本記事では、部署異動や組織変更でユーザー様が異動された際に実施していただくことを
ご紹介いたします。
はじめに
ホットプロファイルに登録されているデータは、名刺所有者、営業担当者に設定されているデータに紐づいて、閲覧制限が設定されています。
例えば、営業部に所属しているAさんが開発部へ異動する場合、Aさんが所有している名刺や、
登録した報告に関しては、「Aさんが所有した状態で異動する」ことになります。
この場合、部署や権限グループごとに閲覧制限を設定していると、異動先の部署に設定された権限が適用されます。
▼イメージ図
営業部に所属しているAさん
Aさんが開発部に異動。また、開発部が所有している名刺は、営業部から閲覧できないように制限をかけている場合
Aさんは開発部に所属したため、上記のような閲覧権限の設定をしていると
Aさんが営業部時代に取得した名刺は、営業部の人たちから見れなくなってしまいます。
名刺や報告に閲覧制限を設定されている場合は、データの引継ぎ作業の実施をお願いいたします。
異動時の対応（部署権限モード、権限グループモード共通）
異動されるユーザーアカウントについて、所属している部署情報を変更してください。
操作方法は以下をご参照ください。
- 異動するユーザーのエクスポート
[ システム設定 ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] にて
[ エクスポート(このページでチェックしたものを対象にする) ] を選択します。
- 部署の変更
1.で出力したCSVの項目「部署」を異動先の部署に指定します。
※更新用インポート時には意図せぬ更新を防ぐために「必須項目」と「更新対象の項目」以外を列ごと削除いただくことをおすすめしています。
※ユーザー更新時の必須項目は「ID or ユーザーID」です。
- 更新インポート基本
以下のヘルプ記事を参考に、更新インポートを実施します。
＜インポート＞基本概要 – 株式会社ハンモック (hammock.jp)
部署権限モードで閲覧制限を設定している場合
部署権限モードの詳細はこちら
運用例１：「営業部引継ぎ用」といった引継ぎ用のユーザーアカウントを作成する。
ユーザーAさんの名刺、リード、報告、商談の情報を、上記引継ぎ用アカウントに紐づけることで、
Aさんが営業部時代に取得した名刺や、作成した報告を「営業部に残して異動する」ような運用ができます。
▼イメージ図
※ユーザーライセンスが追加で必要になる可能性があります。
▼各メニューの変更する項目
①名刺：「名刺所有者」を引継ぎ用アカウントに変更します
②リード：「名刺所有者」から該当ユーザー名を削除し、「営業担当者」を引継ぎ用アカウントに変更します
※後任者が決まっている場合は、後任ユーザーに変更します
③報告、商談：「営業担当者」を引継ぎ用アカウントに変更します
更新インポートでの変更方法はこちらをご参照ください。
運用例２：新しくユーザーアカウント「ユーザーA’」を作成する
異動後は新しいアカウントを使用していただくという運用です。
ユーザーAさんのアカウントを「無効」にし、新しくユーザーA用のアカウント「ユーザーA’」を作成し
開発部に異動してからは、「ユーザーA’」のアカウントで登録を行っていただきます。
この場合、Aさんの名刺や報告等を別のアカウントに紐づけ直す手間を省くことができます。
※異動の度に新たなユーザーアカウントの作成が必要となります。
なお、ユーザーアカウントを無効にした場合、作成できるライセンス数には空きがでますため、
新たにユーザーライセンスが必要になることはございません。
権限グループモードで閲覧制限を設定している場合
まずは該当ユーザーの部署を変更の上、所属している権限グループの変更を行ってください。
所属する権限グループの変更方法はこちら
運用例１：「営業部引継ぎ用」といった引継ぎ用のユーザーアカウントを作成する。
ユーザーAさんの名刺、報告、商談の情報を、上記引継ぎ用アカウントに紐づけることで、
Aさんが営業部時代に取得した名刺や、作成した報告を「営業部に残して異動する」ような運用ができます。
▼イメージ図
※ユーザーライセンスが追加で必要になる可能性があります。
※権限グループモードではリードの閲覧制限をかけることができかねますため、以下リードの更新設定にて制御をお願いいたします。
▼各メニューの変更する項目
①名刺：「名刺所有者」を引継ぎ用アカウントに変更します
②リード：「名刺所有者」から該当ユーザー名を削除し、「営業担当者」を引継ぎ用アカウントに変更します
※後任者が決まっている場合は、後任ユーザーに変更します
③報告、商談：「営業担当者」を引継ぎ用アカウントに変更します
更新インポートでの変更方法はこちらをご参照ください。
運用例２：新しくユーザーアカウント「ユーザーA’」を作成する
異動後は新しいアカウントを使用していただくという運用です。
ユーザーAさんのアカウントを「無効」にし、新しくユーザーA用のアカウント「ユーザーA’」を作成し
開発部に異動してからは、「ユーザーA’」のアカウントで登録を行っていただきます。
この場合、Aさんの名刺や報告等を別のアカウントに紐づけ直す手間を省くことができます。
※異動の度に新たなユーザーアカウントの作成が必要となります。
なお、ユーザーアカウントを無効にした場合、作成できるライセンス数には空きがでますため、
新たにユーザーライセンスが必要になることはございません。
閲覧制限を設定していない場合
データの引継ぎ作業は任意実施で問題ございません。
必要に応じて前任担当者様が所有している情報を
後任担当者様のユーザーIDに引継ぎをお願いいたします。
①名刺
前任担当者様が「名刺所有者」になっている名刺をエクスポートし、
「名刺所有者」のIDを後任担当者様のIDに変えて、「新規インポート」を行います。
※前任の方とつながりがあった記録を残すため、データの更新ではなく
新規登録インポートをお勧めしております。
②リード
前任担当者様が「営業担当者」になっているリードをエクスポートし、
「営業担当者」のIDを後任担当者様のIDに変えて、「更新インポート」を行います。
※リード単位で担当者を決めていない場合、この作業は任意です
③会社
前任担当者様が「営業担当者」になっている会社をエクスポートし、
「営業担当者」のIDを後任担当者様のIDに変えて、「更新インポート」を行います。
※会社単位で担当者を決めていない場合、この作業は任意です
④報告・商談
データの引継ぎは不要です。