本記事ではアクセス権限についてご案内します。
はじめに
システム権限とアクセス権限の違い
システム権限とアクセス権限の違いは以下の通りです。
■システム権限
操作可能機能を制限します。
ホットプロファイルでは [ システム権限 ] が [ 管理者 ] か [ 一般 ] で操作できる範囲が異なります。
[ システム権限 ] はユーザー作成時に権限の設定を行います。※詳細はこちら
| ポイント | |
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システム管理者はメンテナンスなどの管理機能が利用できる権限です。 |
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■アクセス権限
ホットプロファイルでは必要に応じて登録されているデータの公開範囲を制限できます。
本記事ではこちらの「アクセス権限」についてご案内します。
現在設定されているアクセス権限設定の確認方法は以下をご確認下さい。
アクセス権限モード（権限グループモードもしくは部署権限モード）の確認方法
アクセス権限の種類
権限の設定方法は以下の2種類から選択可能です。
※権限グループモードと部署権限モードを併用することはできません
運用にあわせて設定するアクセス権限設定をご検討下さい
初期値：権限グループモード
権限グループモード（権限グループ管理）
部署毎、ないし同部署内でも役職による情報アクセス権限が設定可能です。
例）各ユーザーごとに名刺を交換する際、以下3パターンより公開範囲を選択できます
※ユーザー設定により、全ての選択肢が表示されないことがございます
- 全体に公開
- 名刺所有者となるユーザーが所属するグループにのみ公開
- 名刺所有者となるユーザーだけに公開するか（所有者だけが見られる状態）
権限グループモードでの運用をご希望の方はこちら（権限グループ管理）をご覧ください。
部署権限モード（部署権限管理）
部署毎に情報アクセス権限が設定可能です。
※名刺管理、リード管理では項目ごとにアクセス制限を設けることができます
例）
①役員が所有している名刺は技術から閲覧させたくない
①役員が所有している名刺は営業から閲覧させたくない
②役員は営業、技術が所有している名刺を閲覧、編集してよい
③営業は技術が所有している名刺を閲覧してよい
④技術は営業が所有している名刺を閲覧してよいが、編集はさせたくない
部署権限モードでは、項目ごとにアクセス制限を設定することができます。
対象：名刺管理、リード管理
例）技術部門は営業部門の所有している名刺情報の内、
「会社名」、「姓」、「名」の情報は閲覧できるが、「メールアドレス」は閲覧不可
部署権限モードでの運用をご希望の方はこちら（部署権限管理）をご覧ください。
権限グループモードと部署権限モードの違い
| 対象機能 | 権限グループモード | 部署権限モード |
| 名刺 | 登録時の公開範囲（ステータス）によって範囲変更可 ・全体に公開 ・自分が所属するグループのみ公開 ・非公開（自分のみに公開） |
アクセスする部署、 ※テンプレートは以下３種のアクセス制御パターンを組み合わせて作成する ○： 閲覧・更新可能 |
| リード | 営業担当者または名刺所有者が所属するグループのみ閲覧可 | |
| 報告 | 登録時の公開範囲（ステータス）によって範囲変更可 ・全体に公開 ・営業担当者が所属している権限グループに公開 ・営業担当者＋権限グループを指定して公開 ・営業担当者のみ |
|
| 商談 | 営業担当者が所属するグループのみ |
「権限グループモード」と「部署権限モード」の切り替えについて
アクセス権限設定を「権限グループ管理」から「部署権限管理」に切り替えた場合
「権限グループモード」から「部署権限モード」に切り替えた場合、現在登録されているデータの公開範囲は
以下に変更されます。また、設定変更可能な選択肢も異なります。
| 機能 |
権限グループ管理で 指定した公開範囲 |
部署権限管理に 切り替えた際の公開範囲 |
部署権限管理での 設定変更可能選択肢 |
| 名刺管理 | 全体に公開 | 全体に公開 | ・全体に公開
・非公開（自分のみ） |
| 自分が所属するグループのみ公開 | 全体に公開 | ||
| 非公開（自分のみ） | 非公開（自分のみ） | ||
| 報告管理 | 全体に公開 | 全体に公開 |
・全体に公開 ・営業担当者のみ |
| 営業担当者が所属している権限グループに公開 | 全体に公開 | ||
| 営業担当者+権限グループを指定して公開 | 全体に公開 | ||
| 営業担当者のみ |
営業担当者のみ |
アクセス権限設定を「部署権限管理」から「権限グループ管理」に切り替えた場合
「部署権限モード」 から「権限グループモード」に切り替えた場合、現在登録されているデータの公開範囲は
以下に変更されます。また、設定変更可能な選択肢も異なります。
| 機能 |
部署権限管理で 指定した公開範囲 |
権限グループ管理に 切り替えた際の公開範囲 |
権限グループ管理での 設定変更可能選択肢 |
| 名刺管理 | 全体に公開 | 自分が所属するグループのみ公開 |
・全体に公開 ・自分が所属するグループのみ公開 ・非公開（自分のみ） |
| 非公開（自分のみ） | 非公開（自分のみ） | ||
| 報告管理 | 全体に公開 | 営業担当者が所属している権限グループに公開 |
・全体に公開 ・営業担当者が所属している権限グループに公開 ・営業担当者+権限グループを指定して公開 ・営業担当者のみ |
| 営業担当者のみ | 営業担当者のみ |
Q＆A
＜質問＞
現在、「権限グループ」で運用しており、グループ内でのみ商談を閲覧できるようにしています。
もし、「部署権限」に変更した場合、全体に公開され、編集なども行えるようになりますか？
＜回答＞
「部署権限」に変更した場合、「権限グループ」とは違う権限設定を反映するので、[ 部署権限管理 ] で閲覧制限をかけていない限りは、全てのユーザーが閲覧可能な状態となってしまいます。
そのため、「部署権限」を有効化する前に、どのユーザー（部署）がどの情報を閲覧/編集できるようにするかを [ 部署権限管理 ] にてアクセスパターンを設定してください。
「商談：閲覧・更新可能」となっている部署に所属するユーザーは該当商談の閲覧、編集が可能です。
まずは、該当する部署を作成し、[ 部署権限管理 ] にて設定してください。