【アクセス権限】部署権限管理

本ページでは「部署権限管理」の基本的な利用方法についてご案内いたします。

• 部署権限モードとは
• 設定の流れ
• 各設定の詳細
  1．部署の設定
  2．権限の設定
  3．アクセス権限設定の変更
• 切り替え時のご注意点
  1．設定可能な選択肢
  2．アクセス権限を切り替えた場合の動き
  3．その他注意事項
• 関連

部署権限モードとは

全社的な展開やグループ会社間での運用が容易になります。

・アクセスする部署、アクセスされる部署の定義をテンプレートで
指定するだけでアクセス権を設定できます。

・テンプレートは、名刺、リード、報告、商談を対象に３種の
アクセス制御パターンを組み合わせ作成できます。
（○： 閲覧・更新可能、△： 閲覧のみ可、×： 閲覧不可）

例）

①役員が所有している名刺は技術から閲覧させたくない
①役員が所有している名刺は営業から閲覧させたくない
②役員は営業、技術が所有している名刺を閲覧、編集してよい
③営業は技術が所有している名刺を閲覧してよい
④技術は営業が所有している名刺を閲覧してよいが、編集はさせたくない

部署権限モードでは、項目ごとにアクセス制限を設定することができます。
対象：名刺管理、リード管理

例）技術部門は営業部門の所有している名刺情報の内、
「会社名」、「姓」、「名」の情報は閲覧できるが、「メールアドレス」は閲覧不可

 具体的用途やシーン

シーン１

営業部署からは開発部署の情報を閲覧可能だが、
開発部署からは営業部署の情報を閲覧不可にしたい。

シーン２

グループ会社の部署間で情報公開を設定したい。

・ホームセンターXのA部署とスーパーマーケットXのA部署だけで名刺情報を共有したい。（他部署には非公開）
・ホームセンターXのA、B、C部署では共有できるがD部署からは閲覧できないように設定したい。
・ホームセンターXのA部署、スーパーマーケットXのB、C部署では名刺情報を共有できるが、
その他の部署から閲覧できないよう設定したい。

 

設定の流れ

こちらは管理者権限にて設定が必要となります。
設定ができない場合はご自身の権限をご確認ください。
[ 管理者 ] と [ 一般 ] ユーザーでの操作可能範囲の差異

■設定概要
※各項目の詳細な設定については下に記載しております。

1. 部署の設定
   [ 部署管理 ] 画面で管理対象とする部署作成を実施します。
2. 権限の設定
   [ 部署権限設定（アクセス権限設定 ＞ 部署権限管理）] で事前に制御設定を登録します。
   こちらで各部署のアクセス制御パターンの組み合わせを作成します。
   ※この時点では権限に従った動作はしません。
   CSVを利用して一括で設定変更も行うことができます。
   CSVファイルでの設定変更
3. アクセス権限設定の変更
   [ システム設定 ] 内のアクセス権限設定で [ 部署権限モード ] に切り替えます。

各設定の詳細

1.部署の設定
 

こちらの設定で[ 部署管理 ] 画面で管理対象とする部署作成を実施します。

[ 歯車アイコン ] ＞ [ 部署・ユーザーに関する設定 ] ＞[ 部署の管理] をクリックします。
（画像クリックで拡大）
 
作成方法については以下のFAQをご確認ください。

【部署の作成方法】

2. 権限の設定
 

事前に制御設定を登録します。
以下の操作で各部署のアクセス制御パターンの組み合わせを作成します。

1.[ 歯車アイコン ] ＞ [ 部署・ユーザーに関する設定 ] ＞[ アクセス権の設定 ] をクリックします。
（画像クリックで拡大）

2.[ 部署権限管理 ]をクリックし、部署権限管理画面を開きます。

3.[ アクセスパターン設定 ] ボタンをクリックします。

4.[ アクセスパターン設定 ] 画面で [ 新規登録 ] をクリックし以下の項目を設定します。
・パターン名：5文字以内で入力します。
・説明：パターンの説明文を入力します。
・名刺：名刺に対するアクションを設定します。
・リード：リードに対するアクションを設定します。
・報告：報告に対するアクションを設定します。
・商談：商談に対するアクションを設定します。

[ 登録 ] または続けて登録する場合 [ 登録＆新規 ] をクリックします。

アクセスパターンの設定

[ 部署権限管理 ] - [ 編集 ] をクリックします。

■アクセスパターンの設定①（行、列単位で一括で設定）
1.選択した行、または列の設定を一括で行えます。
　　設定したい部署の[ →アイコン ]をクリックします。

2.設定変更したいパターンを選択し、[ 選択 ]をクリックします。

変更箇所は赤字で表示されます。

■アクセスパターンの設定②（特定の部分のみ設定）
1.特定の部分のみ設定変更も可能です。
変更したい箇所をクリックします。

2.設定変更したいパターンを選択し、[ 選択 ]をクリックします。

※すべて閲覧、編集不可の設定の際は空欄となります。

■アクセスパターンの設定③（子階層を親階層にあわせて一括で設定）
1.子階層の部署は親階層の設定に合わせる設定が可能です。
　親階層の[ ↘アイコン ]をクリックします。

