本ページでは「商談管理機能」の基本的な利用方法についてご案内いたします。
- 商談管理の機能概要
- 商談機能利用のための事前準備/商談のフォーマットを作成したいとき(管理者向け)
- 商談を登録/確認したいとき(Webアプリ)
- 商談を登録/確認したいとき(スマホアプリ)
- 営業数字を確認したいとき(一覧金額サマリー/Webアプリ)
- 達成率や達成状況を見たいとき(ダッシュボード)
- リードワークフロー機能
商談管理の機能概要
SFA(セールスオートメーション)とは?
こんな課題、ありませんか?
- 売れる営業、売れない営業の差を埋められない
- 最適な進め方、成功パターンが分からない
- マンパワー頼み、スケール(成長)し難い
- 一人前になるまで時間がかかる or 育たない
“これまでのやり方” のままでは業績が下がるのみ…… |
その課題、ホットプロファイルのSFAで解決できます!
新規開拓力の向上 | 売れる営業の行動パターンを標準化できる |
俗人的な活動の改善 | 誰でも成功パターンに基づき行動可能になる |
活動の効率化・生産性向上 | 営業の”ムダ”を削減、活動を最適化できる |
人材育成・強化 | 育成スピードを向上、教育の負荷を削減できる |
現場の手間は最小限に、継続的な業績向上サイクルを確立!! |
「売れる営業」の活動・ノウハウを標準化
ポイント | |
モデルとなる“売れる営業”に“気を付けていること”や“行動”をヒアリングし、
|
日々の運用の仕方・イメージ
STEP | To Do | 利用する機能 |
1 |
顧客と折衝したら履歴を登録 | 報告管理 |
2 |
案件化したら案件情報や見込みランク等を登録 |
商談管理 |
3 |
プロセス(進捗)をチェックし、次のステップを確認 |
商談管理 |
4 | 自身・上司が数字状況をチェック |
商談管理 |
5 | グラフやレポートを作成 |
商談管理 |
利用のための事前準備/商談のフォーマットを作成したいとき(管理者向け)
商談管理ご利用までの流れ
実施事項 | 内容 | 担当者 |
1. 管理したい項目を決定 |
商談管理で管理したい項目をご検討ください。 |
営業マネージャー |
2. 表示テンプレートを作成 |
管理したい項目が決定したらテンプレートを作成します。 |
ホットプロファイルの管理者様 |
3. ご利用開始 |
商談を登録します。 |
営業担当者(一般ユーザー) |
表示テンプレート作成の流れ
- 初めに必要最小限の手間がかからない基本テンプレートを作成し展開します
- 各部門にて追加項目を検討しご要望をあげていただきます
※別途ひな形をご用意しております - 各項目の追加要望を精査します
ポイント | |
※3~6ヶ月間程での見直し・整理ができると◎ |
■失敗するケース
- 最初から項目をどんどん追加してしまい、項目が多過ぎて入力・識別しにくくなり使わなくなった
- 同じ意味だが名称が異なる項目が複数存在してしまった
おすすめ初期テンプレート
項目が多すぎると入力が面倒に感じてしまい、定着が難しくなります。
そのため、まずは最低限の情報のみ登録する以下を初期テンプレートとしておすすめします。
*は必須項目
項目名 |
説明 |
補足(★部分のみで報告完了) |
商談名* |
案件名を設定します |
初期値設定で自動挿入可 |
営業担当部署* | 商談記載者の部署を設定します | 自動挿入 |
営業担当者* | 商談記載者の部署を設定します | 自動挿入 |
会社名* | 相手先の会社名を設定します | 自動挿入(名刺一覧から選択時) |
相手先担当者 |
相手先の担当者を設定します |
自動挿入(名刺一覧から選択時) |
空行 | ||
売上金額 | 売上金額を設定します |
数値入力 |
粗利金額 | 粗利金額を設定します | 数値入力 |
商談ステージ* | 商談のステージを選択します | 選択肢 |
受注予定日 | 受注予定日を選択します | 日付選択 |
空行 | ||
