になった日にホットプロファイル上で通知を受け取ることができます ・無効：「お気に入りユーザー」の案件で再アプローチ日になった日にホットプロファイル上で通知を受け取ることができません ※「営業活動ニュース通知」が「有効」の場合は本内容をメールでも受け取ることが可能です |
| 営業アプローチリスト管理 | 対応期限通知 | ・有効：活動リストの対応期限が翌日で状態が未着手or継続の際に対応期限の前日にメールで通知を受け取ることができます ・無効：活動リストの対応期限が翌日で状態が未着手or継続の際に対応期限の前日にメールで通知を受け取ることができません ※期限の前日朝に通知します |
| 再アプローチ通知 | ・有効：活動リストの次回対応日が当日で状態が未着手or継続の際に当日にメールで通知を受け取ることができます ・無効：活動リストの次回対応日が当日で状態が未着手or継続の際に当日にメールで通知を受け取ることができません。 ※当日朝に通知します |
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CSVインポートでユーザーを一括登録したい場合
CSVファイルを使ってユーザーを一括で登録することができます。
詳細はこちら（ユーザー設定手順）をご覧ください
■ご注意点：
「ビジネスdアカウント連携用メールアドレス」は「CSVテンプレート」の項目「メールアドレス」として入力してください
メールを受け取ったユーザー側の操作
管理者側でのユーザー登録が完了し次第、ユーザーの「ビジネスdアカウント連携用メールアドレス」に設定したアドレス宛に招待メールが届きます。
ユーザーはメール受信後、メール内の案内に従って認証をすすめることで、ユーザーがホットプロファイル（dX商談・名刺管理）の利用を開始できます。
招待メールの有効期限が切れた場合
ユーザー作成完了時（画面の場合：[ 登録 ] ボタンを押したタイミング／CSVインポートの場合：ユーザーがホットプロファイルに登録されたタイミング）にビジネスdアカウントの招待メールが送信されます。
招待メールの有効期限は24時間です。
有効期限が切れてしまった場合は、ホットプロファイルのシステム権限が「管理者」のユーザー様にて以下を実施して下さい。
1. [ 歯車アイコン ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] をクリックし、[ ユーザー管理一覧 ] 画面を表示します
2. 招待メールを再送したいユーザーにチェックを入れます
3. [ ビジネスdアカウント招待 ] ボタンをクリックします
4. 「招待メール送信処理を受け付けました。」と表示されたら再送処理完了です
※再送した招待メールの有効期限も24時間です
時間内に認証手続きをお願いいたします