本ページでは「権限グループ管理」の基本的な利用方法についてご案内いたします。
権限グループ管理の機能概要
本設定により、以下の情報の公開範囲を制限することができます。
1. 名刺管理（全体に公開、権限グループのみ公開、非公開）
2. 報告管理（全体に公開、自分が所属する権限グループのみ公開、
営業担当者＋権限グループを指定して公開、営業担当者のみ公開）
3. 商談管理（権限グループのみ公開）
■補足事項
・ユーザーは複数のグループに所属可能
・各グループでの管理者は所属ユーザーが登録した名刺、報告、商談を編集可能
権限グループの作成方法
以下手順で権限グループを作成します。
権限グループの設定方法
ユーザー管理画面から設定する場合
以下手順でユーザー管理画面から設定を行います。
CSVファイルを用いて一括更新する場合
・権限グループを設定するユーザーが多い場合は、CSVファイルを利用し、
一括で更新することを推奨しております。
1. [ 歯車アイコン ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] をクリックします。
2. 変更したいユーザー名の左にあるチェックボックスにチェックをつけます。
3. [ エクスポート ] [ このページでチェックしたものを対象にする ] をクリックします。
※エクスポートについての詳細はこちらをご確認ください。
4. [ users.csv ] ファイルがダウンロードされるため、ファイルを開きます。
5. [ 権限グループID ] を変更して、[ 保存 ] をクリックします。
※インポート操作による誤変更を防ぐため、変更後はIDと権限グループID以外の項目列の削除をお願いいたします
6. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ 更新用インポート ] をクリックします。
7. インポート対象、参照ファイルを設定後、[ 更新 ] ボタンをクリックします。
※インポートについての詳細はこちらをご確認ください。
設定した権限グループを確認する方法
[ 権限グループ管理 ] にて、同グループに所属する他ユーザーや
他ユーザーの所属グループ等もご確認いただけます。
▼確認手順
- 画面右上 [ 歯車マーク ] をクリックします。
- [ ユーザー管理 ] > [ ユーザー管理 ] をクリックします。
- [ 権限グループ管理 ] にて確認可能です。
各ユーザー様にてご自身の所属する権限グループは、
マイページ ] にてご確認いただけます。
▼確認手順
- 画面右上のユーザーネームをクリック
- [ マイページ ] をクリック
- [ 権限 ]－[ アクセス権限 ] にて確認可能
▼以下参考FAQ
公開範囲を権限グループに指定する場合
ホットプロファイルでの設定
名刺の登録や報告などを作成する際に、公開範囲の設定が可能です。
※名刺管理の場合
転送ツールでの設定
[ 公開ステータス ] - [ 変更 ] より、データ化する名刺の公開ステータス設定が可能です。
公開範囲で検索条件を指定する場合
[ 報告管理 ] - [ 詳細検索 ] - [ 公開範囲 ] から設定された公開範囲で報告の検索が可能です。
※ご注意点
商談は営業担当者が所属するグループのみ、リードは営業担当者または名刺所有者が所属するグループのみ閲覧可能です。
名刺や報告のように、新規作成時にユーザー側で公開範囲を設定することはできません。
また、リード情報の閲覧制限も行いたい場合は、基本設定にて「リードのアクセス権限設定」を「有効」にしてください。
補足事項
システム権限が「一般」でも、権限グループの「管理者」になることで、以下の操作が可能です。
・権限グループへのユーザーの追加、削除
・同じ権限グループに所属するユーザーが作成した名刺情報、商談情報、報告情報の編集
※１システム権限「管理者」と権限グループの「管理者」は異なります。
※２システム権限「管理者」の場合のみ、グループメンバーの権限グループを「管理者」に設定可能です。
＜例＞権限グループの「管理者」設定を利用して、1つの商談を複数人で更新することが可能です。
関連
【部署権限管理】