Ver.9.5.0（2023/03/24リリース）で追加された商品マスタ機能についてご案内します。
概要
自社の取り扱い商品情報をホットプロファイル上で管理できるようになります。
各商品の金額、原価などを商品マスタとして登録しておくと、商談や報告でご利用いただけます。
ポイント
- 営業担当者は商品マスタを選択するだけ！定価や原価などが自動入力され、合計金額等も自動計算されます
- 最小限の入力作業で入力ミスを軽減した売上見込み管理を行っていただけます
- CSVやAPIを利用して、社内システムと商品マスタを連携することも可能です。
ご利用の流れ
ご利用開始までの基本的な流れは以下の通りです。
※★マークがついているものが本記事での説明範囲です（ホットプロファイル側での操作）
Step1：登録したい商品情報の整理（運用管理者様や営業部門／売上管理されるマネジャー様）
Step2：商品マスタに商品データを登録する（ホットプロファイル運用責任者様）★
Step3：表示テンプレートの設定（ホットプロファイル運用責任者様）★
Step4：ユーザーへの周知（ホットプロファイル運用責任者様）
Step5：各ユーザーにて報告／商談データ登録時に商談マスタを利用して入力 ★
商品マスタに商品データを登録したいとき
商品データは以下3つの方法で登録可能です。
- CSVインポートでの登録 ＊おすすめ
- 画面上から手動で登録
- APIでの登録
→ APIでの登録については公開API仕様書を参考に、設計をお願いいたします。
※API仕様書のダウンロードはこちら
※APIの設定方法などの詳細については、サポート範囲外です
※関連記事：API連携
事前準備：権限設定
商品マスタを操作するためには、ユーザーに権限付与が必要です。
該当ユーザーの [ 商品マスタ管理者 ] を有効で設定してください。
※管理者ユーザーのみ操作可能
※ユーザーの編集方法についてはこちら
CSVインポートで商品データを登録したいとき ＊おすすめ
CSVファイルを用いて一括で商品データを登録可能です。
- CSVテンプレートをダウンロードし、zipファイルを解凍します
- フォルダ「新規登録用インポート」内のファイル「商品マスター新規インポートサンプル.csv」を開きます
- 2行目のデータを参考に商品データの各項目を入力します
※I列「数量(明細)」までが基本項目です
※J列以降はカスタム項目でお客様環境により名称、値が異なるため適宜変更してください
（新規登録時はカスタム項目を設定せず、後から更新する方法がおすすめです）
※商品マスタ新規登録インポート時の必須項目はありません
※不要な項目は列ごと削除してください - ファイルを保存します
- ホットプロファイルにログインします
- [ 歯車マーク ] - [ メンテナンス ] - [ 商品マスタ管理 ] をクリックします
- [ インポート ] - [ 新規作成用のCSVインポート ] をクリックします
- 作成したインポートファイルを選択し、[ 開く ] をクリックします
※ご利用のブラウザにより、ボタンの名称が異なります
→「インポート処理を受け付けました。」が表示されたらインポート処理が開始します - インポート処理が完了するまでお待ちください
※インポート状況は[ データ処理状況 ] 画面から確認可能です
※サーバーの状況や登録データ数などにより完了まで時間がかかります - [ 商品マスタ一覧 ] 画面でインポートした商品情報が登録されたことを確認できたらインポートでの登録完了です
CSVインポートで商品データを更新したいとき
商品マスタの情報を一括更新したい場合は更新インポートを実施してください。
登録されているカスタム項目が多い場合などにも、一度データをエクスポートしてからの更新インポートの利用がおすすめです。
※登録されているカスタム項目が含まれた状態でデータ出力されるため、インポートファイル加工の手間を削減できます
- [ 商品マスタ管理一覧 ] 画面で更新したい商品データを選択します
※本手順はチェック対象のみエクスポートする方法です - [ エクスポート ] - [ このページでチェックしたものを対象にする ] をクリックします
※全件エクスポートしたい場合は [ 全ての検索結果を対象にする ] をクリックし、[ データ処理状況 ] 画面からデータをダウンロードしてください
→ファイルを分かりやすい場所に保存してください - ダウンロードしたCSVファイルを加工します
→インポートファイルの作成が完了したらファイルを保存してください - [ インポート ] - [ 更新用のCSVインポート] をクリックします
→「インポート処理を受け付けました。」が表示されたらインポート処理が開始します - インポート処理が完了するまでお待ちください
※インポート状況は[ データ処理状況 ] 画面から確認可能です
※サーバーの状況や登録データ数などにより完了まで時間がかかります - [ 商品マスタ一覧 ] 画面でインポートした商品情報が登録されたことを確認できたらインポートでの更新完了です
画面上から手動で登録する
- [ 歯車マーク ] - [ メンテナンス ] - [ 商品マスタ管理 ] をクリックします
- [ 新規登録 ] ボタンをクリックします
- [ 商品 新規作成 ] 画面で商品の情報を入力します
※ [ 商品名 ] 、[ 商品区分 ] の選択肢は選択肢管理で登録されているデータのみが対象です
（選択肢管理についてはこちらをご覧ください） - [ 登録 ] ボタンをクリックします
→ 「登録しました。」と表示されたら商品データの登録完了です
表示テンプレートに商品マスタを設定したいとき
商品マスタを利用できるように表示テンプレートを作成します。
- [ 歯車マーク ] - [ 表示項目設定 ] - [ 表示テンプレート管理 ] をクリックします
- [ 新規登録 ] ボタンをクリックします
- [ 対象機能 ] を選択します
- [ 明細を表示する（商品マスタ） ] を選択してください
- 表示項目など、運用にあわせて表示テンプレートの設定を行ってください
※表示テンプレート作成や編集などの基本的な操作方法はこちら
※商談用テンプレートを作成する場合、対象機能が「商談明細」で作成されているカスタム項目が表示項目として設定可能です
商品マスタを使って報告／商談データを登録したいとき（ユーザー操作）
※以下は商談を登録するときの手順です
- 商談（報告）の新規登録画面を表示します
- 画面下部までスクロールします
- [ 商品マスタ選択 ] ボタンをクリックします
→商品マスタの検索画面が表示されます - 登録したい商品にチェックを入れます
- [ チェックした商品を追加 ] ボタンをクリックします
※[ 検索 ] をクリックで、商品データの検索が可能です - 選択した商品データが明細情報として追加されます
よくあるFAQ
- 商品マスタに登録できる商品データの上限はありますか？
→ 10万件まで登録可能です。10万件以上登録されたい場合、サポートデスクまでご相談ください。 - 画面から商品を登録する際、商品名と商品区分が選択項目になっています。選択項目はどこから確認／追加できますか？
→ [ 商品名 ] 、[ 商品区分 ] の選択肢は選択肢管理で登録されているデータのみが対象です。
（選択肢管理についてはこちらをご覧ください）
対象が多い場合はインポートでの登録がおすすめです。 - 数量や受注予定日はユーザーが入力（編集）可能としたいのですが？
→ [ 商品マスタ管理一覧 ] 画面 - [ 項目設定 ] タブから項目の制御設定が可能です。
ユーザーの編集可能としたい項目は「明細登録時の値変更」を有効で設定してください。 - 商品マスタのインポートはシステム権限が管理者のユーザーのみ操作できますか？
→ 「商品マスタ管理者」が有効のユーザーであれば商品マスタのインポートが可能です。