メモ | 補足事項があれば記録します | フリーコメント |
空行 | ||
受失注要因 | 受失注の要因を選択します | 選択肢 |
受失注要因詳細 | 受失注の要因詳細を記録します | フリーコメント |
再アプローチ | 失注時に再アプローチの予定日を選択します 通知先の対象者を選択します |
日付選択 |
商談プロセスのサンプル
実際には、営業の方(2~3名)に各プロセスで注意していること等をヒアリングの上、
汎用的なチェック項目として設定してください
カスタム項目を作成したいとき
※「カスタム項目管理」は システム権限:管理者のユーザーのみ操作可能です
カスタム項目を活用することによって、これまで利用されていたフォーマットに近い形で
テンプレートの作成ができます。
カスタム項目ではラジオボタンやチェックボックス等、選択肢を設定することができます。
管理したい項目の検討後、ホットプロファイルの標準項目として準備されていない場合は
カスタム項目を作成してください。
手順詳細は以下をご確認ください。
■カスタム項目を作成する
表示テンプレートを作成したいとき
※「表示テンプレート管理」は システム権限:管理者のユーザーのみ操作可能です
部門ごとや管理したい項目にあわせて複数のテンプレートを用意できます。
カスタム項目を作成した後、表示テンプレート(商談管理のフォーマット)に反映したい場合にも
表示テンプレートの作成(更新)を行います。
手順詳細は以下をご確認ください。
■表示テンプレートを作成する
商談カルテを作成したいとき
※「商談カルテの設定」は システム権限:管理者のユーザーのみ操作可能です
商談カルテを利用すると、商談の進捗・活動・やるべきことを可視化できます。
※商談カルテを設定するためには、表示テンプレートに「商談ステージ」の設定が必要です。
▼商談カルテ有効時の商談情報
手順詳細は以下をご確認ください。
■商談カルテの設定方法
初期値を設定したいとき
※「初期値の設定」は システム権限:管理者のユーザーのみ操作可能です
特定の項目に初期値を設定することもできます。
入力の手間を削減できるため、適宜初期値を設定することをおすすめします。
手順詳細は以下をご確認ください。
■表示テンプレートに初期値を設定する
商談登録/確認時に利用する表示テンプレートの初期値を設定したいとき
利用する表示テンプレートによって、登録/確認時に表示される項目が異なります。
よく利用する表示テンプレートは初期値として設定することをおすすめします。
■システム管理者で一括設定する(※システム権限:管理者のユーザーのみ操作可能)
※ユーザー情報をCSVインポートで一括更新することも可能です。インポートについては
こちらをご確認ください。
1. [ システム設定 ] - [ ユーザー管理 ] - [ ユーザー管理 ] をクリックします
2. 対象ユーザー名の [ 編集 ] をクリックします
3. [ 商談管理 ] - [ 表示テンプレート ] の初期値を設定します
4. [ 登録 ] をクリックします。
5. 以降、商談を登録する際/確認する際は初期値として設定した表示テンプレートが適用されます
■ユーザー自身で自分の初期値を設定する
1. 右上のユーザー名をクリックします。
2. [ マイページ ] をクリックします。
3. [ 表示/初期値設定 ] をクリックします。
4. 各表示テンプレートの初期値を設定します。
5. [ 登録 ] をクリックします。
6. 以降、商談を登録する際/確認する際は初期値として設定した表示テンプレートが適用されます
商談を登録/確認したいとき(Webアプリ)
商談を登録したいとき
1. [ 名刺管理一覧 ] 画面を開きます(※黒帯メニューから [ 名刺管理 ] - [ 名刺管理 ] で表示されます)
2. 商談を登録したいお客様の名刺を検索し、名刺画像左側の [ 商談 ] ボタンをクリックします
※[ 商談 ] ボタンや名刺画像が表示されていない場合は、画面右側の [ 表示切替 ] - [ サマリー表示 ] を選択します
