本ページでは「部署権限管理」の基本的な利用方法についてご案内いたします。
部署権限モードとは
全社的な展開やグループ会社間での運用が容易になります。
・アクセスする部署、アクセスされる部署の定義をテンプレートで
指定するだけでアクセス権を設定できます。
・テンプレートは、名刺、リード、報告、商談を対象に３種の
アクセス制御パターンを組み合わせ作成できます。
（○： 閲覧・更新可能、△： 閲覧のみ可、×： 閲覧不可）
部署権限管理では、項目ごとにアクセス制限を設定することができます。
対象：名刺管理、リード管理
具体的用途やシーン
シーン１
営業部署からは開発部署の情報を閲覧可能だが、
開発部署からは営業部署の情報を閲覧不可にしたい。
シーン２
グループ会社の部署間で情報公開を設定したい。
・ホームセンターXのA部署とスーパーマーケットXのA部署だけで名刺情報を共有したい。（他部署には非公開）
・ホームセンターXのA、B、C部署では共有できるがD部署からは閲覧できないように設定したい。
・ホームセンターXのA部署、スーパーマーケットXのB、C部署では名刺情報を共有できるが、
その他の部署から閲覧できないよう設定したい。
設定の流れ
こちらは管理者権限にて設定が必要となります。
設定ができない場合はご自身の権限をご確認ください。
[ 管理者 ] と [ 一般 ] ユーザーでの操作可能範囲の差異
■設定概要
※各項目の詳細な設定については下に記載しております。
-
部署の設定
[ 部署管理 ] 画面で管理対象とする部署作成を実施します。 -
権限の設定
[ 部署権限設定（部署管理 ＞ 部署権限設定）] で事前に制御設定を登録します。
こちらで各部署のアクセス制御パターンの組み合わせを作成します。
※この時点では権限に従った動作はしません。
CSVを利用して一括で設定変更も行うことができます。
CSVファイルでの設定変更 -
アクセス権限設定の変更
[ 基本設定 ] 内のアクセス権限設定で [ 部署権限モード ] に切り替えます。
各設定の詳細
1.部署の設定
こちらの設定で[ 部署管理 ] 画面で管理対象とする部署作成を実施します。
[ 部署管理 ] ＞[ 部署管理] をクリックします。
作成方法については以下のFAQをご確認ください。
2. 権限の設定
[ 部署権限設定（部署管理 ＞ 部署権限設定）] で事前に制御設定を登録します。
こちらで各部署のアクセス制御パターンの組み合わせを作成します。
[ 部署管理 ] ＞[ 部署権限設定）] をクリックし[ 部署権限管理一覧 ] を開きます。
[ アクセスパターン設定 ] ボタンをクリックします。
[ アクセスパターン設定 ] 画面で [ 新規登録 ] をクリックし以下の項目を設定します。
・パターン名：5文字以内で入力します。
・説明：パターンの説明文を入力します。
・名刺：名刺に対するアクションを設定します。
・リード：リードに対するアクションを設定します。
・報告：報告に対するアクションを設定します。
・商談：商談に対するアクションを設定します。
[ 登録 ] または続けて登録する場合 [ 登録＆新規 ] をクリックします。
アクセスパターンの設定
[ 部署権限管理 ] - [ 編集 ] をクリックします。
アクセスパターンの設定①（行、列単位で一括で設定）
選択した行、または列の設定を一括で行えます。
変更箇所は赤字で表示されます。
アクセスパターンの設定②（特定の部分のみ設定）
特定の部分のみ設定変更も可能です。
すべて閲覧、編集不可の設定の際は空欄となります。
アクセスパターンの設定③（子階層を親階層にあわせて一括で設定）
子階層の部署は親階層の設定に合わせる設定が可能です。
子階層が複数ある場合はすべて同じ設定が反映されます。
設定内容に問題がなければ登録します。
CSVファイルでの設定変更
