本記事では部署情報をインポートで追加・更新する方法についてご案内します。
新しい部署の追加
インポートで新しい部署を追加する場合の手順は以下のとおりです。
■手順
＜対象データのエクスポート＞
1. 画面右上 [ 歯車マーク ] - [ 部署管理 ] - [ 部署管理 ] をクリックします。
2. [ エクスポート ] ボタンをクリックし、CSVデータをダウンロードします。
＜ファイルの加工＞
1. エクスポートしたデータを開き、出力されたデータの下に追加したい部署を階層ごとに入力します。
※追加する部署の [ ID ] は空欄にしてください。
例）下記のような階層の場合
福岡支店
└営業推進係
└営業部(福岡)
└営業一課
└営業二課
2. データの編集が完了したら保存します。
＜インポート＞
1. 画面右上 [ 歯車マーク ] - [ 部署管理 ] - [ 部署管理 ] をクリックします。
2. [ インポート ] ボタンをクリックします。
3. 作成したインポートファイルを選択します。
4. 「インポート処理を受け付けました。」のメッセージが表示されたことを確認します。
＜インポート結果の確認＞
1. インポート結果の確認方法はこちらをご確認ください。
2. エラーが出た場合はインポートファイルを修正して再度インポートを行ってください。
■注意点
・同じ部署名は登録できません。例えば、東京支店の「営業部」と大阪支店の「営業部」を登録したい場合、
「営業部」という名前で2つの登録が出来ないため、
「営業部(東京)」「営業部(大阪)」など、名前を一部変更して登録してください。
・登録順に名刺データ転送ツールに表示されます。
役員様の部署を上に表示したい場合は、上から順に入力してください。
部署の並び替え
インポートで部署の並び替えを行う場合の手順は以下のとおりです。
■手順
＜対象データのエクスポート＞
1. 画面右上 [ 歯車マーク ] - [ 部署管理 ] - [ 部署管理 ] をクリックします。
2. [ エクスポート ] ボタンをクリックし、CSVデータをダウンロードします。
＜ファイルの加工＞
1. 対象の部署の「部署名」と「部署ID」ごと移動します。
2. ブランクが無くなる様、階層をずらします。
3. データの編集が完了したら保存します。
＜インポート＞
1. 画面右上 [ 歯車マーク ] - [ 部署管理 ] - [ 部署管理 ] をクリックします。
2. [ インポート ] ボタンをクリックします。
3. 作成したインポートファイルを選択します。
4. 「インポート処理を受け付けました。」のメッセージが表示されたことを確認します。
＜インポート結果の確認＞
1. インポート結果の確認方法はこちらをご確認ください。
2. エラーが出た場合はインポートファイルを修正して再度インポートを行ってください。