＜dX商談・名刺管理＞管理者向けスタートアップガイド – 株式会社ハンモック

本ページは「dX商談・名刺管理 Powered by ホットプロファイル（※以下「ホットプロファイル」と記載します）」をご契約中のお客様で主幹担当者の方がホットプロファイルの基本機能～報告や商談SFA機能を運用定着させるためのページです。

設定の流れと目安は以下の通りです。

利用開始前に決定／設定すること

名刺を管理するだけではなく、集めた名刺を活用し運用定着できるよう、メインで使用される方々の中から方針決定者を決め、利用を推進していただきます。
以下に担当者と主な役割を記載しています。※兼任されるケースもございます。

担当	役割	主な実施内容	担当される部署・お立場の例
主幹/窓口	ホットプロファイル全般の運用管理・責任者ルールをとりまとめて利用促進を行う	契約運用推進運用ルールのとりまとめユーザーや部署の登録、変更等運用全体に関する設定	営業推進・支援部門情報システム部門
システム担当者	（システム関連）セキュリティに関する設定機材の準備	機材の準備社内ネットワーク関連の対応必要に応じて以下を対応 IPアドレス制御個体認証独自ドメイン	情報システム部門
方針決定者	導入のゴール/運用方針の決定営業系の担当者アサイン	社内導入/方針の説明＊導入時の社内周知にご参加いただくことを推奨営業現場で利用する管理内容の決定（or 現場マネージャーのアサインなど）	事業責任者営業部門責任者

運用における基本方針をご検討ください。以下は推奨例です。

	名刺の登録と公開範囲
	獲得した名刺は当日もしくは翌日登録し、社内全体に共有する名刺を共有することで人脈の可視化ができるため、基本的に全体に共有することを推奨 ※役員の名刺は一般社員には閲覧させないなどの制限を行うことも可能

	エクスポート権限
	一般社員にはデータをエクスポートを禁止するデータの持ち出しを禁止するため、管理者のみがエクスポートできる設定を推奨

	活動記録
	顧客との折衝記録はすべて残して共有する営業部など顧客と接する部署は入力を必須とすることを推奨登録件数を集計、社内で共有することを推奨

名刺の入力依頼用に利用する機器の設定を行ってください。

□

利用端末（iPhone/android）　※稼働環境はこちら

※会社支給のみのものとするか個人用も可とするか要検討してください

＜インストール手順＞

下記QRコードを読み取り、もしくはAppStoreまたはPlayStoreにて「ホットプロファイル」を検索しインストールしてください
＊QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です

iOS（iPhone）をご利用の場合	androidをご利用の場合

□	スキャナー
	ScanSnap ix1400　※設定方法はこちら ScanSnap ix1600　※設定方法はこちら Canon DR-C230　　※設定方法はこちら ScanSnap ix1500 ※現在は稼働環境外／設定方法はこちら ScanSnap ix500 ※現在は稼働環境外／設定方法はこちら
□	名刺データ化依頼用PC
	※スキャナーと接続する必要があるため、PC＋スキャナーのセットを配置する場所をご検討ください例）名刺交換が頻繁にある営業部の座席近くオフィス出入り口やタイムカード配置場所付近

2. アカウント情報を入力します
・ビジネスdアカウントのID：ご自身のビジネスdアカウントのID
・パスワード：ご自身のビジネスdアカウントのパスワード

3. ログインボタンをクリックします

4. 以下画面が表示表示されたら、デフォルトユーザーでのログイン完了です

ホットプロファイルを利用するにはユーザーアカウントの作成と、ビジネスdアカウントへの紐づけが必要です。デフォルトユーザーのログイン・設定が終わったら、まずはユーザーのアカウントを作成しましょう。

※アカウント作成時、ビジネスdアカウントのメールアドレス宛に招待メールが届きます。
有効期限24時間以内にユーザー側での認証が必要なため、ユーザーアカウント作成前にあらかじめ利用者への周知をお願いします。

ユーザーへの周知については以下を参考にしてください。

▼ユーザーへの周知メールサンプル（クリックでサンプル展開）

各位

このたび、名刺管理ツール「ホットプロファイル」を導入することになりました。
お客様の名刺は会社の資産として管理し、社内で共有することで、
名刺を最大限に活用することが出来るようになります。

導入の概要につきまして、添付ファイルをご確認ください。

添付ファイル：導入に関する通知.pdf

20XX年MM月DD日にユーザーアカウントを発行する予定です。
ユーザー作成時はビジネスdアカウントから皆様へ招待メールが届きますので、
メール受信から24時間以内に認証をお願いいたします。
※招待メール受信から24時間以上経過してしまった場合は○○までご連絡下さい。

※以下「導入に関する通知.docx」をPDFにして添付してください
→　「導入に関する通知.docx」をダウンロード　※内容は適宜変更してください

□　利用ユーザーの登録ができた

※ユーザーの作成がうまくいかない場合：

ここからはSFA（商談・案件情報／プロセスの管理・可視化）の運用開始前の設定についてご紹介します。

運用における基本方針をご検討ください。以下は推奨例です。

	営業担当者（一般ユーザー）
	■折衝履歴は報告管理、案件情報（金額）は商談管理へ登録する ⇒報告管理と商談管理に登録すべき内容を明確化することを推奨 ■見積を提出したら必ず案件を登録する ⇒どのタイミングで商談を登録するか、営業マンごとにばらつきが出ないよう、登録のきっかけとなるアクションを事前にルール決めしておくことを推奨 ■変化に応じて都度案件情報を更新する ⇒可能な限り最新情報となるよう商談情報の更新を推奨

	営業マネージャー
	■アラートに該当する案件のフォローや指示出しを行う ⇒大型案件や停滞案件の自動通知に対するアクションを起こすこと ■レポーティング ⇒売上見込み情報はホットプロファイルの情報から出すことを徹底する