2.アイコンをクリックするとメッセージが出るので、[ OK ]をクリックします。

3.子階層が複数ある場合はすべて同じ設定が反映されます。

4.設定内容に問題がなければ、[ 登録 ]＞[ OK ]をクリックして、登録します。

※ご注意点※
・ユーザーが複数の部署に所属する場合には、「閲覧・更新可能」の設定を優先します。
・システム権限が「管理者」の場合であっても、部署権限管理で設定している内容にて閲覧・更新権限が制限されます。

CSVファイルでの設定変更

1.CSVファイルで一括での設定変更が可能です。
　まずは部署権限管理一覧画面にて、[ エクスポート ]をクリックします。

2.[ 歯車アイコン ] - [ データ入出力に関する設定 ] - [ データ処理状況 ] からエクスポート状況を確認し、
　[ ステータス ] が「完了」となったら「ファイルダウンロード」のリンクをクリックしてダウンロードします。
　※件数やサーバーの処理状況によって処理完了までに時間がかかることがございます

（画像クリックで拡大）

3.ダウンロードしたzipファイルを展開し、ファイルを開きます。
　設定内容がエクスポートされますので、変更したい箇所のアクセスパターンを変更し、
　上書き保存します。

4.ホットプロファイルの部署権限管理一覧画面に戻り、[ インポート ]をクリックして、設定したファイルを選択します。
　

5.[ 歯車アイコン ] - [ データ入出力に関する設定 ] - [ データ処理状況 ] からインポート状況を確認し、
　[ ステータス ] が「完了」となっていることを確認します。
　※件数やサーバーの処理状況によって処理完了までに時間がかかることがございます

（画像クリックで拡大）

3. アクセス権限設定の変更
 

アクセス権限設定の変更①
1.システム設定画面からアクセス権限設定を変更します。
　[ 歯車アイコン ] ＞ [ 部署・ユーザーに関する設定 ] ＞[ アクセス権の設定 ] をクリックします。
（画像クリックで拡大）

2.アクセス権限設定を[ 部署権限モード ]に変更して、[ 登録 ]をクリックします。

アクセス権限設定の変更②※リードにもアクセス権限を設定したい場合
1.システム設定画面からリードのアクセス権限設定を行います。
　[ 歯車アイコン ] ＞ [ 名刺に関する設定 ] ＞[ 名刺のシステム設定 ] をクリックします。
（画像クリックで拡大）

2.画面を上にスクロールして、[ リードのアクセス権限設定 ]の[ 編集 ]をクリックします。

3.[ 有効 ]に設定し、[ 登録 ]をクリックします。

※リード更新設定を「自動（制限モード）」に設定された場合

ユーザーA（役員）とユーザーB（他部署の方）が同一人物の名刺をお持ちの場合、
名刺所有者の欄にユーザーA（役員）とユーザーB（他部署の方）が表示されるため、
お互いに名刺を所有していることがわかってしまいます。
詳細はこちらをご確認ください。

※Webフォーム、またはインポートをご利用のお客様

対象となるリードの「営業担当者」または「名刺所有者」が空欄の場合は、
閲覧制限がかからないため誰からでも閲覧可能となります。
顧客リストをリードとしてインポートする際や、Webフォームの取り込みでリードを作成する場合は、
「営業担当者」または「名刺所有者」が空欄になることがありますのでご注意ください。

以上で部署権限モードの設定が完了となります。

 

切り替え時のご注意点

１．設定可能な選択肢

「権限グループ管理」と「部署権限管理」の併用は行えません。
「権限グループ管理」と「部署権限管理」で設定可能な公開範囲が異なります。

※「部署権限管理」モード時の「全体に公開」はアクセスパターン設定により、
　「閲覧・更新可能」、「閲覧のみ可」、「閲覧不可」のいずれかが設定されます。

２．アクセス権限を切り替えた場合の動き

「権限グループ管理」から「部署権限管理」に切り替えた場合、現在登録されているデータの公開範囲は以下に変更されます。
また、設定変更可能な選択肢も異なります。

「部署権限管理」 から「権限グループ管理」に切り替えた場合、現在登録されているデータの公開範囲は以下に変更されます。
また、設定変更可能な選択肢も異なります。

３．その他注意事項

【[ 名刺所有者 ] を非公開設定にしている場合】
該当人物の名刺を持っていないユーザーをリードの [ 名刺所有者 ] 項目に設定した場合は非公開ユーザーになりません。リードの [ 名刺所有者 ] 項目でも非公開ユーザーにしたい場合は、該当人物の名刺をコピーし、自分を名刺の [ 名刺所有者 ] に設定してから登録を行ってください。

（例）
ーーリードの詳細情報ーー
リード氏名：山田太郎
リードの名刺所有者：ユーザーA、ユーザーB
※ユーザーAが「山田太郎」のリードを確認した際、ユーザーBの氏名を非公開ユーザーにしたいが
現時点では表示されている。
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ユーザーBは「山田太郎」の名刺を持っていなかったため、リード詳細で非公開ユーザーになっていなかった。
他ユーザーが持っている「山田太郎」の名刺をコピーし、名刺の [ 名刺所有者 ] にユーザーBを
設定してから名刺を登録する。

ーーリードの詳細情報ーー
リード氏名：山田太郎
リードの名刺所有者：ユーザーA、非公開ユーザー
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