3. 報告の登録画面が表示されるので、入力完了後に [ 登録 ] ボタンをクリックします
4. 報告の登録完了です
Tips:紐づく報告やタスクを登録したいとき
[ 商談管理詳細 ] 画面から関連する報告やタスクを登録することができます。
※画面は商談カルテ設定済みの表示テンプレート
※報告を紐づけたい場合は、報告登録時に利用したい表示テンプレートで「該当する商談」を表示項目として設定してください
(表示テンプレートの編集方法はこちら)
商談を閲覧したいとき
登録された商談情報はリードや会社情報に紐づきます。
■お客さまカルテ
※お客さまカルテ表示後、左側のメニューより[ 商談 ] をクリック
■商談管理 一覧画面
1. 黒帯メニューから [ 案件管理 ] - [ 商談管理 ] をクリックします
2. 様々な条件で登録された商談を検索&確認可能です
商談を登録/確認したいとき(スマホアプリ)
商談を登録したいとき(はじめて名刺を交換した場合)
名刺のデータ化と同時に商談を登録することが可能です。
商談を登録したいとき(過去に名刺を交換している場合)
名詞から商談を登録することが可能です。
過去の商談を確認したいとき
外出先からも簡単に過去の商談を登録できます。
商談を確認したいとき(管理者/マネージャー向け)
スマホアプリからも商談を一覧で確認できます。(iPhoneのみ※2021/6現在)
■各タブで確認できる商談
ユーザー名 | :自分が登録した商談 |
お気に入り | :「お気に入りユーザー」へ登録した商談、「お気に入り企業」に関する商談 |
すべて |
:すべての商談 |
営業数字を確認したいとき(一覧金額サマリー/Webアプリ)
商談の「一覧金額サマリー」を使えば、日々移り変わる商談状況・営業数字をスピーディーに確認することができます。
■操作手順
1. 確認したい商談を検索(例:受注予定日が2021年4月~2021年9月まで など)
2. 検索結果から商談金額を自動で集計します
サマリーの設定手順詳細は以下をご確認ください。
■一覧金額サマリー設定手順
達成率や達成状況を見たいとき(ダッシュボード)
★はじめに:ダッシュボードの基本的な操作方法についてはこちらをご覧ください
商談管理と目標管理を併せて活用することで、目標に対する達成率や達成状況をダッシュボードから
かんたんに確認することができます。
事前準備:目標を設定する
営業マン個々の目標金額を設定することができます。
目標金額についてはホットプロファイルの管理者様にて一括でCSVインポートしていただくことを
おすすめします。
目標の設定手順詳細は以下をご確認ください。
■目標金額を一括で登録する(インポート手順)
営業成績サマリー
売上や粗利の実績や達成率等をサマリー形式で確認できます。
1. ダッシュボードの編集画面を表示します
2. リストから「営業成績サマリー」を選択し、[ 追加 ] ボタンをクリックします
3. 表示条件を設定するため、追加された「営業成績サマリー」左下の[ 編集 ] ボタンをクリックします
4. 閲覧したい内容に応じて条件を設定し、[ 登録 ] ボタンをクリックで設定完了です
※集計条件にカスタム項目を利用することはできません
目標達成状況グラフ
「金額」、「粗利金額」、「案件数」の目標値に対する達成状況をグラフで確認できます。
1. ダッシュボードの編集画面を表示します
2. リストから「目標達成状況グラフ」を選択し、[ 追加 ] ボタンをクリックします
3. 表示条件を設定するため、追加された「目標達成状況フラフ」左下の[ 編集 ] ボタンをクリックします
4. 閲覧したい内容に応じて条件を設定し、[ 登録 ] ボタンをクリックで設定完了です
※集計条件にカスタム項目を利用することはできません
リードワークフロー機能
商談ステージが指定した条件に切り替わった際、自動的にキャンペーンか営業アプローチリストに対象リードを追加&担当者に通知することができます。
失注顧客の継続フォローや、受注顧客へのアップセル活動などにご活用ください。