商品拠点機能についてご案内します。
概要
拠点名のほかに住所、電話番号など、拠点に関する情報の登録が可能です。
また、拠点情報（拠点の人物情報/キーマン情報）を付与することもできます。
■ポイント
- 名刺管理として正しく会社と拠点を管理したい場合
例：〇〇会社が経営しているが営業所の表示のみの名刺
（営業所の名称で名刺が作成されているパターン）
-
拠点のキーマンへの接点情報の可視化（大企業などで拠点ごとにキーマンがいるパターン）
-
案件管理として
・拠点ごとの売り上げ分析
・アタックができていない拠点の洗い出し
■補足
拠点情報は名刺登録時にオペレーターが入力しているものではございません。
ホットプロファイルの企業辞書に登録されている拠点情報が反映されます。
ホットプロファイルの企業辞書に拠点情報が登録されていない場合は「空白」で登録されますので、
手動で拠点情報の登録をお願いいたします。手動登録方法はこちらをご確認ください。
※拠点情報は「会社名」「住所」「電話番号」「郵便番号」等をキーに紐づけを行っております。
このため、手動で登録する際は拠点情報に「会社名」「住所」「電話番号」「郵便番号」を
登録いただくことをおすすめします。
次回以降名刺が登録された際に「会社名」「住所」「電話番号」「郵便番号」等が一致すると
拠点情報が自動で紐づきます。
拠点管理利用までの各設定方法
拠点管理機能を正しく利用するためには以下設定が必要です。
事前準備：権限設定
拠点管理を操作するためには、ユーザーに権限付与が必要です。
該当ユーザーの [ ユーザー管理詳細 ] 画面より [ 拠点管理 ] の [ 拠点編集 ] [ 拠点削除 ] を有効で設定してください。
※管理者ユーザーのみ操作可能
※ユーザーの編集方法についてはこちら
拠点管理に新規拠点を登録したいとき
商品データは以下3つの方法で登録可能です。
名刺登録で自動で作成
新規名刺登録時に拠点の住所がスキャン及び手入力で登録されていると
自動で拠点も作成されます。
画面上から手動で登録
画面上からも登録が可能です。
- [ 名刺管理 ] - [ 拠点管理 ] をクリックします
- [ 拠点管理一覧 ] 画面の左上にある [ 新規登録 ] ボタンをクリックします
- [ 拠点管理新規作成 ] 画面より該当の会社の拠点情報を入力します
- [ 登録 ] をクリックします
- 登録した拠点はステップ2の[ 拠点管理一覧 ] 画面にて確認できます。
既存の会社に拠点を登録したいとき
▼既存の会社へ登録された拠点情報を
1つ1つ手動で変更したい場合は下記手順をご参照ください。
①[ 名刺管理 ] - [ リード管理 ] をクリックします
②[ リード管理検索 ] 画面より該当のリードを検索します
③[ リード編集画面より] 拠点の変更ができます。
▼既存の会社へ登録された拠点情報を一括で登録したい場合
ホットプロファイルに存在する既存の会社へ拠点情報を登録したいときには
更新インポートにて拠点の更新を行えます。
＜事前準備＞
更新用インポートの際はあらかじめ更新対象のデータをエクスポートし
エクスポートしたデータを元にインポートファイルを作成いただくことをおすすめします。
≪エクスポート操作手順≫
- [ 名刺管理 ] - [ 会社管理 ]のデータをクリックします
- エクスポートしたいデータをタグなどで検索します
- 検索後、[ エクスポート ] - [ 全ての検索結果を対象にする ] をクリックします
- 「エクスポート処理を受け付けました」と表示されればエクスポート処理が開始されます
- [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ データ処理状況 ] からエクスポート状況を確認できます
※件数やサーバーの処理状況によって処理完了までに時間がかかることがございます - [ ステータス ] が「完了」となったら「ファイルダウンロード」のリンクをクリックします
- データのダウンロードが始まるので、適宜保存場所を変更してデータを保存してください
- エクスポートデータを開き、必須項目と更新対象以外を列ごと削除します
※リードIDをキーに更新用インポートの場合、必須項目は「ID」
※データのエクスポート手順はこちらをご覧ください。
※エクスポートボタンが表示されない場合は、こちらをご覧下さい。
※「全ての検索結果を対象にする」を選択した場合出力件数の上限は5万件となります。
ご注意ください！
更新用インポート時には意図せぬ更新を防ぐために「必須項目」と「更新対象の項目」以外を列ごと削除いただくことをおすすめしています。
※誤って「名刺交換日」を空白で更新してしまうなど……
更新用インポート実施時にはご注意ください。
（万が一の場合にデータを元に戻せるよう、エクスポートデータをバックアップとして残しておくと安心です）
操作手順
1. [ 歯車アイコン ] - [ データ入出力 ] - [ 更新用インポート ] をクリックします
2. [ インポート対象を選択して下さい ] リストから [ 拠点更新 ] を選択します
3. 作成したインポートファイルを選択します
4. [ 更新 ] ボタンをクリックでインポート処理が開始します
インポートについては詳しくは以下FAQをご参照頂きますようお願いいたします。
拠点キーマン情報の登録
各拠点ごとのキーマン(重要人物)を登録することで
最終的に誰にアプローチすればよいのか、どんな関係性なのかを
一目で確認することができます。
登録方法
- [ 名刺管理 ] - [ 拠点管理 ] をクリックします
- [ 拠点管理 ] 一覧画面より該当の [ 拠点名 ] をクリックします
- [ 拠点管理詳細 ] 画面の [ キーマン情報 ] をクリックします
- ポップアップ表示の [ リード検索 ] 画面より追加したいリ-ドを検索し チェックをつけ [ チェックしたリードを追加 ] ボタンを押して追加します
よくあるご質問
Q：基本的な会社情報の他に自由に項目を作成できますか？
A：カスタム項目にて項目を増やすことが可能です。
詳しくは以下FAQをご参照頂きますようお願いいたします。
カスタム項目の作成方法
Q：キーマン情報にあるリードをエクスポートやインポートすることはできますか？
A：恐れ入りますが現状キーマンのリードをエクスポートやインポートすることは出来かねます。
Q：拠点管理にて作成できる拠点数の上限はありますでしょうか？
A：作成できる拠点数に上限はございません。
Q：新たに登録した名刺の会社情報が古く、同じ拠点が複数登録されてしまった場合、
マージする方法についてご教示ください。
A：データ化した際の住所が旧住所となっており拠点が分かれてしまった場合は
大変恐れ入りますが拠点情報を一つなるよう手動にて修正・削除を頂きますようお願いいたします。
手順につきましては以下にご案内致します。
１．重複している該当企業のホームページを確認し、存在する正しい拠点を確認します。
２．不要な拠点に紐づいている名刺・リード・商談・報告の拠点を存在する正しい拠点に
付け替えます。
※各データの一覧画面から詳細検索で絞り込み確認をお願いします。
３．存在する正しい拠点に付け替え後、不要な拠点を削除します。
お手数お掛けし申し訳ございませんが
上記方法にて重複した拠点を修正頂きいますようお願いいたします。