CSVファイルで一括での設定変更が可能です。
エクスポートしたファイルは別の画面からダウンロードします。
ダウンロードしたzipファイルを展開し、ファイルを開きます。
部署権限管理画面にて上書きしたファイルをインポートします。
エクスポートしたファイルは別の画面からダウンロードします。
3. アクセス権限設定の変更
アクセス権限設定の変更①
基本設定画面からアクセス権限設定を変更します。
「権限グループモード」から「部署権限モード」に変更します。
アクセス権限設定の変更②※リードにもアクセス権限を設定したい場合
基本設定画面からリードのアクセス権限設定を行います。
設定が反映されていることを確認します。
※＜リード更新設定を「自動（制限モード）」に設定された場合＞
ユーザーA（役員）とユーザーB（他部署の方）が同一人物の名刺をお持ちの場合、
名刺所有者の欄にユーザーA（役員）とユーザーB（他部署の方）が表示されるため、
お互いに名刺を所有していることがわかってしまいます。
詳細はこちらをご確認ください。
以上で部署権限モードの設定が完了となります。
切り替え時のご注意点
「権限グループ管理」と「部署権限管理」の併用は行えません。
「権限グループ管理」と「部署権限管理」で設定可能な公開範囲が異なります。
| 機能 | 設定可能な選択肢 | 権限グループ管理 |
部署権限管理 |
| 名刺管理 | 全体に公開 | 〇 | 〇（※） |
| 自分が所属するグループのみ公開 |
〇 |
× | |
| 非公開（自分のみ） | 〇 | 〇 | |
| 報告管理 | 全体に公開 | 〇 | 〇（※） |
| 営業担当者が所属している権限グループに公開 | 〇 | × | |
| 営業担当者＋権限グループを指定して公開 | 〇 | × | |
| 営業担当者のみ | 〇 | 〇 |
※「部署権限管理」モード時の「全体に公開」はアクセスパターン設定により、
「閲覧・更新可能」、「閲覧のみ可」、「閲覧不可」のいずれかが設定されます。
「権限グループ管理」から「部署権限管理」に切り替えた場合、現在登録されているデータの公開範囲は以下に変更されます。
また、設定変更可能な選択肢も異なります。
| 機能 |
権限グループ管理で 指定した公開範囲 |
部署権限管理に 切り替えた際の公開範囲 |
部署権限管理での 設定変更可能選択肢 |
| 名刺管理 | 全体に公開 | 全体に公開 | ・全体に公開
・非公開（自分のみ） |
| 自分が所属するグループのみ公開 | 全体に公開 | ||
| 非公開（自分のみ） | 非公開（自分のみ） | ||
| 報告管理 | 全体に公開 | 全体に公開 |
・全体に公開 ・営業担当者のみ |
| 営業担当者が所属している権限グループに公開 | 全体に公開 | ||
| 営業担当者+権限グループを指定して公開 | 全体に公開 | ||
| 営業担当者のみ | 営業担当者のみ |
「部署権限管理」 から「権限グループ管理」に切り替えた場合、現在登録されているデータの公開範囲は以下に変更されます。
また、設定変更可能な選択肢も異なります。
| 機能 |
部署権限管理で 指定した公開範囲 |
権限グループ管理に 切り替えた際の公開範囲 |
権限グループ管理での 設定変更可能選択肢 |
| 名刺管理 | 全体に公開 | 自分が所属するグループのみ公開 |
・全体に公開 ・自分が所属するグループのみ公開 ・非公開（自分のみ） |
| 非公開（自分のみ） | 非公開（自分のみ） | ||
| 報告管理 | 全体に公開 | 営業担当者が所属している権限グループに公開 |
・全体に公開 ・営業担当者が所属している権限グループに公開 ・営業担当者+権限グループを指定して公開 ・営業担当者のみ
|
| 営業担当者のみ | 営業担当者のみ |