既にお持ちのハウスリストなどの外部データを、ホットプロファイルにデータ移行する際の注意点を記載します。
ハウスリストを移行する際には本記事をご一読ください。
※インポート用のテンプレートはこちら ：CSVテンプレート
※インポート時には必須項目をご確認ください：データをインポートする時の必須項目を教えてください。
|
|
注意点1：会社名の入力
会社名の法人格は正しくご入力下さい。
正しい法人格で入力しない場合、別会社として認識されてしまい企業属性が正しく付与されません。
別会社と認識されてしまった場合、同一であるはずの会社やリードが複数生成されてしまいます。
▼正しい法人格での入力
・略称ではない法人格にてご入力ください。
※ 略称の例：（株）、㈱、（有）など
⇒上記略称の場合、株式会社、有限会社のように変換します。
・法人格が正しい位置に入力されているかご確認下さい。
※ 正しい会社名が不明の場合にはホームページ等から会社の名称をチェック下さい。
注意点2：会社名略称の登録
会社名略称では法人格を削除して下さい。
▼法人格の削除
会社名の列をコピーし、会社名略称の列とします。
登録された会社名より法人格を削除して下さい。
＜ 法人格の例 ＞
| 株式会社 | 有限会社 | 合資会社 | 合名会社 | 医療法人 | 協同組合 | 農業協同組合 |
| 漁業協同組合 | 企業組合 | 組合連合会 | 財団法人 | 社団法人 | 社会福祉法人 | 宗教法人 |
| 学校法人 | 合同会社 | 公益財団法人 | 公益社団法人 | 一般財団法人 | 一般社団法人 | 独立行政法人 |
| 相互会社 | 協同組合連合会 | 協業組合 | 消費生活協同組合 | 医療生活協同組合 |
＜ ポイント ＞
会社名略称は名刺管理やリード管理等の一覧画面に「 会社名 」として表示されます。
名刺をデータ化いただいた際も会社名略称は法人格が削除された状態で登録されますので、
表示される情報を揃えるためにも法人格を削除されることをおすすめしております。
※「会社名略称」が空白または列省略されている時は「会社名」に入力された文字列を
元に自動生成します（自動生成される会社名略称についてはこちら）
注意点3：空白データの対応
インポートの際、「 会社名 」、「 姓 」の値は必須項目となっておりますため、データが空白の場合には該当レコードはエラーとなります。空白がある場合は、以下のように変換してください。
▼空白データの変換
・会社名 ： 会社名なし
・姓 ： ご担当者
＜ ポイント ＞
ホットプロファイルのメール送信機能では差し込みタグとして「 姓 」を挿入することができます。
差し込みタグを利用してメール送信される際、お名前に失礼がないように「 ご担当者 」として
送信されるようにしております。
注意点4：部署名の空白（スペース）削除の対応
部署名にスペースがある場合にはスペースを全て削除してください。
ホットプロファイルでは部署名から自動的に階層を作成します。
スペースが入っていた場合、階層作成された部署の頭にスペースが登録されてしまいます。
例 ）
部署名：GLUE事業部 営業部 フィールドサポート課 の場合、
部名の間に在るスペースを全て削除し、以下のような部署名に変更してください。
部署名： GLUE事業部営業部フィールドサポート課
注意点5：部署名の括弧文字削除の対応
部署名に括弧文字がある場合には全て削除してください。
ホットプロファイルでは部署名から自動的に階層を作成します。
括弧文字が入っていた場合、階層の区切り位置がずれて登録されてしまいます。
▼削除対象の括弧文字
()、（）、[]、［］、〔〕、【】、『』、「」、〈〉
（例）
部署名：GLUE事業部営業部（フィールドサポート課）の場合、
部名の間に在る括弧文字を全て削除し以下のような部署名に変更してください。
部署名： GLUE事業部営業部フィールドサポート課
注意点6：読み取る事が出来ない文字の変換
文字化けしている文字、文字コードなどにより読み取れない文字を以下に変換下さい。
変換文字： ●
文字化けしたリードにホットプロファイルからメールを送信しますと、文字化けした状態で
メール送信されてしまいます。
" ● "としていた場合、メール送信時には入力不可文字として認識し、
システムにてメール送信の対象から自動で除外されます。
例 ）
姓名が『 山● 太郎 』と登録されたリードに対してメールを送信した場合以下のエラーにより
メールは送られることはありません。
例 )
注意点7：住所におけるビル名の入力
番地とビル名の間は全角のスペースで区切ります。
例 ）新宿区大久保1-3-21新宿TXビル 3F
※ ビル名がある場合には、必ず全角スペースで区切ります。
＜ ポイント ＞
住所情報よりGoogleマップと連携し地図上にプロットします。
ビル名を全角スペースで区切らないと正しく地図上にプロットされません。
注意点8：住所における番地の入力
※ 半角数字と記号に変換します。
＜ ポイント ＞
入力仕様では数字・記号は半角、カタカナは全角となっております。
入力仕様と一致していない場合、本来同一の会社であるにもかかわらず別の会社と判断され、
別の会社として登録されてしまうことがあります。
また、会社情報のデータベースとのマッチングが行えないことがあります。
注意点9：タグ情報が複数ある場合の入力形式
タグ情報が複数ある場合には、中括弧およびカンマで区切ります。
例 ）「 4月展示会 」、「 セミナー参加 」、「 2017年賀状送付 」の3つのタグがあった場合、
以下のように登録します。
[ 4月展示会,セミナー参加,2017年賀状送付 ]
注意点10：電話番号／FAX／携帯番号の入力
・ハウスリストに登録されたデータが数値のみであり、頭が「 0 」から始まるデータであった場合、
ExcelでCSVファイルを開くと、Excelの機能により先頭の「 0 」が省略されてしまいます。
・CSVファイルを直接開くのではなく、外部ファイルの取り込み等にて対応いただくことを
推奨いたします。
・もしくは、「 - 」を入力していただくと「0」が省略されないため「 - 」を入力していただく方法でも
問題ありません。
例 ）電話番号が以下で登録されていた場合
登録データ：0352916121
Excelで直接開くと「352916121」となります。
< ポイント >
Excelの機能のほか、Access等を利用して取り込む手段もございます。
注意点11：内線番号の入力
内線番号は「 - 」を含めて8桁までとなります。
整数、先頭に「 - 」以外の文字（「 * 」や「 () 」など ）が入力されている場合はエラーとなります。
数字と「 - 」以外が含まれている場合や8桁以上となる場合はカスタム項目を作成し、
入力していただくことを推奨します。
注意点12：名刺交換日の設定
いつ交換した名刺か分かる場合は、[ 名刺交換日 ] を設定して登録をしてください。
交換日が分からない場合は、初めの登録時は「交換日なし」登録してください。
併せて、[ 名刺交換日 ] に関連する記事をご確認いただき、お客様の運用に合わせて
移行時にどのような方法で [ 名刺交換日 ] を設定するかを確定してください。